Электронный авиабилет: расходы на перелет

Обоснование командировочных расходов

Затраты, которые могут быть учтены в качестве расходов для уменьшения налогооблагаемой прибыли, должны быть понесены в целях получения дохода. Также они должны быть документально подтверждены. Обо всем этом гласит статья 252 НК РФ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходы на командировки по НК РФ относятся к прочим расходам. Приказ о направлении сотрудника в командировку подтверждает производственный характер расходов.

В числе командировочных расходов существенную часть составляют расходы на проезд к месту командировки и обратно. Подтвердить эти командировочные расходы может отчет сотрудника, к которому приложены проездные документы.

Какие документы подтвердят расходы на авиаперелет

В гражданской авиации при покупке электронного пассажирского билета документом строгой отчетности является маршрут/квитанция электронного билета. Это бумажная выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134, далее – Приказ № 134). В ней указана стоимость перелета.

Также по общим правилам воздушных перевозок при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, где указаны его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время отправления, номер выхода на посадку и другая информация (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06. 2007 № 82).

Таким образом, чтобы подтвердить расходы на пользование услугами авиакомпании в целях налогообложения, подотчетное лицо обязано представить маршрут/квитанцию электронного авиабилета и посадочный талон.

Посадочный талон

О посадочном талоне стоит упомянуть отдельно.

Итак, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна Это прописано в пункте 84 Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей” (утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82). Именно посадочный талон подтверждает факт перелета.

В авиационных правилах с начала этого года появилось новшество – посадочный талон в цифровом виде. Приказ Минтранса России от 14.01.2019 № 7 внес изменения в Приказ № 134.

Пассажир может использовать посадочный талон в цифровом виде, без распечатанного посадочного талона, по его электронной версии. Это возможно в тех аэропортах, где есть информационная система, включающая в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующие штриховой код. Для обычного пассажира это удобно. Ведь для регистрации на рейс будут нужны только паспорт и мобильное устройство, с которого считывается вся необходимая информация.

В то же время посадочный талон в бумажном виде со специальной отметкой авиакомпании является документом, подтверждающим перелет. Даже если пассажир регистрировался на рейс через Интернет, талон необходимо распечатать. Таким образом, и цифровой посадочный талон для подтверждения командировочных расходов лучше распечатать. Во всех аэропортах такая возможность предусматривается – через электронные киоски самообслуживания или на стойке регистрации.

И еще важный момент. Подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне. Если же этого штампа нет, то перелет надо подтвердить другим способом.

Справка от авиакомпании

Справка авиакомпании может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери распечатанного посадочного талона до отсутствия в нем штампа о досмотре.

Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет.

В качестве документа, подтверждающего расходы по авиаперелету для целей налого-

обложения прибыли, также может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.).

Ведь посадочный талон выдает авиаперевозчик. Поэтому и справку может выдать либо он сам, либо его представитель.

Что это означает для налогоплательщика?

Компании необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.

Другие документы?

Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме.

Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин России подтверждал и ранее (см., например, письма от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О).

Вместе с тем были и не такие “лояльные” выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не могут учитываться для целей налогообложения прибыли (см. письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Эксперт “НА” С.М. Львовский