Как ввести в компании кадровый электронный документооборот

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений - создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 ТК РФ).

Вести документооборот организации в электронном виде - не обязанность. Работодатель может сам принимать решение о введении электронного документооборота.

У системы КЭДО есть ряд весомых плюсов. Работа с удаленными сотрудниками (и с новыми кандидатами) становится проще и подписание документов с ними происходит более оперативно. Можно существенно сократить расходы не только на почтальонов и курьеров для отправки нужных документов, но и на ведение кадрового делопроизводства.

КЭДО можно вести посредством следующих информационных систем:

• Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»;

• личной информационной системы работодателя, которая позволяет обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, должное хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Кадровый электронный документооборот вводится в организации на основании локального нормативного акта.

Данный ЛНА должен содержать:

• сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот

• порядок доступа к информационной системе работодателя

• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот

• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также сведения о дате введения электронного документооборота

Что еще нужно для перехода на КЭДО

Помимо принятого локального документа, для перехода на КЭДО нужно получить письменные согласия работников.

Если работник не предоставил согласие, это значит, что он отказался переходить на электронный документооборот. Но у него есть право передумать и предоставить согласие позже (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ).

Не нужно получать согласие на КЭДО от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

При этом КЭДО нельзя применять по отношению к ряду документов:

• трудовым книжкам

• актам о несчастном случае на производстве по установленной форме

• приказам (распоряжениям) об увольнении работника

• документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником

Алгоритм для правильного перехода на КЭДО

1.Сначала нужно назначить ответственного сотрудника, который возьмет на себя обязанности по созданию необходимых локальных нормативных актов. Он же уведомляет сотрудников о переходе на новый формат и оформляет им электронные подписи для работы с КЭДО. Назначение оформляется соответствующим приказом.

2.После нужно удостовериться в технологической готовности к КЭДО. На этом этапе нужно выбрать желаемую систему электронного документооборота и оформить всем сотрудникам электронные подписи для такой системы.

3.Зафиксируйте решение о введении КЭДО в локальном акте организации.

4. Сотрудников нужно оповестить о том, что у них есть право как получать документы в бумажном виде, так и перейти на электронный документооборот. Они должны предоставить письменное согласие и зафиксировать в нем желаемый способ получения документов.

Может ли сотрудник требовать предоставить ему документы электронно, если кадровый документооборот в компании не введен?

Не может! Если в компании КЭДО не введен, работодатель обязан оформлять и предоставлять сотрудником документы (и их копии) только в бумажном виде, и только на основании полученных от них письменных заявлений. Эту позицию обозначил Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в своем Определении по делу № 88-11370/2023.

Отметим важные нюансы

• Решение ввести систему КЭДО нужно зафиксировать в локальном нормативном акте организации

• Работодателю нужно заранее уведомить сотрудников о переходе на электронную систему документооборота

• У сотрудников все еще есть право направить работодателю письменное заявление и получить бумажные копии документов

• Работники используют «простую» электронную подпись, работодатель - усиленную