Учтем программу без зацепок

Обычно фирмы, которые покупают компьютерные программы, не приобретают на них авторские права. Их сохраняют за собой разработчики программного обеспечения автоматизации бухучета и электронных справочно-правовых баз (далее – ПО).

В бухгалтерском учете стоимость программы должна быть показана за балансом. В Плане счетов подходящего счета нет. Поэтому бухгалтеру нужно завести его самостоятельно. Например, счет 012 «Лицензионное программное обеспечение».

Рассчитаться за ПО фирма может двумя способами – одним или несколькими периодическими платежами. В первом случае в бухгалтерском учете траты необходимо списать в дебет счета 97 (расходы будущих периодов). В налоговом их нужно отнести к прочим затратам, которые связаны с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК).

Если компания рассчитывается с правообладателем «в рассрочку» по соответствующему соглашению, в бух- учете траты на ПО будут являться расходами по обычным видам деятельности на основании пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99. В налоговом – прочими расходами, которые связаны с производством и реализацией (подп. 37 п. 1 ст. 264 НК).

Бухгалтерский и налоговый учет «программных» трат будут отличаться в зависимости от того, прописан ли в договоре с правообладателем срок полезного использования ПО. Министерство финансов прокомментировало эту проблему в своем недавнем письме от 9 августа 2005 г. № 03-03-04/1/156.

О сроках

Сотрудники Министерства финансов сообщили, что, если срок полезного использования программы указан в договоре фирмы с правообладателем, в налоговом учете траты нужно списывать равномерно, пока он не истек (п. 1 ст. 272 НК). В бухучете затраты являются расходами будущих периодов. Поэтому разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.

Если срок определить нельзя, законодатели советуют бухгалтеру поступить так. В бухгалтерском учете компания должна установить его самостоятельно и учесть в расходах будущих периодов. Для этого руководителю нужно подписать соответствующий приказ. А вот в налоговом учете определять срок полезного использования, по мнению контролеров, фирмы не имеют права. Они убеждены, что для этого компании должны были бы обладать исключительными правами на программное обеспечение.

Глава 25 Налогового кодекса не предусматривает другого порядка в отношении подобных расходов. Поэтому бухгалтер должен списать их в полном размере в тот момент, когда они возникли. То есть после оплаты их фирмой, применяющей кассовый метод

(ст. 273 НК). Или в том отчетном либо налоговом периоде, в котором возникли эти расходы при методе начисления (ст. 272 НК). Напомним, аналогичные мысли столичные проверяющие высказали в письме УМНС по г. Москве от 13 марта 2003 г. № 26-08/13973. Разумеется, в этом случае образуются временные налоговые разницы согласно ПБУ 18/02.

Без договора прибыль не уменьшить

В своем письме проверяющие упомянули еще одну важную деталь, на которую нужно обратить внимание бухгалтеру. По их мнению, договор с правообладателем программы обязательно должен быть составлен в письменной форме или он может находиться в самой программе (ст. 14 закона от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). В противном случае контролеры откажут организациям и предпринимателям в возможности уменьшить прибыль на стоимость купленного ПО. Причем под письменной формой контролеры имеют в виду бумажный документ. Стандартное лицензионное соглашение, условия которого должен принять пользователь для того, чтобы установить программу, таковым не является.

Этот вывод следует из анализа статьи 160 Гражданского кодекса, которая определяет письменную форму сделки. В пункте 2 сказано, что подписывать договор электронно-цифровым способом можно с соблюдением условий закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В последнем же документе нигде не упомянуто, что принятие пользователем лицензионного соглашения равносильно подписанию договора. Поэтому, если у бухгалтера отсутствует письменный вариант соглашения и его условия не изложены на коробке с программой, фирма не сможет уменьшить прибыль на ее стоимость.

Однако если организация купила экземпляр программы не напрямую у правообладателя, а через посредника, то требование об обязательной письменной форме на нее не распространяется (ст. 16 закона от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Чтобы подтвердить обоснованность «программных» трат в этом случае, по мнению столичных контролеров, компании понадобятся другие подтверждающие легитимность программы документы. А именно – карточка пользователя и инструкция производителя ПО (письмо УМНС по г. Москве от 23 июля 2004 г. № 26-12/49052).

Учет обновлений

Разумеется, ПО, которое покупают организации, требует регулярного обновления. А бухгалтерским учетным программам и справочно-правовым базам оно нужно особенно часто. Ведь законодательство постоянно меняется.

В бухгалтерском учете стоимость обновлений нужно списать на расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 5 ПБУ 10/99. А из пункта 19 этого положения следует, что фирма должна учесть их в периоде, когда программы были обновлены.

В налоговом учете траты на обновления необходимо отразить единовременно как прочие расходы, связанные с реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК).

НДС – без проблем

Многих бухгалтеров волнует вопрос, когда фирма имеет право зачесть НДС по «программным» тратам: сразу в момент их осуществления или по частям в течение срока полезного использования программы? Законодательство не запрещает уменьшать базу по «добавленному» налогу в полном размере по расходам будущих периодов. Для этого нужно лишь соблюсти требования статьи 172 Налогового кодекса, которая устанавливает условия получения фирмой вычета по налогу. Расходы должны быть учтены, фирме нужно за них рассчитаться и использовать в облагаемой НДС деятельности. Кроме того, бухгалтеру понадобятся первичные документы – акт, накладная и счет-фактура.

Пример

Московская фирма ООО «Фомнэт» в сентябре 2005 года приобрела бухгалтерскую программу стоимостью 16 992 руб., в том числе НДС – 2592 руб., у посредника и сразу же ввела ее в эксплуатацию. Срок полезного использования программы не был определен производителем, поэтому руководитель организации установил его своим приказом. В бухгалтерском учете он составил 3 года. А в налоговом учете фирма не может его определить в соответствии с рекомендациями письма Минфина от 9 августа 2005 г. № 03-03-04/1/156. Чтобы отразить эти операции, бухгалтер ООО «Фомнэт» сделал такие записи в учете:

Дебет 97 Кредит 60

– 14 400 руб. – куплена бухгалтерская программа;

Дебет 19 Кредит 60

– 2592 руб. – выделен НДС;

Дебет 60 Кредит 51

– 16 992 руб. – фирма рассчиталась за программу с поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 2592 руб. – зачтен НДС из бюджета;

Дебет 26 Кредит 97

– 400 руб. (14 400 руб. : 3 года : 12 мес.) – списаны траты на программу за сентябрь.

В налоговом учете бухгалтер уменьшил прибыль единовременно на всю сумму затрат на программу (14 400 руб.). Возникшее при этом отложенное налоговое обязательство (ОНО) бухгалтер отразил так:

Дебет 68 Кредит 77

– 3360 руб. ((14 400 руб. – 400 руб.) x 24%) – выделено ОНО.

И далее ежемесячно, пока фирма использует программу:

Дебет 77 Кредит 68

– 96 руб. (400 руб. x 24%) – отражено списание отложенного налогового обязательства.

Д. Попов, эксперт МБ