Материальная помощь работникам: порядок оформления и выплата

Что такое материальная помощь работнику?

Материальная помощь – это денежная выплата работнику организации или другому физлицу в связи с наступлением определенных событий.

В зависимости от своего финансового состояния компания принимает решение помочь сотруднику.

Виды материальной помощи

Материальная помощь может быть:

• разовая или периодическая;

• выраженная в денежной форме либо в натуральной форме (например, продуктами);

• связанная с определенными событиями, например, в связи с рождением у сотрудника ребенка.

Как оформить выплату материальной помощи

Крупные компании обычно закрепляют порядок и основания выплаты матпомощи в своем локальном акте или в коллективном договоре.

Прямой обязанности нет, поэтому «рядовая» компания может оформить выплату на основании приказа руководителя.

В приказе о выплате материальной помощи указывают:

• фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь;

• причину выдачи материальной помощи (например, в связи с тяжелым материальным положением, смертью члена семьи работника, пожаром, стихийным бедствием и т. д.);

• сумму помощи.

Вот пример формулировки:

ПРИКАЗЫВАЮ:

В связи с рождением ребенка оказать материальную помощь в размере 40 000 (Сорок тысяч) рублей менеджеру по продажам Ивановой А.А.

Выплатить материальную помощь перечислением на банковский счет Ивановой А.А. в срок, установленный для выплаты заработной платы.

Работник может сам направить заявление или служебную записку работодателю о сложившейся у него ситуации с приложением подтверждающего документа. Например, свидетельство о рождении ребенка или свидетельство о смерти родственника.

Вот пример формулировки:

Прошу выделить мне материальную помощь в связи с рождением ребенка — _________________ (ФИО ребенка и дата рождения). Прилагаю копию свидетельства о рождении.

Руководитель подписывает заявление (ставит резолюцию) и указывает сумму помощи. Например: «Бухгалтерии – оказать материальную помощь в размере 5000 рублей».

На основании заявления и подтверждающих документов руководителю лучше издать приказ об оказании помощи.

Как выплачивать материальную помощь?

Бухгалтер выплачивает материальную помощь на основании приказа наличными из кассы или перечислением на карту работника.

Выплатить помощь можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру.

При перечислении сумм материальной помощи на карту в платежном поручении укажите назначение платежа, ссылаясь на приказ.