Прошлогодний долг пересчетом красен

В конце года бухгалтер должен проверить, кто и сколько должен его организации. Особо это касается фирм, начисляющих в 2005 году НДС «по оплате». Изменения в Налоговый кодекс, вступившие в силу с нового года, предусматривают специальные переходные положения для таких компаний. Им необходимо провести инвентаризацию дебиторской задолженности по состоянию на 31 декабря 2005 года включительно. Впрочем, всех остальных это тоже касается. Принципиальных изменений в процессе ревизии должников не появилось, но «скользких» моментов хватает и по сей день.

Сверим деньги

Сначала нужно сопоставить фактическое состояние дебиторской задолженности с данными бухгалтерского учета. Для этого бухгалтеру следует составить список всех должников. Затем руководитель своим приказом назначает комиссию, которая находит остаточные суммы задолженности и составляет акты сверки.

Также нужно определить кредиторскую задолженность за неоплаченные товары, в составе которой имеются суммы НДС, подлежащие вычету. Здесь учитываются лишь те поставки, которые отгружены, но не оплачены (оплата за неотгруженные товары в расчет не принимается).

Затем необходимо выделить сомнительную задолженность, одновременно с этим можно определить возможность создания резерва по таким долгам. Выявленная «дебиторка», по которой срок исковой давности уже истек, и другие нереальные для взыскания долги списываются по каждому обязательству отдельно. Независимо от причины неуплаты (истечение срока исковой давности, банкротство контрагента, прощение долга) списать задолженность можно только на основании приказа руководителя.

По результатам инвентаризации необходимо составить акт сверки (ф. ИНВ-17). Однако он дает лишь общее представление о состоянии дебиторской задолженности предприятия. На его основе трудно принять верное решение по списанию. Почему? Указанный документ не содержит информации о состоянии текущей задолженности, по которой не истек срок исполнения договора. Помимо этого наличие данных о подтвержденных и не подтвержденных дебиторами долгах еще не означает, что кредитор потребовал их оплаты. Ведь подобное решение может быть принято уже на этапе деловой переписки, а этого недостаточно, чтобы подтвердить факт истребования задолженности. Поэтому помимо акта желательно разработать приложение к нему, в котором должны быть отражены следующие моменты:

• текущая (непросроченная) дебиторская задолженность, по которой не истек срок исполнения договора или установленный предельный срок (3 месяца) исполнения обязательств по расчетам;
• просроченная дебиторская задолженность:
• истребованная надлежащим образом, по которой истек или не истек срок исковой давности;
• неистребованная, по которой истек срок исполнения договора и (или) срок исполнения обязательств по расчетам;
• по которой приостановлено течение срока исковой давности.

Чтобы приложение к инвентаризационному акту также имело законную силу, форму необходимо закрепить в положении о документообороте. В этом случае на ее основе можно будет принимать обоснованное (с точки зрения налоговиков) решение о формировании и размере резерва по сомнительным долгам.

Требуйте свое, но правильно

Поскольку речь идет о сомнительных долгах, то в них кроме вас будет сомневаться и налоговая служба. Существует устоявшееся мнение, что если фирма не пыталась требовать оплату у должников, а просто списала деньги за счет прибыли, то она автоматически попадает под подозрение контролеров. Чтобы этого не произошло, необходимо «правильно» потребовать свое. Ведь налоговиков не убедят заверения в том, что вы звонили должнику круглосуточно.

«Дебиторка» считается истребованной при выполнении кредитором двух условий. Во-первых, вы должны предложить задолжавшему покупателю погасить долг в добровольном порядке. Это можно сделать, например, посредством деловой переписки. Ее надо вести и с налоговыми службами в случае, если нет другой возможности выяснить фактическое местонахождение должника.

Во-вторых, если после переписки денег вы так и не увидели, следует предъявить иск в арбитражный суд о принудительном взыскании задолженности. Это необходимо сделать не позднее четырех месяцев с момента реализации товара. А ответчику нужно отправить копию искового заявления, желательно заказным письмом с уведомлением о получении. При этом важно помнить, что списать задолженность можно, если она не обеспечена какими-либо гарантиями и истек срок исковой давности (ст. 196 ГК). Также это разрешено делать по решению суда (п. 2 ст. 266 НК).

Отсчет срока начинается с момента, когда вы узнали о возникновении задолженности. Эта дата должна быть документально подтверждена. Если в договоре с другой стороной она не указана, то исчисление срока исковой давности начинается через семь дней с момента, когда кредитор потребовал погасить долг (ст. 314 ГК).

При этом в статьях 200, 202 и 203 Гражданского кодекса оговорены условия приостановления и прерывания срока исковой давности. К ним, в частности, относятся:

• полное или частичное признание должником претензии;
• уплата им части долга;
• его письмо с просьбой об отсрочке.

Таким образом, прежде, чем списывать безнадежную задолженность, бухгалтеру нужно обязательно проверить всю переписку с должником и убедиться, что оснований для продления срока нет.

Резерв про запас

Организация может формировать резервы по сомнительным долгам. Создавать их имеют право только фирмы, которые определяют выручку от реализации по методу начисления. При этом резерв может быть создан по любой задолженности, за исключением процентов по долговым обязательствам. Размер резерва зависит от срока возникновения обязательства. При этом в состав задолженности вы можете включить и НДС, не перечисленный покупателем (письмо МНС от 5 сентября 2003 г. № ВГ-6-02/945).

В Налоговом кодексе указано, что на полную сумму резерв создается только по тем долгам, которые просрочены более чем на 90 дней. Если время отсрочки составляет от 45 до 90 дней, в резерв включают лишь 50 процентов суммы задолженности. Если же этот срок меньше 45 дней, то организация не может учесть данную задолженность (п. 4 ст. 266 НК).

В случае когда бухгалтер решил ничего не создавать, списать долги можно, как говорилось выше, по истечении срока давности. При этом дебиторская задолженность «уходит» в полной сумме, то есть включая НДС (письмо Минфина от 7 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/1/68). К такому выводу пришел и Конституционный Суд в определении от 12 мая 2005 г. № 167-О.

внимание

Списание безнадежной дебиторской задолженности (кроме той, которая по банкротству) вовсе не означает, что ее можно полностью аннулировать. В течение пяти лет вы должны наблюдать за имущественным положением должника. Как только у него появится возможность расплатиться, у вас образуется внереализационный доход.

Е. Лысянская