Макулатуру – в утиль

О сроках, порядке и условиях хранения документов «Практическая бухгалтерия» писала в № 1, 2006 (стр. 36). Теперь поговорим о том, как расправиться с ненужными бумагами.

Срок хранения истек

Сразу оговоримся, что уничтожение документов по истечении периода их хранения является правом, а не обязанностью организации. Об этом в свое время сообщил Минфин (письмо от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/2/83).

Каков же порядок действий при уничтожении документов? Для начала компания должна провести экспертизу ценности документов и отобрать дела, предназначенные для дальнейшего хранения или уничтожения. Об этом сказано в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила). Для этих целей создается экспертная комиссия, состав которой утверждает директор предприятия. Он же чаще всего является ее председателем. Ниже мы приводим форму данного приказа.

По результатам проведенной работы составляются описи дел постоянного, временного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Форма такого акта содержится в приложении № 4 к Правилам. Документы включаются в него, если их срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

После того как руководитель компании утвердит вышеупомянутый акт, включенные в него документы уничтожаются. О способах ликвидации мы расскажем чуть позже. Но какой бы вариант компания ни выбрала, в любом случае экспертной комиссии придется составить еще один акт: об уничтожении документов (на странице 59 мы также приводим форму данного акта).

«Подмоченные» документы

Нередко бывает так, что бумаги, срок хранения которых еще не истек, необходимо уничтожить. Например, если они испорчены и не подлежат восстановлению. Порядок «расправы» с такими документами приведен в различных нормативных актах. Так, про ликвидацию трудовых книжек сказано в пункте 42 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах можно прочитать в пункте 23 постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171. В указанных нормативных документах сказано, что такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании (о нем мы говорили выше).

Если установлено, что виновником порчи документов является сотрудник компании, то, привлекая его к материальной ответственности, следует руководствоваться главой 39 Трудового кодекса. Обычно в этом случае фирма удерживает стоимость бланка из заработной платы «провинившегося». В такой ситуации сумма возмещаемого ущерба в бухгалтерском учете признается внереализационным доходом (п. 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Правда, только в том случае, если виновник оплатит ущерб по собственной воле или его обяжет сделать это суд. В налоговом учете возмещение ущерба также признается внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ). Если же виновное лицо не установлено, то стоимость испорченных бланков не уменьшит базу при расчете налога на прибыль.

Избавляемся

Предназначенные для ликвидации документы фирма вправе разорвать, отправить в шредер (измельчитель бумаг), сжечь или сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. В последнем случае следует оформить приемо-сдаточную накладную, в которой указывается дата передачи, количество и вес бумаг.

Многие организации для уничтожения бумаг используют шредер. В зависимости от первоначальной стоимости приобретенный аппарат учитывается либо как основное средство, либо как материалы.

Следует отметить, что при ликвидации организации документы, срок хранения которых к этому времени не истек, уничтожать нельзя. Они должны быть переданы в архив на договорной основе. Здесь понадобится опись всех документов, один экземпляр которой остается у организации. При реорганизации документы могут быть переданы правопреемнику. В этом случае бумаги разбиваются по видам, нумеруются и подшиваются в специальные канцелярские папки или переплетаются в хронологическом порядке. На каждую папку составляется лист-заверитель, в котором указано количество листов.

ООО «Кополло»
Приказ № 90
О создании экспертной комиссии

3 июля 2006 г.

г. Москва

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:
председатель комиссии – генеральный директор В.И. Кочетов
члены комиссии: – финансовый директор К.С. Радченков
– главный бухгалтер А.А. Иванчук

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Генеральный директор Кочетов Кочетов В.И.

Печать ООО «Кополло»

ООО «Кополло»
Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

6 июля 2006 г.

г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

председатель комиссии – генеральный директор В.И. Кочетов
члены комиссии: – финансовый директор К. С. Радченков
– главный бухгалтер А.А. Иванчук

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом о возможности уничтожения документов № 5 от 4 июля 2006 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы для переработки как макулатура ООО «Шредер» по накладной № 19 от 5 июля 2006 г.

Приложение: накладная № 19 от 5 июля 2006 г.

Председатель комиссии Кочетов Кочетов В.И.

Члены комиссии Радченков Радченков К.С.

Иванчук Иванчук А.А.

Печать ООО «Кополло»

Л. Петрова, налоговый консультант