Компенсации расходов работников на удаленке: что с НДФЛ и взносами?

Фирма может не платить взносы и НДФЛ с компенсаций расходов дистанционщиков, если соблюдается ряд условий, говорится в письме Минфина от 29.10.2020 № 03-04-06/94269.

Законодательство

Статья 312.3 Трудового кодекса регулирует взаимоотношения работодателя и сотрудника на удаленке. Там, в частности, говорится, что порядок, размер и сроки выплаты компенсаций за использование сотрудниками своего оборудования и программно-технических средств должен быть зафиксирован в трудовом договоре. То же самое относится и к компенсациям других видов расходов, связанных с дистанционной работой.

Если работодатель установил сумму компенсации в договоре, и она не превышается, НДФЛ и взносы платить не нужно. Но при этом все расходы, понесенные работником, нужно подтвердить документально. Работодателю нужны копии документов и чеков.

Штрафы

Работа признается дистанционной, если сотрудник выполняет ее вне местонахождения работодателя и принадлежащего ему рабочего места. Коммуникация между двумя сторонами – работодателем и сотрудником – осуществляется через Интернет.

При использовании личного имущества сотрудника для дистанционной работы организация обязана компенсировать ему расходы, даже если он письменно отказался от возмещения. Иначе фирму оштрафуют на сумму до 50 000 рублей.

Учет компенсаций

Расходы на компенсации дистанционщику за использование личного имущества в служебных целях можно учесть в базе по налогу на прибыль на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или подп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса. Но для этого нужно соблюсти ряд условий. Как уже упоминалось ранее, сумма компенсации должна быть зафиксирована в трудовом договоре. Во-вторых, необходимы копии документов, которые подтверждают право собственности работника на используемое оборудование. И, конечно, все расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены.

Понятно, что выполнить эти требования достаточно сложно. Не все хранят дома документы на ноутбуки или принтеры, а договор на Интернет может быть оформлен не на самого работника, а на другого члена его семьи. Сложно и обосновать сам размер компенсации.

При этом лучше всего ориентироваться на компенсацию тех расходов, которые относятся непосредственно к рабочему времени. Это касается телефонии, Интернета, электроэнергии и пр.

Как правило, организации предпочитают устанавливать фиксированную ежемесячную компенсацию расходов дистанционных работников, не учитывая их детально, что может стать причиной претензий со стороны налоговой.