«Мелочный» учет

Простые истины...

Как известно, в бухучете основные средства – это все способное приносить доход имущество, которое фирма использует в производстве либо для управленческих нужд, со сроком службы больше года (п. 4 ПБУ 6/01). Если оно стоит меньше десяти тысяч или другого закрепленного в учетной политике лимита, его стоимость в момент ввода в эксплуатацию можно сразу списать на затраты (п. 18 ПБУ 6/01). Но основным средством оно от этого быть не перестает. А значит, всю малоценную мелочевку нужно ставить на счет 01. Более того, является она неамортизируемыми основными средствами и в налоговом учете, хотя ее стоимость и списывают сразу как косвенные расходы (п. 1 ст. 257, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

...которыми пренебрегают

Однако предложение учитывать малоценную, но многочисленную мелочь на 01-м счете вызывает у многих бухгалтеров недоумение. «Это же абсурд! Представьте, сколько у нас недорогих телефонов, модемов, факсов, мониторов, принтеров, дешевой мебели и всяких канцелярских принадлежностей больше года служит! И что же, я на каждый такой предмет стану акт приема-передачи писать, устанавливать срок службы, заводить инвентарную карточку? А потом еще отслеживать его судьбу и при выбытии акт на списание составлять? Да даже несмотря на то что в программе эти бумаги оформлять недолго, я только этим и буду заниматься! И во что у меня 01-й счет превратится, если ставить на него всю эту мелочь?» – те, кто так рассуждает, налаживает учет малоценки по-своему. Практика выработала несколько способов.

«Народные» способы и их последствия

«А, чего уж там мелочиться!» – решают некоторые и списывают стоимость приобретенной малоценки сразу на счета затрат в корреспонденции со счетом расчетов с поставщиками. Другие все же «мелочатся», но не очень – учитывают малоценку не как основные средства, а как материалы. Это порядком облегчает работу, ведь на счете 10 учет проще, чем на счете 01. Поставили на счет 10, затем списали на счета затрат и забыли. И никаких актов приема-передачи, определения срока полезного использования, ведения инвентарных карточек до выбытия имущества и составляемых при этом актов его списания. Достаточно приходного ордера (его даже можно просто поставить на накладной от поставщика в виде штампа), а затем при списании в производство – того же требования-накладной (форма № М-11).

Оправдание таким действиям и те и другие находят в ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» и в Положении по ведению бухучета (приказ Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н) в виде требования рациональности учета. А какая может быть рациональность, если затраты на учет мелочевки несоразмерны с пользой от него.

Однако в первом случае имущество получается неоприходованным вообще – в фирме списали на затраты стоимость основных средств, которых на счете 01 и в помине не было. Во втором случае имущество оприходовано, но неверно – как материалы. С точки зрения бухучета это в некоторых обстоятельствах может пройти для фирмы безболезненно (например, когда бухучет в фирме ведут исключительно «для налоговой», а руководство и учредителей он по каким-то причинам не интересует). А вот в том, что касается налогов, фирма может пострадать.

Дело в пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса. Там сказано, что заплаченный в цене приобретенных основных средств НДС можно поставить к вычету после принятия их на учет. Из этого в налоговой службе делают вывод, что вычет НДС возможен только в момент постановки имущества на счет 01 (письмо МНС от 28 июля 2004 г. № 03-1-08/1876/14). Между тем от того, что основные средства в фирме учитывают как те же материалы, они основными средствами быть не перестают. Поэтому при желании инспекторы могут снять вычет НДС по всем малоценным основным средствам, которые на счет 01 в вашем учете не попали.

НДС – не единственный налог, который инспекторы могут доначислить фирме. Еще одним может стать налог на прибыль. Пункт 20 статьи 250 Налогового кодекса предписывает включать в налоговом учете во внереализационные доходы стоимость излишков, выявленных при инвентаризации. Если проверяющие ее проведут, то на стоимость всего обнаруженного имущества, которое является основными средствами, но не числится в качестве таковых на счете 01, они могут начислить фирме налог. Тот факт, что их стоимость вы уже списали минуя 01-й счет, доказать будет сложно. Ведь ставя основные средства на счет 01, вы заводите на каждый объект инвентарную карточку и присваиваете ему номер. Материалы же «обезличены» – попробуйте докажите, что в оформляющих их поступление и движение первичных документах речь идет именно вот об этом конкретном мониторе! Может быть, тот вы уже давно выбросили, а это какой-то другой, неучтенный, просто той же марки. А уж если вы даже на 10-й счет малоценку не ставили, то убедить проверяющих в том, что никакие это не «излишки», будет еще сложнее.

Впрочем, на одном из семинаров, где побывал наш корреспондент, замруководителя Управления налогообложения прибыли ФНС Олег Хороший сказал, что в принципе подобных претензий у налоговых инспекторов в подобных ситуациях быть не должно. Правда, это свое утверждение никак не объяснил. К тому же не все инспекторы на местах рассуждают так же, как их начальство в налоговой службе. Логику проверяющих «нет актов ввода в эксплуатацию и инвентарных карточек – нет относящегося к основным средствам имущества» одной фирме уже пришлось опровергать в суде. Причем удалось ей это сделать, только когда ее спор с налоговиками дошел до кассационной инстанции (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2005 г. № А56-19574/04).

Что Минфин прописал и чем это чревато

В Минфине, решив упростить бухгалтерам жизнь, предложили такой способ учета малоценки, который тоже чреват налоговыми неприятностями – правда, уже несколько иного рода.

Через несколько месяцев после того, как в пункте 18 ПБУ 6/01 появилось разрешение сразу списывать стоимость малоценных основных средств на затраты, в Минфине растолковали, как, по их мнению, это нужно делать. В письме от 18 октября 2002 г. № 16-00-14/ 403 чиновники предложили отражать эту операцию по дебету счетов затрат и кредиту счета 01. То есть полностью списывать основное средство с баланса.

Если инспекторы проведут инвентаризацию, то счесть малоценку излишками они в этом случае уже не смогут. Хоть имущество и списано со счета 01, но заведенные при постановке на этот счет инвентарные карточки в фирме должны были остаться (первичку подп. 8 п. 1 ст. 23 НК обязывает хранить четыре года).

То, что имущество у фирмы есть, а на балансе его нет, довольно безболезненно до тех пор, пока с этим имуществом ничего не происходит. Единственный минус – имущество «пропадает» из виду, и не чистые на руку работники запросто могут незаметно его растащить. Впрочем, как раз для того, чтобы этого не произошло, пункт 18 ПБУ 6/01 требует организовать контроль за дальнейшим движением списанных объектов. Под ним, видимо, нужно понимать ведение количественного учета таких основных средств. Кто-то заводит на бумаге или в учетной программе журнал с их списком, кто-то пользуется все той же инвентарной карточкой по форме № ОС-6. В общем, бумажная канитель все равно остается, а работа по сравнению с учетом малоценки на счете 01 намного проще не становится, так что нередко это требование ПБУ игнорируют.

Другие минусы обнаруживаются, когда в судьбе имущества наступают перемены. Тогда бухгалтер сталкивается со странной ситуацией: фирма продает, ремонтирует, модернизирует, сдает в аренду (например, факс и телефон вместе с помещением) или даже вносит в уставный капитал учрежденной «дочки» имущество, которого у нее на балансе нет. А те, кто списывает малоценку через 10-й счет, ломают голову над вопросами вроде «Бывает ли модернизация материалов?». Но еще больше поломать голову им приходится, когда пришедшие с проверкой инспекторы спросят: а что это в «налоговых» расходах фирмы делают затраты на ремонт имущества, которого у нее на момент этого самого ремонта, судя по данным учета, уже не было? И что это за расходы на покупку картриджей для принтера, которого на балансе нет? Впрочем, проверяющие могут и ничего не спрашивать, а просто исключить такие расходы из расчета налоговой базы.

Правильно и безопасно, но трудоемко

Ничего такого не произойдет, если списывать с 01-го счета в расходы не имущество, а его стоимость. Сам же объект при этом нужно держать на счете основных средств по нулевой стоимости до выбытия. Кстати, пункт 29 ПБУ 6/01, перечисляя причины выбытия – в результате продажи, безвозмездной передачи, морального или физического износа, ликвидации, передачи в виде вклада в уставный капитал, – о такой, как полный перенос стоимости имущества на расходы, не упоминает.

То есть методологически правильно все-таки списывать стоимость малоценки на расходы через счет 02 «Амортизация основных средств». Это подтверждает и тот факт, что разрешение списывать всю стоимость основных средств стоимостью до десяти тысяч рублей в момент ввода в эксплуатацию находится в тех разделах ПБУ 6/01 (п. 18) и методичек Минфина по бухучету основных средств (п. 53, утв. приказом Минфина от 13 октября 2003 г. № 91н), которые устанавливают порядок амортизации основных средств.

Увы, этот способ хоть налоговыми неприятностями и не грозит, но возвращает бухгалтера к тому, от чего тот хочет уйти – к полноценном учету малоценки на счете 01 в качестве основных средств с оформлением всей первички.

Золотая середина

Как свести налоговые риски к минимуму и при этом не делать бессмысленной работы? Выделяйте из всей малоценки ту, которую можно совершенно безболезненно не ставить на 01-й счет, а списывать через 10-й. Это просто. Ведь очевидно, что инспекторы, даже если захотят провести инвентаризацию, вряд ли станут пересчитывать жест-кие папки, дыроколы, корзины для бумаг, калькуляторы и им подобную мелочевку. Наверняка не захотят проверяющие и выяснять, какой у них срок полезного использования и превышает ли он год (для того чтобы доказать, что это основное средство и снять вычет по НДС). С еще меньшей вероятностью такое имущество потребует ремонта и уж тем более модернизации. Продавать его после месяца-другого использования тоже наверняка никому в голову не придет. Поэтому вероятность, что вы столкнетесь с налоговыми неприятностями и учетными неудобствами от того, что не станете ставить их на счет 01, невелика.

А вот на имущество посерьезней вроде принтеров, факсов, тумбочек и стеллажей проверяющие уже вполне могут обратить внимание. Кроме того, все это часто требует ремонта или модернизации. Руководство может решить его продать или внести в уставный капитал дочерней фирмы. Так что такое имущество лучше ставить на 01-й счет и держать там до выбытия. Если вы поступите иначе, то еще не факт, что в итоге упростите себе учетную работу, а кроме того, выгода от упрощения может оказаться несравнимой с налоговыми претензиями.

Закреплять ли такое деление малоценки и его критерии в учетной политике – дело ваше. В принципе без этого вполне можно обойтись, ведь в случае с мелким имуществом нарушение правил бухучета проверяющие вряд ли заметят.

Наталия ЗАЙЦЕВА