Грядет годовой отчет

Даешь инвентаризацию!

Прежде чем составлять отчетность, вам нужно провести инвентаризацию. И, если потребуется, то по ее результатам внести исправления в учет.

Инвентаризация – это действо в двух частях. Ведь кроме проверки наличия имущества, вам предстоит уточнить состояние финансовых обязательств. Поэтому приготовьтесь не только подсчитывать, взвешивать, мерить и крыжить, но и звонить, выяснять, препираться и договариваться.

Как театр начинается с вешалки, так инвентаризация начинается с приказа руководителя по форме № ИНВ-22, который регистрируют в журнале по форме № ИНВ-23 (формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88). В приказе закрепляют состав инвентаризационной комиссии, дату начала и окончания инвентаризации, а также перечень имущества и обязательств, который комиссия будет инвентаризировать. Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерии и другие специалисты, способные оценить состояние имущества и обязательств фирмы. Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Обычно ее проводят на 1 декабря отчетного года, чтобы у бухгалтера было потом время исправить учет до сдачи годового баланса.

Задача инвентаризации – сверить то, что есть у бухгалтера «на бумаге» (или «в компьютере»), с тем, что находится в офисе, на складах, в обособленных подразделениях, а также с тем, что прописано в договорах с контрагентами, актах сверки расчетов, платежках. Поэтому перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухучета. Руководитель комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на (дата)». На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты. Для каждого вида «подследственного» имущества оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме № ИНВ-15, товаров или материалов – опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные, списаны, и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Обратите внимание: проверять нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности, на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т. д.).

Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия заносит в опись по форме № ИНВ-1. По основным средствам производственного и непроизводственного назначения составляют отдельные описи. Кроме того, отдельно оформляют опись по не принадлежащим фирме основным средствам (арендованным или находящимся на ответственном хранении). В ней делают ссылки на документы, по которым эти основные средства находятся у фирмы. Отдельную опись также составляют и на основные средства, которые пришли в негодность и их нельзя восстановить.

Если в ходе инвентаризации «найдут» объект основных средств, который не учтен в бухгалтерских документах, то его должны оценить по рыночным ценам, а износ определить по фактическому техническому состоянию (экспертным путем). Сведения об оценке и износе оформляют актами.

Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. При этом для графы «Товарно-материальные ценности» (столбец «Код (номенклатурный номер)»), используют Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разрабатывают собственные кодировки.

Данные о ценностях, поступивших во время ревизии, фиксируют в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Отпущенные в период ревизии ценности также отражают отдельно. В описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные в период инвентаризации». Отдельную опись оформляют и по проданным, но еще не вывезенным покупателем товарам.

При проведении инвентаризации кассы руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Кроме денег, комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т. д. Для акта инвентаризации кассы предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

Результаты инвентаризации займов, кредитов, задолженности перед контрагентами отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17). В ней отражают реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности. Инвентаризацию обязательств проводят на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т. д.

Комиссия определяет сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей и возможность их погашения. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то ее надо списать с баланса фирмы по приказу руководителя.

После инвентаризации оформленные описи и акты передают в бухгалтерию. Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносят в сличительные ведомости. На основании этих ведомостей бухгалтер вносит исправления в бухгалтерский учет.

Ловля «блох»

Если в ходе инвентаризации «всплыли» излишки (недостачи) или выяснилось, что ценности или хозяйственные операции были отражены в учете неверно, то бухгалтеру придется подправлять свое учетное хозяйство. При этом ему следует иметь в виду вот что.

Во-первых, инвентаризацию нужно закончить до утверждения годовой отчетности акционерами (участниками) и сдачи ее в налоговую инспекцию. То есть до 30 марта. Во-вторых, записи по исправлению ошибок можно датировать либо датой окончания инвентаризации, либо 31 декабря отчетного года. Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявленные излишки материальных ценностей (основных средств, материалов, товаров и т. д.) приходуют и отражают на соответствующих счетах бухгалтерского учета (счета 01, 07, 10, 41). Такое имущество учитывают по рыночной цене на дату проведения инвентаризации.

Стоимость недостающего имущества, прежде всего, списывают на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачу ценностей в пределах норм естественной убыли списывают на счета по учету расходов. Сделать это нужно по приказу руководителя фирмы. Эту сумму можно учесть при налогообложении прибыли. Недостачу сверх норм списывают на виновных в ней лиц. Если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумму недостачи включают в состав внереализационных расходов.