«Кассовые» излишки без штрафа

Растянутый лимит

Если выручку фирмы достаточно сложно спрогнозировать (например, она подвержена сезонным колебаниям), то можно воспользоваться способом увеличения размера кассового лимита.

Как правило, банки предлагают фирмам установить новый лимит в конце года. Для этого бухгалтер заполняет специальный бланк (по форме № 0408020, установленной в положении Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П), в котором указывает реальные доходы и расходы предприятия за предыдущие три месяца работы. Исходя из них рассчитывается размер лимита. Если полученный результат вас не устроит, можно попросить банк установить другой лимит, на удобную для вас сумму. Как показывает практика, кредитные организации стараются учитывать желания своих клиентов.

Для того чтобы банк завысил размер лимита, иногда бывает достаточно объяснить причины подобной необходимости. Например, планируемое увеличение объема выручки или изменение графика работы кассы. При этом обоснование увеличения лимита кассы представляется в банк в виде письма, составленного в произвольной форме.

Кроме того, установив лимит кассы в начале года, вы можете его поменять столько раз, сколько это необходимо. Ведь несмотря на то, что в бланке расчета написано: «На год», пункт 2.5 Положения № 14-П разрешает банкам менять лимит кассы в течение года «по обоснованной просьбе предприятия». Таким образом, в случае незапланированного денежного аврала ничто не мешает вам сразу же переделать расчет и установить новый лимит.

Бланк расчета тянет сроки

Если вовремя не подумать о судьбе «лишних» денег, бухгалтерия легко может оказаться в незавидной ситуации. Например, когда к концу дня лимит наличности безнадежно превышен, а сдать деньги в банк уже поздно. Последствия такого нарушения плачевны: фирму оштрафуют на сумму от 40 до 50 тысяч рублей, а руководителя или главбуха – от 4 до 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП).

Тем не менее способ освободить себя от этой нервотрепки достаточно прост. Нужно лишь согласовать с банком специальный график сдачи денег, введя условие: «На следующий день». Это разрешено пунктом 2.4 Положения № 14-П.

Так, если касса фирмы работает до 21:00, а банк закрывается в 19:00, вы имеете полное право сдавать деньги утром следующего дня. Для этого в бланке расчета в графе «Сроки сдачи выручки» нужно подчеркнуть формулировку «На следующий день», а в графе, находящейся рядом, указать часы работы предприятия.

Если же фирма работает круглосуточно и без выходных (например, когда это продуктовый магазин), то лучшим вариантом будет обзавестись счетом в крупном банке (например, иностранном), который принимает и выдает деньги более 8 часов в сутки (вплоть до 24 часов). Такие банки работают и в выходные, и в праздничные дни. Правда, их количество ограничено, да и встречаются они только в крупных городах. В некоторых местностях банков просто нет, и возить выручку приходится в другой населенный пункт. Работающим в таких нелегких условиях организациям положен льготный режим: фирмы могут сдавать выручку один раз в несколько дней. При этом в графе расчета «Сроки сдачи выручки» такой вариант также предусмотрен.

Метод «подотчетника»

Однако от всего не застрахуешься. И какие бы меры ни были предприняты бухгалтером заранее, все равно могут возникать чрезвычайные ситуации. Например, большая сумма наличными может поступить в кассу, когда в банк сдавать деньги уже поздно. В этом случае выручает метод «подотчетника».

Так, лишнюю сумму денег выдают под отчет сотруднику фирмы, выписав на него соответствующий расходный ордер. Например, с формулировкой «под отчет на хозяйственные нужды». Утром следующего дня кассир принимает деньги обратно по «приходнику». При этом реального движения денег попросту не происходит: они как лежали, так и лежат в кассе. А объяснить ситуацию можно как отмену запланированной покупки.

Данный способ позволяет без лишних проблем получить отсрочку сдачи наличных только в том случае, если деньги из кассы «под отчет» выдаются с разрешения вашего банка. Забывать об ограничениях целей расходования наличной денежной выручки, наложенных Банком России (письмо Московского ГТУ ЦБР от 19 июня 2006 г. № 26-13-4-16/40598), все-таки не стоит.

Скрываем невнимательность

Иногда о своем нарушении фирма узнает с опозданием. Например, если кассир по какой-либо причине просто не заметил, что сумма налички в кассе превысила установленный лимит, а спохватился только через несколько дней. Если операций по кассе мало, можно провести выдачу под отчет задним числом, переделав всю кассовую книгу за последующие дни.

Однако даже если превышение лимита осталось незамеченным и всплыло только при проверке, не факт, что вас накажут. Ведь штрафовать за это нарушение контролеры могут только в течение двух месяцев «со дня совершения нарушения» (п. 1 ст. 4.5 КоАП).

Правда, налоговики трактуют данную статью иначе, отсчитывая двухмесячный срок «с момента обнаружения», а потому могут попытаться все равно оштрафовать фирму. Но так как никакого основания делать это у них по сути нет, суды в подобных случаях контролеров не поддерживают (постановления ФАС Уральского округа от 21 июня 2004 г. № Ф09-2479/04-АК, ФАС Дальневосточного округа от 5 ноября 2003 г. № Ф03-А73/03-2/ 2605).

М. Лоскутова, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»