Когда электронный документ не может быть равнозначным бумажному

Подпись электронных документов

ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета.

В стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде.

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Поскольку Закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета, принять к учету первичный документ в электронном виде можно с любой электронной подписью. Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота (Письмо Минфина от 22 февраля 2019 г. № 07-01-09/11672).

Какие виды ЭП предусмотрены законом

При формировании электронных первичных документов организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронные подписи бывают двух видов – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Усиленная электронная подпись подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам с собственноручной подписью, если это установлено законом (иными нормативными актами) или соглашением сторон (ст. 5, 6 Закона № 63-ФЗ).

Электронные документы, подписанные КЭП

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Однако в письме ФНС от 3 апреля 2023 г. № ЕА-4-26/3976@ найдем важное уточнение.

В соответствии со статьей 11 Закона № 63-ФЗ КЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении условий, предусмотренных пунктами данной статьи:

1. квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
2. квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
3. имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

В соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 14 Закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия такого сертификата, которые участвуют в проверке действительности квалифицированной электронной подписи.

Когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.