Когда применять онлайн кассу в расчетах с работниками

Закон № 54-ФЗ обязал все организации и ИП применять ККТ при осуществлении расчетов. ККТ нужно использовать при расчетах между двумя организациями, организацией и ИП, между двумя ИП, между организацией и гражданином. Под расчетами понимается: прием или выплата денег с использованием наличных или электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги; прием и выплата денег в виде предварительной оплаты или авансов; предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг и т.д.

Удержали из зарплаты стоимость услуг. Выдайте чек.

До сих пор обсуждается недавнее письмо Минфина России от 25 января 2019 года № 03-01-15/4355, в котором чиновники утверждают, что при удержании из заработной платы работников сумм задолженности работника за оказанные ему услуги, организация обязана применять ККТ с 1 июля 2019 года.

В этом письме говорится о ситуации, когда компания удержала из зарплаты работника стоимость оказанных ему услуг. Как мы понимаем, услуги могут быть какими угодно. Список может составить десятки страниц. Например, автотранспортом компании доставили работнику на дачу пару ящиков кирпичей, и из зарплаты удержали стоимость бензина.

Так вот: либо не оказывайте услуги работникам, либо делайте это бесплатно, либо покупайте ККМ и проводите эти расчеты через кассу.

Какие услуги компания может оказать работникам без ККМ

Если удержать из зарплаты работника деньги за оказанную ему услугу, это будет считаться приемом денежных средств с использованием наличных или электронных средств платежа за оказываемые услуги.

При этом Минфин России в письме от 25 января 2019 года № 03-01-15/4355, почему-то, выделил отдельно два вида услуг, когда не нужно применять ККТ:

• работник возмещает расходы компании на покупку бланка трудовой книжки;
• работник возмещает расходы на мобильную связь.

Возмещение работником именно этих расходов компании не относится к расчетам, значит и ККТ применять не нужно. Хотя, подобных расходов может быть намного больше. Например, работникам с последующим удержанием из зарплаты могут оказываться услуги в салонах красоты и медучреждениях, в фирмах, которые оказывают любые бытовые услуги или услуги по ремонту и настройке ПК и т. д.

Если в вашей компании практикуется оказание услуг работникам, вы используете подобную схему для расчетов с персоналом, оформляй это иначе. Один из способов, хорошо известный и законный - деление заработной платы на части: оклад и премия или оклад и гонорар. Поскольку премия - составляющая переменная, её можно выплатить и в большем, и в меньшем размере.

У вас есть еще время пересмотреть варианты оформления услуг, оказываемых своим работникам. До 1 июля 2019 года не применять ККТ можно: при расчетах с физлицами в безналичном порядке; при зачете и возврате предоплаты и (или) авансов; при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг.

Штраф за оказание услуг работникам без ККМ

Если фирма окажет услугу своему работнику, оплату удержит из его заработной платы и не выдаст чек, фирму могут оштрафовать по части 6 статьи 14.5 КоАП РФ. На кассира может быть наложен штраф в размере 2000 рублей, на организацию – 10 000 рублей.

Суммы штрафов пока небольшие, но сама по себе процедура проверки и выявления нарушений ничего хорошего не принесет ни директору, ни бухгалтеру.