Заполнение форм документов персонифицированного учета за 2002 год

Материал предоставлен журналом
"Российский налоговый курьер" (№3, 2003)
Автор — О.Л. Арутюнова, эксперт РНК

Порядок представления индивидуальных сведений

Сведения о страховых взносах и страховом стаже за 2002 год должны быть представлены не позднее 1 марта 2003 года. Поэтому необходимо заранее провести сверку поступивших на счет ПФР уплаченных сумм страховых взносов. В случае их несоответствия в Пенсионный фонд следует представить документы, подтверждающие перечисление средств (платежные поручения, выписки банка о списании соответствующих сумм с расчетного счета).
Обратите внимание: на индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц информация за 2002 год попадет только в том случае, если она будет обработана и введена в базу данных персонифицированного учета до 1 апреля 2003 года. В противном случае суммы страховых взносов за 2002 год будут зачислены на индивидуальные счета в том году, в котором они будут представлены.
За непредставление в установленные сроки или представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям (работодателям) будут применяться штрафные санкции в виде взыскания 10% платежей в ПФР, причитающихся за тот период, за который представляются сведения (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
Прием сведений за 2002 год будет осуществляться при условии представления сведений на всех застрахованных лиц, работающих в организации по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если работник не имеет страхового свидетельства, работодатель обязан в течение двух недель застраховать его в системе обязательного пенсионного страхования, обратившись в отделение ПФР по месту своей регистрации.
Если на момент подачи индивидуальных сведений свидетельства получены не на всех работников, работодатель должен это отметить в порядке, согласованном с территориальным отделением ПФР. А после получения свидетельства сведения должны быть представлены в установленной форме.

Какие формы изменились

Форма индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3) была изменена год назад. Теперь она заменена новыми формами индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица -- СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (списочная).
Форма СЗВ-4-1 заполняется при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии (в соответствии с классификатором "Выслуга лет"), отражаемые в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т. д.
Форма СЗВ-4-2 (списочная) заполняется при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия" формы АДВ-6-1 (то есть если организация имеет рабочие места в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, зоны отчуждения, зоны отселения, зоны проживания с правом на отселение, зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом).
Страхователь (работодатель) представляет форму АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" в составе пачки (комплекта) входящих документов, представляемых начиная с 2002 года, а также в составе пачки корректирующих индивидуальных сведений за периоды до 2002 года.
Обратите внимание: в составе пачки форм СЗВ-3, представляемых в 2002 году о застрахованных лицах, вышедших на пенсию в 2002 году, работодатель представляет форму АДВ-6, которая подавалась по сведениям до 2002 года, а в составе пачки корректирующих индивидуальных сведений за периоды до 2002 года -- форму АДВ-6-1.
По итогам расчетного периода, начиная с 2002 года, а также в межотчетные периоды наряду с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений "назначение пенсии" представляется ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11). По сведениям до 2002 года представляется форма АДВ-10. Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не сопровождается описью документов, передаваемых страхователем (работодателем).
Для признания пенсионных прав работника введена новая форма сведений о трудовом стаже застрахованного лица за период, предшествующий регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, -- СЗВ-К. Страхователь заполняет ее на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж за период до 2002 года.
Изменилась форма пояснительной записки по сведениям за 2002 год. В новой форме не предусмотрены графы 4 "Общая сумма начислений по работникам, на которых будут представлены индивидуальные сведения" и 5 "Общая сумма начислений по работникам, на которых не будут представлены индивидуальные сведения".
Кроме того, с 2003 года вводится новая форма страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. От прежней формы она отличается лишь тем, что на ней будет указана дата регистрации застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования.

Как формируются пачки документов

Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, начисленных и уплаченных (с 2001 года) взносах в ПФР представляются на основании данных бухгалтерского учета.
Сведения о трудовом стаже (до 2002 года), периодах работы (с 2002 года) и периодах, засчитываемых в страховой стаж (с 2002 года), представляются на основании приказов и других документов организации, а также документов, подтверждающих специальный стаж и право на льготное пенсионное обеспечение.
Количество документов в пачке не должно превышать 200. В пачках, содержащих формы СЗВ-4-2, следует подавать сведения не более чем о 200 застрахованных лицах. Опись документов по форме АДВ-6 и АДВ-6-1 является неотъемлемой частью пачки документов.
В состав пачки могут входить только документы одного наименования. Отдельными пачками формируются:
-- формы СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию;
-- формы СЗВ-3, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые на различные категории застрахованных лиц;
-- формы СЗВ-3 с типом формы "корректирующая" ("отменяющая"), СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, содержащие корректирующие (отменяющие) сведения;
-- формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, содержащие корректирующие (отменяющие) сведения;
-- формы СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях;
-- формы СЗВ-К с разным типом формы (исходная, корректирующая, отменяющая, назначение пенсии);
-- формы СЗВ-К, подаваемые о застрахованных лицах, работавших в обычных условиях труда, не имеющих специального стажа или права на льготное пенсионное обеспечение.
Пачки, содержащие формы СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, СЗВ-К, по согласованию с территориальным органом ПФР должны быть оформлены следующим образом. Каждая пачка прошивается и пронумеровывается, концы связываются, заклеиваются листом бумаги, на котором делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью … листов".
Список застрахованных лиц, на которых представлены сведения в произвольной форме (например, не получивших на момент подачи сведений страхового свидетельства), подшивается в пачке после описи. Все документы в пачке должны быть заверены печатью организации и подписью руководителя.

Представление сведений в электронном виде

Пачка документов может сопровождаться дискетой, содержащей информацию по всем представляемым документам. Информация на дискете должна быть представлена в формате, приведенном в Правилах подготовки документов персонифицированного учета, представляемых работодателями и органами, осуществляющими пенсионное обеспечение, в Пенсионный фонд Российской Федерации на машинном носителе информации *.

* См. приложение 3 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 № 122п.

При представлении информации на дискетах допустимо использование распечаток в форме, согласованной с территориальным органом ПФР, при условии, что соблюден утвержденный состав реквизитов.
Каждой пачке документов, представленной на дискете, работодатель присваивает порядковый номер и указывает его на описи документов.
Если пачка документов, представленных на дискете, заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме необязательно.