Авансовый отчет

01.07.2011

Вопрос

В нашей организации (Некоммерческое Партнерство) на имя директора открыта корпоративная пластиковая карта для использования в заграничных командировках. С этой карты были сняты наличными деньги под авансовый отчет сотруднику для оформления виз, покупки билетов и прочих расходов.
По окончанию командировки на руках у сотрудника осталась часть снятой суммы.
1. Каким образом правильно оформить документы по возврату средств на счет организации?
2. Нужно ли оформлять приказ на командировку и индивидуальное задание (например: оплатить визы и билеты).

Благодарю за помощь!

Ответ

Командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения в том случае, если обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В письмах Минфина РФ от 19.11.2009 г. № 03-03-06/1/164, от 14.09.09 г. № 03-03-05/1/169 приведен перечень документов, оформление которых обязательно для документально подтверждения расходов на командировки. По мнению контролирующих органов к таким документам относятся:
- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;
- командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в силу п. 7, 15 Положения об особенностях направления работников с служебные командировки ( утв. Постановлением Правительства РФ  от 13.10.2008 г. № 749) обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ);
- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.);
- служебное задание. Однако по поводу его оформления существует двоякое мнение контролирующих органов. Так, в письмах Минфина РФ от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169 и УФНС  России по г. Москве от 25.11.2009 г. №МН-22/3/890 отмечают, что служебные задания и приказы руководителя о направлении сотрудников в командировки оформлять не нужно.
Однако отметим, что требование оформлять служебное задание и отчет о его выполнении предусмотрены п. 6, абз. 3 п. 26 Положения о командировках. Поэтому их отсутствие может вызвать претензии налоговых органов при проверке. В связи с этим рекомендуем вам в любом случае оформлять эти документы. Это подтверждают и Письма УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486, от 11.08.2009 N 16-15/082607.2, от 22.06.2009 N 16-15/062978@, от 05.06.2009 N 16-15/057712. В них налоговики также указали на обязательность оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
    В пункте 15 Положения о командировках указано, что при  командировке за границу командировочное удостоверение не требуется. Это вызвано тем, что отметки о пересечении государственной границы ставятся в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывает к авансовому отчету о командировочных расходах. Исключение составляют страны СНГ,  с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы.
    Напомним, что подотчетное лицо обязано отчитаться по выданным ему денежным средствам в течение трех дней со дня возвращения из командировки, составив авансовый отчет и предоставив документы, подтверждающие произведенные расходы
    В случае, если подотчетное лицо израсходовало не все денежные средства, оно обязано вернуть их в кассу организации на основе приходного кассового ордера (утв. Постановлением Госкомстата РФ 18.08.1998 г. № 88). Сумма остатка неизрасходованных подотчетных средств отражается в авансовом отчете.

Поделиться