Дела канцелярские

В небольших фирмах хозяйственные товары чаще всего покупают подотчетные лица. «Практическая бухгалтерия» в № 7 (стр. 28) и 10 (стр. 26) за 2005 год писала о канонах учета на счете 71. Поэтому подробно мы этот вопрос рассматривать не будем. Заметим лишь, что руководителю следует издать приказ о порядке выдачи денежных средств под отчет. В противном случае будет считаться, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. Значит, расчеты по ним должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. С этим согласны и налоговики (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704). Иначе наличие у подотчетника на руках денег может быть расценено, как беспроцентный заем, выданный предприятием, который является материальной выгодой работника.

Поговорим об НДС

Одной из насущных проблем для бухгалтера при покупке товаров за наличный расчет в розницу является вычет по НДС. Ведь довольно часто небольшие магазинчики и тем более палатки не выдают счет-фактуру или же не выделяют НДС в чеках.

Надо сказать, что ситуация, когда продавец выдает только чек без счета-фактуры, не противоречит законодательству (п. 7 ст. 168 НК РФ). Однако в этом случае принять НДС к вычету не получится (п. 1 ст. 172 НК РФ). Здесь можно посоветовать только одно: отправляя подотчетника за покупками, следует выдать ему доверенность. С ней он вправе потребовать от продавца счет-фактуру. Но, сразу оговоримся, это возможно только в крупных супермаркетах.

У бухгалтера возникнут некоторые проблемы даже в том случае, если подотчетник принес счет-фактуру. Совсем недавно Минфин запретил принимать НДС к вычету, если на документе не указаны дата и номер кассового чека в поле «К платежно-расчетному документу» (письмо от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). Однако не стоит отчаиваться, поскольку вы вправе попросить продавца внести недостающие реквизиты. Это разрешено Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 29 Правил) и работниками финансового ведомства (письмо от 8 декабря 2004 г. № 03-04-11/217). Но следует помнить, что исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения.

Кроме того, если сотрудник вкупе со всеми необходимыми документами представляет чек, в котором сумма НДС не прописана отдельной строкой, ее опять же принять к вычету нельзя, поскольку выделение налога является одним из обязательных условий (п. 4 ст. 168 НК РФ). Эту точку зрения поддерживают и чиновники (письмо Минфина России от 20 мая 2005 г. № 03-04-11/ 116 и УФНС по г. Москве от 18 августа 2005 г. № 19-11/58771). Заметим, что арбитры в этой ситуации не приходят к единому мнению. Так, некоторые судьи считают, что при наличии правильно заполненного счета-фактуры обособление суммы НДС в чеке не является обязательным атрибутом (постановление ФАС Центрального округа от 25 апреля 2006 г. по делу № А68-АП-978/11-05, Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. по делу № А66-7929/ 2004). Но бывало и так, что служители Фемиды вставали на сторону инспекторов (постановление ФАС Центрального округа от 20 января 2005 г. по делу № А64-1591/ 04-16).

Если сумму налога принять к вычету не удалось, ее можно учесть в затратах на приобретение продукции, в которые включаются уплаченные, но невозмещаемые суммы налогов (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). Такой позиции придерживаются и инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 16 октября 2001 г. № 02-11/47100). Но указанную сумму НДС нельзя включить в расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль. Исключение составляют только ситуации, прямо поименованные в пункте 2 статьи 170 Налогового Кодекса. Например, если фирма не является плательщиком налога или освобождена от его уплаты.

Нужно подтвердить

Купленные товары должны быть оприходованы. Ведь это является одним из условий для вычета НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ). Подтверждением того, что покупки приняты на учет, служит приходный ордер по материалам (форма № М-4). В нем указываются дата поступления, количество ценностей и прочие обязательные реквизиты, установленные законом (ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Если же бухгалтер не составит такой документ, то компании грозит штраф в размере от 5000 до 15 000 рублей, если налоговая база при этом не занижена (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Кроме того, оприходование поступивших товаров без составления указанного ордера инспекторы вправе рассматривать как неподтверждение соответствующих затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Тогда фирме придется заплатить 10 процентов от неуплаченной суммы налога, но не менее 15 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Пару слов о расходах

Организации, применяющие общий режим налогообложения, могут относить хозяйственные затраты к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 7, 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компании, «сидящие» на упрощенной системе налогообложения, вправе уменьшить полученные доходы на расходы по приобретению канцтоваров (подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и на затраты, которые были произведены при покупке хозяйственных принадлежностей (например моющих средств, тонеров, картриджей, чековых лент). Последние относятся к материальным затратам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Работники финансового ведомства придерживаются такого же мнения (письма от 17 мая 2005 г. № 03-03-02-04/1/123 и от 15 августа 2005 г. № 03-11-04/2/45).

С 1 января 2006 года для подтверждения произведенных расходов и оплаты покупки достаточно документов, которые косвенно удостоверяют затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами являются: кассовый (товарный) чек или квитанция к ПКО. Данное допущение решает и проблему «упрощенцев», связанную с включением входного НДС в расходы. Ранее, помимо подтверждающих оплату документов, для этого обязательно полагался счет-фактура. Сейчас без него можно обойтись, представив, к примеру, чек. К тому же, если в последнем не выделена сумма НДС, то вопрос в принципе снимается, поскольку считается, что в цену покупки налог не входит. Значит, всю уплаченную сумму можно отнести на расходы.

Как известно, предел расчетов наличными по одному договору не должен превышать 60 000 рублей (указание Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У). Административным кодексом предусмотрен штраф за нарушение указанной нормы (ст. 15.1 КоАП РФ). Он составит от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц. А на саму организацию налагается штраф в размере от 40 000 до 50 000 рублей. Однако, если фирма заранее знает, что сумма покупки будет превышать разрешенный предел, следует разбить договор на несколько частей. Тем самым вы обезопасите себя от ненужных неприятностей.

А. Ильина, эксперт ПБ