Можно ли разработать свою форму авансового отчета?

Организация (ООО) разработала собственную форму авансового отчета (документа, в котором сотрудник организации отчитывается об использовании денег, выданных ему под определенное поручение). Существующая унифицированная форма авансового отчета № АО-1 неудобна для Общества, так как в ней нет нужных ему полей и в то же время присутствуют ненужные поля. Например, в унифицированной форме есть строка «аванс из кассы», а ООО рассчитывается с подотчетными лицами только по безналу. Собственную форму отчета организация закрепила в учетной политике. Можно ли использовать такой документ для принятия к учету расходов, осуществленных сотрудником, при расчете налога на прибыль?

Этот вопрос Министерство финансов РФ рассмотрело в Письме от 8 июля 2011 года № 03-03-06/1/414. Минфин указал, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме. В случаях, когда такая форма для документа не предусмотрена, «первичка» должна обязательно содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете» (название документа, дата, содержание операции, подписи и др.).

Согласно Постановлению Госкомстата от 24 марта 1999 года № 20 организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, не удаляя при этом имеющиеся в них реквизиты. Изменения должны быть закреплены во внутреннем документе организации. Постановление также разрешает расширять и сужать графы и строки в «первичке», включать дополнительные строки и вкладные листы. Финансисты делают вывод, что налогоплательщик может использовать доработанную форму авансового отчета № АО-1, если при ее изменении учтены требования п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете» и Постановления Госкомстата № 20. Доработанная форма должна быть утверждена в учетной политике организации.