Как подтвердить обоснованность расходов на ГСМ

Судьи высшей инстанции считают, что ненадлежаще заполненными путевыми листами специализированная автотранспортная организация не может подтвердить произведенные затраты на ГСМ со служебными целями (определение ВАС РФ от 05.07.2012 № ВАС-8567/12).

В частности, представленные путевые листы не содержали конкретный маршрут следования с указанием наименования организации и адреса. В ряде путевых листов отсутствовали показания спидометра, пройденное расстояние (пробег), показания спидометра и километраж по каждому маршруту. Кроме того, в ряде документов отсутствовали подписи с расшифровкой пользователей транспортного средства напротив каждого рейса,  переходящие значения остатков топлива в баках при выезде и возвращении несоответствовали, списание расходов по ГСМ производилась исходя из количества заправленного ГСМ на складе, а оплата — по фактическому расходу ГСМ.

Арбитры привели аргумент, что целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие же информации о конкретном месте следования не позволяет установить, что автомобиль использовался  сотрудниками в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист, оформленный с нарушениями и ненадлежащим образом, не может подтверждать осуществленные расходы на приобретение горюче - смазочных материалов.