Применение ККМ: порядок проведения проверок

Кто должен применять ККМ

Кассовые аппараты должны применять все фирмы и предприниматели, которые продают гражданам товары (выполняют работы, оказывают услуги) и получают деньги в их оплату наличными. Причем фирма обязана использовать ККМ, даже если она продает товары (работы, услуги) предпринимателю. Эта же норма распространяется и на предпринимателей, продающих товары (работы, услуги) другому предпринимателю.
Обычно из всех правил есть исключения. Так обстоит дело и с использованием ККМ. Правительство РФ утвердило перечень организаций и предпринимателей, которые могут не применять машины.
Так, имеют право не использовать ККМ фирмы и предприниматели, которые вместо чека ККМ выдают покупателю бланк строгой отчетности. Этот документ приравнивается к чеку. Форма бланка должна быть утверждена Минфином России. Организация может дополнить бланк новыми графами (реквизитами). Исключать имеющиеся графы нельзя.
Как подчеркнуто в Регламенте, бланки могут изготавливаться по заказу организации только строго определенными типографиями (их перечень утвержден приказом Госкомпечати России от 3 декабря 1996 г. № 145). Однако недавно МНС России изменило свою точку зрения. Как указано в письме от 15 апреля 2002 г. № АС-6-06/476, изготавливать бланки могут любые типографии. Главное, чтобы в бланке были следующие реквизиты:

• ссылка на приказ Минфина России, которым утвержден бланк (например, надпись "Утвержден приказом Минфина России от 25 февраля 2000 г. № 20н");
• наименование формы (например, "Наряд-заказ");
• шестизначный номер, серия и код формы по ОКУД;
• название фирмы, ее код по ОКПО и ИНН;
• дата приема наличных;
• вид выполненных работ (услуг);
• стоимость работ (услуг);
• должность сотрудника, который получил деньги, и его подпись;
• название и адрес типографии, которая напечатала бланк;
• номер заказа (этот номер вы можете узнать в типографии), год его выполнения и тираж бланков.

Если в бланке строгой отчетности нет обязательных реквизитов, то фирма должна применять кассовую машину в обычном порядке.

Пример 1. ООО "Пассив" ремонтирует обувь. Каждому заказчику выдается бланк строгой отчетности по форме БО-2 "Наряд-заказ". В этой ситуации фирма имеет право ККМ не применять.

Также можно не использовать машину, если на торговой точке, где установлена ККМ, была отключена электроэнергия. Правда, для этого должны соблюдаться следующие условия:
— у ККМ нет автономного источника питания, поэтому без электричества она работать не может;
— факт отключения электроэнергии был зарегистрирован энергоснабжающей организацией (у нее нужно получить соответствующую справку).
Если эти условия соблюдаются, продавец обязан выдать покупателю вместо чека ККМ специальную квитанцию. Форма квитанции утверждена письмом Минфина России от 12 марта 1999 г. № 16-00-24-32. Обратите внимание: эта квитанция является бланком строгой отчетности. Поэтому к ней предъявляются те же требования, что и к бланкам (наличие обязательных реквизитов и т. д.).

Пример 2. ЗАО "Актив" торгует кондитерскими изделиями. Администрация решила заменить в магазине часть электропроводки. Для этого в торговом зале была на 2 часа отключена электроэнергия. В это время покупателям вместо чеков ККМ выдавали квитанции по форме, утвержденной Минфином России.
В этой ситуации "Актив" может быть оштрафован за неприменение ККМ. Дело в том, что факт отключения электричества не был зарегистрирован энергоснабжающей организацией, так как фирма его отключила по собственной инициативе. Поэтому "Актив" должен был прекратить торговлю на время выполнения ремонтных работ.

Если граждане оплачивают свои покупки банковскими картами, то фирма также может не применять ККМ. На это Минфин России указал в письме от 13 марта 2002 г. № 16-00-17/07. Свою позицию он обосновал следующим образом. Согласно Положению Банка России от 9 апреля 1998 г. № 23-П, расчеты с использованием банковских карт являются безналичными. Поэтому применять машину не нужно.
Могут не использовать кассовую машину организации (предприниматели), которые:

• осуществляют отдельные виды деятельности (например, продают газеты и журналы, лотерейные и проездные билеты, ценные бумаги, торгуют на рынках и т. д.);
• находятся в отдаленных и труднодоступных местностях и т. д.

Полный перечень таких организаций утвержден постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.
Добавим, что кассовые машины должны применять даже те фирмы, которые перевозят пассажиров на такси — обычных и маршрутных. Эти автомобили нужно оснащать мини-ККМ (таксометрами).
Водителям следует пробивать чеки и вручать их пассажирам. Это делается не всегда.

Так, на маршрутных такси часто вместо чеков используют билеты. Водитель отрывает их от ленты и выдает пассажирам или предлагает им делать это самостоятельно. За такое нарушение налоговая инспекция может оштрафовать транспортное предприятие. Как указал Верховный Суд РФ, машины должны применять все фирмы, которые получают от граждан наличные, и транспортные предприятия — не исключение (решение Верховного Суда РФ от 1 августа 2001 г. № ГКПИ 01-1199). Поэтому во всех такси, включая маршрутные, нужно использовать кассовые машины.

Какие фирмы проверяют чаще всего

Напомним, что в налоговых инспекциях есть специальные отделы, которые занимаются проверкой правильности применения ККМ. Чем они руководствуются, выбирая очередную "жертву"?
В Регламенте приводятся основные критерии для отбора организаций для проверки. В первую очередь инспекторы проверяют фирмы:

• на которые поступают сигналы из правоохранительных органов о нарушении правил применения ККМ;
• которые уже нарушали правила применения ККМ. Также проверяют фирмы, учредителями которых являются владельцы других организаций, ранее нарушавших эти правила;
• которые должны применять ККМ, однако не зарегистрировали машины в налоговой инспекции;
• у которых при проведении выездных проверок было выявлено занижение выручки;
• которых не проверяли в течение последних 1,5-2 лет;
• у которых не совпадают данные фискальных отчетов ККМ, контрольных лент и журналов кассиров-операционистов.

Во вторую очередь проверяют фирмы, у которых ранее были выявлены нарушения порядка применения ККМ, и им был дан определенный срок для их устранения.

Как проводится проверка ККМ

Виды проверок

Как указано в Регламенте, существует четыре разновидности проверки:

• обычные — проводится плановая проверка фирм по графику, утвержденному начальником налоговой инспекции;
• челночные — в ходе такой проверки одна и та же фирма проверяется несколько раз в течение рабочего дня. Так, после проведения и оформления первой проверки через непродолжительный период времени (например, час) проводится вторая. Дело в том, что после первой проверки фирма считает, что больше ее проверять не будут. Поэтому она начинает нарушать законодательство о ККМ (не выдает покупателям чеки, указывает в них заниженную стоимость товаров и т. д.);
• перекрестные — проводятся сотрудниками близлежащих налоговых инспекций. Эти проверки нужны для того, чтобы продавцы товаров не могли опознать проверяющего инспектора в лицо;
• рейдовые — проводятся с участием сотрудников налоговых инспекций, МВД России, УФСНП России, Госторгинспекции и т. д.

Все проверки проводят по двум основным направлениям:

• соблюдение законодательства о ККМ;
• полнота оприходования выручки.

  Порядок проверки ККМ

Прежде всего проверяющий инспектор наблюдает за торговой точкой. В ходе наблюдения он выясняет, выдаются ли чеки ККМ покупателям, есть ли на товарах ценники и т. д.
На ценнике в обязательном порядке должны быть следующие реквизиты:

• наименование и сорт товара;
• его цена;
• подпись лица, оформившего ценник;
• печать фирмы;
• дата оформления ценника.

Ценник может выглядеть так:

Обратите внимание: очень часто фирма прикрепляет к товару наклейку желтого или оранжевого цвета, на которой указана его цена. Такая наклейка ценником не является.
С согласия покупателей инспектор скрытно просматривает выданные им чеки и выясняет, есть ли на них обязательные реквизиты, а также четко ли они пропечатаны. Покупатели могут привлекаться к проверке в качестве свидетелей.
Затем проводится проверочная закупка товаров. Сотрудник налоговой инспекции не может проводить проверочную закупку самостоятельно. Такое право имеют только работники МВД России, Госторгинспекции, УФСНП России. Причем лицам, проводящим проверку, запрещается провоцировать продавца на действия, нарушающие законодательство о ККМ (например, говорить ему, что чек ККМ можно не пробивать).
После закупки налоговый инспектор должен предъявить продавцу поручение на проведение проверки и служебное удостоверение.
Проверяющие обращают внимание на следующее:

• зарегистрирована ли ККМ в налоговой инспекции;
• соответствуют ли паспортные данные ККМ ее регистрационным данным;
• исправна ли ККМ. Напомним, что неисправными считаются ККМ, которые не печатают, печатают не полностью или неразборчиво реквизиты на чеке и контрольной ленте, считают с арифметическими ошибками, не позволяют получить данные из фискальной памяти и т. д.;
• есть ли на ККМ пломбы и голограммы, которые устанавливают механики из центра технического обслуживания (ЦТО). Если есть, то не повреждены ли они;
• заключила ли организация договор на техническое обслуживание ККМ;
• правильно ли заполняется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и заверен ли он налоговой инспекцией;

• соответствуют ли данные на контрольных лентах данным на чеках;
• выбивались ли организацией нулевые чеки. Если на протяжении одной смены было выбито несколько таких чеков, МНС России рекомендует выяснить, чем была вызвана такая необходимость.

Исходя из выявленных нарушений (чек не пробит; чек пробит, но не выдан покупателю; чек пробит, но на меньшую сумму и т. д.), проверяющие составляют акт.
Одно из важнейших направлений, по которому активно работают проверяющие, — выявление фактов использования устройств корректировки фискальной памяти ККМ. Для этого в налоговых инспекциях накапливаются чеки, которые затем используются при проверках. Если они не пропечатаны на контрольных лентах, то можно предполагать, что в память таких ККМ было совершено несанкционированное вмешательство. В такой ситуации налоговая инспекция может отправить ККМ на экспертизу в ЦТО. Он дает окончательное заключение о том, была ли изменена фискальная память. Если ЦТО подтверждает факт применения устройств корректировки фискальной памяти, то материалы проверки передаются в налоговую полицию или МВД России. Эти ведомства возбуждают уголовное дело по статье 272 УК РФ "Неправомерный доступ к компьютерной информации". По этой статье человек может быть как просто оштрафован, так и осужден на срок до пяти лет.

Проверка полноты оприходования выручки

При проведении проверки инспекторы сопоставляют соответствие денег в кассе ККМ данным на контрольной ленте. Если проверяется большой период времени (например, месяц), то:
— с ККМ снимают полные фискальные отчеты за проверяемый период;
— данные фискальных отчетов сверяют с журналами кассира-операциониста, приходными кассовыми ордерами, Z-отчетами (отчеты по ККМ за каждый день работы) и кассовой книгой;
— проверяют правильность оформления возврата денег покупателям и ошибочно пробитых сумм.
Если были обнаружены расхождения (например, по кассе пробито больше, чем оприходовано по кассовой книге) и незадокументированные (неправильно оформленные) возвраты или ошибочно пробитые суммы, проверяющие составляют акт и протокол об административном правонарушении.

Пример 3. Налоговая инспекция провела проверку полноты оприходования выручки ООО "Пассив". По фискальным отчетам установлено, что выручка фирмы за июнь 2002 года составила 120 000 руб. Однако по кассовой книге она была отражена только в сумме 95 000 руб.
При проверке Z-отчетов установлено, что покупателям было возвращено из кассы 7000 руб. Однако "Пассивом" не были представлены проверяющим акты на возврат и первоначально пробитые чеки, возвращенные покупателями.

Таким образом, по результатам проверки выявлено занижение выручки на 32 000 руб. (120 000 — 95 000 + 7000).

За что может оштрафовать налоговая инспекция

До недавнего времени организации за нарушение правил применения ККМ штрафовались по статье 7 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением". Так, за расчеты с населением без ККМ пришлось бы заплатить от 5000 до 10 000 рублей, а за использование неисправного аппарата — от 2860 до 5710 рублей.
Однако с 1 января 2002 года налоговые инспекции не могут налагать такие штрафы. Дело в том, что штрафы за нарушение правил применения ККМ были исключены из этого закона.
Таким образом, сложилась парадоксальная ситуация. Налоговые инспекции, которые должны проверять ККМ, на сегодняшний день не могут штрафовать за выявленные нарушения. Тем не менее проверки они проводить обязаны. Как сказано в письме МНС России от 25 апреля 2002 г. № ШС-6-14/535, материалы по проверкам должны направляться в правоохранительные органы или отделения государственных торговых инспекций. Эти организации должны либо наложить штраф, либо принять решение о возбуждении уголовного дела, приостановлении торговли и т. д. Штраф налагается по статье 146.5 КоАП РСФСР. Сумма штрафа — от 5000 до 10 000 рублей.
Оштрафовать могут или руководителя фирмы-нарушителя, или предпринимателя. Фирму (то есть юридическое лицо) оштрафовать по этой статье нельзя.
Поэтому в последнее время основной упор инспекторы делают на проверку полноты оприходования выручки. Сейчас неоприходование выручки — это единственное основание, по которому налоговики могут оштрафовать фирму. Штраф равен трехкратному размеру неоприходованной выручки (Указ Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006). Руководителя организации-правонарушителя оштрафуют на 5000 рублей. Кроме того, налоговая инспекция может подать в суд иск о ликвидации фирмы.
Начиная с 1 июля 2002 года вступит в силу новый Кодекс об административных правонарушениях. Этот документ предусматривает, что за неприменение ККМ придется заплатить:

• предпринимателям — от 1500 до 2000 рублей;
• должностным лицам организаций-нарушителей — от 3000 до 4000 рублей;
• организациям-нарушителям — от 30 000 до 40 000 рублей.

  Наши рекомендации

На основании вышеизложенного мы хотим дать несколько рекомендаций, которые позволят избежать проблем с налоговой инспекцией.
Во-первых, бухгалтер должен внимательно следить, чтобы суммы из Z-отчетов по всем ККМ за каждый день работы были отражены в приходных кассовых ордерах, кассовой книге и книге кассира-операциониста.
Во-вторых, нужно тщательно следить за сохранностью на ККМ пломбы механика ЦТО. Поврежденная пломба — первый знак для инспектора, что в память ККМ совершен несанкционированный доступ.
[[Акт по форме № КМ-3 утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132]]
В-третьих, факт возврата денег покупателям должен быть оформлен актом по форме № КМ-3. Этот же акт заполняют, если те или иные суммы выбиты ошибочно. Акт составляют в одном экземпляре. Его подписывают члены специально созданной комиссии. В нее входят заведующий отделом (секцией), старший кассир, кассир-операционист. Возвращенные или неправильно выбитые чеки должны быть наклеены на лист бумаги и вместе с актом сданы в бухгалтерию. Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями кассовым чекам, записываются в журнал кассира-операциониста. На них уменьшается сумма выручки за соответствующий день.
Как заполнить этот акт, покажет пример (файл в формате MS Word).

П. МАКАРОВ, аудитор
Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия"