Расходы нужно списывать датой электронного документа

Если документ, подтверждающий расходы, составлен в электронном виде, в налоговом учете затраты списывают на дату составления этого документа. Письмо Минфина РФ от 30 мая 2018 года № 03-03-06/1/36756.

Подтверждающий расходы документ может быть оформлен в электронном виде и заверен цифровой подписью. Но только в случае, если закон или другой нормативный акт не требует обязательной бумажной формы документа (письма Минфина России от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24, от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190).

Как правило, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, в ряде случаев признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). В статье 5 Закона № 63-ФЗ говорится, что усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Электронные подписи стало возможным использовать не только при совершении гражданско-правовых сделок, но и при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении иных юридически значимых действий.

Согласно НК, расходы включаются в «прибыльную» базу в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся исходя из условий сделки (договора), независимо от даты перечисления денег.

Минфин указал, что если первичный документ, подтверждающий расходы для налога на прибыль, составлен в электронном виде, датой признания расходов целях является дата такого электронного документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.