Подотчетные средства
09.02.2011Ответ
Денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям п. 3.3 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты.
При возвращении сотрудника из командировки, кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т.д.), к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты: квитанций банкоматов, слипов и др. (Письмо Минфина РФ от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666). Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке "Получен аванс". При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором (Письмо Минфина России от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23).
В рассматриваемой ситуации оплата проживания нескольких командированных работников в гостинице произведена одним из работников, получившим для этого денежные средства под отчет. Считаем, что данное обстоятельство не является препятствием для признания произведенного расхода экономически обоснованным и документально подтвержденным (при наличии надлежащим образом оформленных первичных документов).
Указанный расход признается на дату утверждения авансового отчета на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
