Как создавался договор

Кто в ответе?

Сотрудники практически любой организации составляют огромное количество бумаг. Однако найти ответственных за их качественное и своевременное представление бывает весьма трудно. Менеджеры так и норовят выдвинуть свои требования, юристы свои, директор свои. Чаще всего столкновение интересов происходит во время создания договора. Ведь в нем необходимо учесть множество нюансов.

Обычно создают это «детище» несколько подразделений фирмы. Менеджеры и юристы пытаются составить каждый контракт так, чтобы работать с ним было максимально просто и безопасно. Не остается в стороне от этого творческого процесса и бухгалтер. Ведь он имеет дело с договором ничуть не меньше, чем юрист. Более того, если в контракте во время исполнения сделки обнаружится какой-нибудь «ляп», отдуваться за него скорее всего придется именно счетоводу. Поэтому весь процесс подготовки договора должен быть абсолютно прозрачен для бухгалтерии. «Сами понимаете, что стоять «над душой» у всех сотрудников, которые вносят свою «лепту» в контракт, у бухгалтера нет ни времени, ни желания, – признается главный бухгалтер московской торговой фирмы ООО «Спецавто» Ольга Пыжова. – Поэтому удобно, чтобы на предприятии существовала некая «узаконенная» руководством процедура создания и согласования контракта, с которой бухгалтер был бы согласен и уверен, что ее соблюдают все».

Впрочем, на многих предприятиях существуют различные положения, руководства, порядки и так далее, цель у которых проста – пошаговое регулирование процедуры составления договоров. В них четко и недвусмысленно указывается, какие сотрудники за какие условия в ответе. Поэтому, когда договор попадает в бухгалтерию, счетовод сразу понимает, от чьего условия может исходить опасность. «Когда при составлении каждого договора бегать по предприятию и искать «крайнего» стало уже невмоготу, я предложила директору разработать на предприятии подобный документ, – продолжает Ольга. – После того как «Положение о порядке подготовки, согласования, подписания, исполнения и хранения договоров» было готово, с ним «под роспись» были ознакомлены все сотрудники фирмы, которые могут принимать участие в составлении контракта. Одновременно мы завели себе специальный штампик для того, чтобы ставить его на последнюю страничку новоиспеченного контракта. На нем расписываются те, кто взял на себя ответственность за безопасность условий этого договора».

Менеджер: начало пути

Подготовку договора начинает, как правило, менеджер, который и будет впоследствии с ним работать. На этом этапе сотрудник формулирует следующие условия. Во-первых, предмет договора. Он целиком зависит от того, какой договор разрабатывается – рамочный (в рамках которого будет проходить много сделок) или разовый (который будет регулировать только одну сделку). Если менеджеру необходим разовый договор, то подробное описание предмета договора он помещает прямо в договоре. Если же на свет появляется рамочный контракт, то его предмет указывают общими словами (поставка товаров, оказание услуг, проведение работ). Затем следует ссылка на приложение, в котором для каждой сделки будет конкретно оговорен ее «персональный» предмет. Это приложение часто называется «Спецификация».

«Я всегда выдвигаю особые требования по поводу приложения к договору, – признается Ольга Пыжова. – Оно должно быть оформлено, как и сам договор. Дело в том, что менеджеру частенько прикладывают к договору такие бумаги: счет, выставленный на оплату, или коммерческое предложение, полученное по факсу, где от руки партнер написал «подтверждаем». Но эти листочки нормальным приложением не будут. И могут вызвать массу конфликтов с партнерами, инспекторами».

Далее менеджер должен указать цену предстоящей сделки (опять же либо в самом контракте, либо в спецификации), в каких денежных единицах она будет указана и из чего такая цена складывается. Потом – условия оплаты, сроки исполнения обязательства по обсуждаемому договору. Затем он указывает, какие будут скидки по этой сделке и какой будет порядок их предоставления. «К формулированию условия о скидках я тоже подхожу очень щепетильно. Независимо от того, как она будет предоставляться: при исполнении каких-либо особых условий контракта или же просто после реализации всей партии товара, – подчеркивает Ольга. – Ведь налоговая служба требует, чтобы условия о скидках формулировались в самом договоре, так как по сути это изменение процедуры расчета цены (п. 19.1. ст. 265 Налогового кодекса, часть вторая, и письмо ФНС от 25 января 2005 г. № 02-1-08/8@ «О порядке учета в целях налогообложения прибыли предоставленных продавцом скидок»). – Прим. ред.)».

В зависимости от того, какой именно договор разрабатывают, менеджер может указать дополнительные параметры. Например, сотрудник отдела продаж или закупок отметит условие поставки (кто и куда должен будет товар привезти). Кроме того, менеджер обязан отметить наименование фирмы-партнера, реквизиты и указать, кто будет подписывать договор.

Все эти данные менеджер аккуратно прописывает на специальном бланке, который потом направляет юристу (см. бланк «Условия договора»).

Юридическая служба: верная информация

На этом этапе договор рождается как письменный юридический документ, который затем будут подписывать представители фирм-партнеров. Юрист изначально разрабатывает договоры с условиями, благоприятными для его фирмы. Он выгодно определяет ответственность сторон, правила приемки товара, процедуру изменения и расторжения контракта. Если, например, работа идет над договором поставки, то, кроме перечисленного, юрист прописывает порядок согласования заказа товара, правила приемки груза и гарантийные условия.

После того как так называемое «тело договора» почти создано, юристу остается уточнить некоторые подробности о партнере. Он выясняет, имеет ли право подписывать договор тот, кто, судя по преамбуле, собирается это сделать. Для этого необходимо запросить у партнера документы, которые могли бы подтвердить его полномочия. Например, если договор собирается подписать менеджер или один из заместителей директора фирмы-партнера, нужно попросить выслать копию приказа о его назначении на эту должность и копию доверенности, согласно которой директор предоставил ему право подписи контрактов. Если же поставить свой автограф на договоре собирается сам руководитель, то попросите направить вам протокол о его назначении на должность и выписку из устава фирмы, где прописаны полномочия руководителя.

«Во время проверок у налоговиков часто возникают вопросы относительно фирмы-партнера (особенно это касается фирмы-поставщика), – поясняет Ольга Пыжова. – Поэтому я настояла, чтобы в Положении о договоре была прописана особая обязанность юриста. Она заключается в том, чтобы он направлял контрагенту запрос с предложением выслать копии таких документов, как свидетельство о создании фирмы и о присвоении ИНН и КПП, устава компании (форму запроса см. ниже)»

«На самом деле, далеко не все высылают нужные документы, – сетует корпоративный юрист Николай Климов. – Хотя в таком запросе ничего криминального нет. Если кто-то беспокоится о разглашении конфиденциальной информации, то мы всегда напоминаем следующее. Во-первых, под понятие коммерческой тайны, эти сведения ни подпадают (ст. 139 ГК. – Прим. ред.). Наоборот, они являются сведениями, которые не могут быть тайными (п. 1 постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»). Во-вторых, партнеры в ходе сделки получают куда более важные и коммерчески ценные сведения. Но все равно многие партнеры отказываются выслать документы. Тогда мы просим прислать письменный мотивированный отказ. Но если и на это они не идут, то мы просто высылаем требуемый перечень документов по почте заказным письмом с описью. При этом наша цель проста: если у налоговиков при проверке возникнут вопросы относительно этой компании, мы поступим так. Либо предъявим пакет документов, подтверждающих регистрацию, либо покажем мотивированный отказ, либо покажем квитанцию об отправке письма и опись. В двух последних случаях мы как бы подтверждаем, что «проявили должную осмотрительность» при выборе партнера и приложили старание, чтобы проверить его добросовестность».

Итак, контрагент проверен, а условия, указанные менеджером, заняли свои места в выгодно сформулированном договоре. Теперь дело за бухгалтерией.

Бухгалтерия: точность и аккуратность

Кроме «повсеместно-контрольной» функции, у бухгалтера во время создания договора есть своя непосредственная задача. Это грамотно и безопасно сформулировать финансовые условия контракта. «Я, например, всегда требую, – делится Ольга Пыжова, – чтоб в договоре было прописано условие о том, что цены на закупаемые товары указываются без учета НДС. А НДС выделяют ниже в процентном и в суммовом выражении отдельной строчкой. Это сразу снимает вопрос о «чистой» сумме договора и размере налога». Еще бухгалтер может указать денежные единицы счета-фактуры и накладной, условие о моменте перехода права собственности. Также счетовод должен определить, на основании какого документа будут производиться платежи. Например, на основании счета.

Кроме того, в интересах бухгалтера по договорам поставки или купли-продажи в валюте зафиксировать «дату пересчета обязательств» (п. 3 ст. 153 НК). То есть установить, как будет пересчитываться валютная выручка на рубли по курсу Центробанка: на дату реализации товаров или на дату фактического платежа. «Ведь это имеет значение для определения налоговой базы», – поясняет Ольга Пыжова.

Вместе мы – сила

«Однако существуют и такие условия контракта, к которым должны «приложить руку» и юрист, и бухгалтер вместе, – делится г-жа Пыжова. – Например, условия об урегулировании расхождений по количеству, комплектности и ассортименту при приемке товара или сроке и условии подписи акта о выполнении работ или оказании услуг. Например, условие о направлении поставщику акта о расхождении по ассортименту, по количеству или по комплектности – очень важное. Ведь возврат товаров как таковой возможен лишь тогда, когда они еще не приняты на склад фирмы. После этого возврат возможен лишь под видом так называемой обратной реализации. А эта ситуация может вызвать претензии во время проверки».

Кроме того, по словам Ольги, много беспокойства доставляет непунктуальность и откровенная невнимательность партнеров-покупателей при предоставлении счетов-фактур и товарных накладных. «Например, мы прямо в договоре указываем, что «накладные оформляются в соответствии с пунктом 1 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете». Дело в том, что некоторые партнеры пытаются составить накладную в условных единицах. А это вызывает претензии со стороны налоговой инспекции.

Что касается «опаздывающих» счетов-фактур, – продолжает Ольга, – то в договоре у нас существует такое условие. «Если счет-фактура не будет передан Покупателю в течение 5-ти календарных дней после поставки товара или не будет полностью соответствовать требованиям налогового законодательства, то Покупатель будет вправе потребовать от Поставщика штраф в размере 0,1% от стоимости поставки». Кроме того, сверх суммы штрафа Покупатель вправе потребовать от Поставщика возмещения убытков, вызванных несвоевременным предоставлением счета-фактуры или неверным оформлением». Конечно, это больше психологическая санкция. Но наши поставщики стали относиться к документам внимательнее».

Также к предметам «совместного ведения» можно отнести условие о контроле за своевременным возвратом отправленных на подпись партнерам оригиналов документов. «Для бухгалтерии это очень важно. Ведь часто бывают встречные проверки. А некоторые нерасторопные контрагенты их постоянно задерживают», – подытожила г-жа Пыжова.

Последний штрих

Когда почти родившийся контракт согласован со всеми непосредственными создателями, осталось одно – пойти и подписать его у директора.

Руководителей предприятий можно условно разделить на три категории:
– те, которые не читают договор, а подписывают, взглянув лишь на заполненный «согласовочный» штампик;
– те, которые вчитываются в каждое слово и чуть что – вызывают к себе ответственного за «подозрительное» условие;
– и так называемая «золотая середина».

Если директор относится к первой категории, то время, проведенное в спорах с менеджерами, бухгалтером и юристом, а также потраченное всеми на разработку Положения о договорах, не прошло даром. Если же директор жаждет сам во всем разобраться, то всем ответственным за новоиспеченный контракт каждый раз придется объяснять «почему именно здесь поставили запятую». Однако практика показывает, что чаще всего ответ за всю «команду» держит бухгалтер. Становясь, по сути, «контролирующее-балансирующим» звеном в этой цепочке. Так что верное распределение обязанностей между отделами, например, с помощью создания Положения о договорах, поможет перераспределить нагрузку.

Бланк с условиями для договора, который заполняет менеджер для того, чтобы передать его юристу, может выглядеть, например, так:
Исходные условия договора № 32/45/06

Наименование фирмы	ООО «Актив»
Местонахождение фирмы, телефон, факс, электронный адрес	г. Москва, ул. Академика Сахарова, д.6, оф.200
Банковские реквизиты предприятия	р/с в банке «Возрождение», г. Москва (ОАО) к/с БИК
Условия оплаты	100% предоплата в течение 5-ти (Пяти) банковских дней с даты выставления Поставщиком счета
Условия поставки	Доставка до склада Покупателя: г. Королев, ул. Южная, вл.3
В каких денежных единицах выражена цена товара в спецификации	евро
Предусмотренные скидки
Лицо, уполномоченное подписать данный договор	Директор Смирнов Игорь Владимирович,
(ФИО, должность, документ, подтверждающий полномочия)	действующий на основании Устава

Запрос составляется в произвольной форме:

Партнерам
ООО «Актив»

Просим Вас направить в адрес ООО «Актив» копии следующих документов:
1. Свидетельство о регистрации;
2. Свидетельство о постановке на налоговый учет;
3. Свидетельство о перерегистрации (для предприятий, зарегистрированных до 2002 года);
4. Выписку из Устава компании с подтверждением ее местонахождения, видов деятельности и размера уставного капитала;
5. Свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ записи об изменениях, вносимых в учредительные документы фирмы;
6. Лицензия (при осуществлении лицензируемого вида деятельности);
7. Подтверждение полномочий лица, которое указано в договоре как представитель Вашей стороны, на заключение и подписание контрактов;
8. Декларация по НДС за последний отчетный период с отметкой ИФНС о ее принятии.

... при составлении каждого договора бегать по предприятию и искать «крайнего» стало уже невмоготу, я предложила директору разработать на предприятии «Положение о порядке подготовки, согласования, подписания, исполнения и хранения договоров».

Конечно, это больше психологическая санкция. Но наши поставщики стали относиться к документам внимательнее.

Анна МИШИНА