Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

При этом сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: текущее и архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении в течение 2 лет.

По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия принимает решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы.

Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным. Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Имейте в виду: предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет. После того как этот срок истечет, документы подлежат уничтожению.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и краткосрочных командировок хранят не менее 5 лет.

Дополнительные материалы:

Хранение бухгалтерских документов