Остаток подотчетной суммы может попасть в расчетную базу по страховым взносам

Если работник организации вовремя не отчитался об использовании выданных ему подотчетных денег, может возникнуть необходимость начислить на эту сумму страховые взносы. Письмо Минтруда России от 12 декабря 2014 г. № 17-3/В-609.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, где есть запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если работник в установленный срок не представляет авансовый отчет, то выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед организацией. На основании статьи 137 Трудового кодекса они могут быть удержаны из заработной платы работника. Если работодатель произвел такое удержание, объекта обложения страховыми взносами не возникает. Если работодатель принимает решение не удерживать подотчетные средства из заработной платы работника, их следует рассматривать как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и облагать страховыми взносами (ст. 7, 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
 Если же работник представил авансовый отчет с опозданием, а организация уже начислила на подотчетную сумму страховые взносы, работодатель может пересчитать базу для начисления страховых взносов и суммы начисленных и уплаченных взносов.