Подотчетные средства

09.02.2011

Вопрос

Сотрудники фирмы были в загранкомандировке, за проживание в гостинице оплатил один за всех корпоративной картой, как правильно оформить авансовые отчеты! помогите!

Ответ

Денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям п. 3.3 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты.
При возвращении сотрудника из командировки, кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т.д.), к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты: квитанций банкоматов, слипов и др. (Письмо Минфина РФ от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666). Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке "Получен аванс". При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором (Письмо Минфина России от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23).
В рассматриваемой ситуации оплата проживания нескольких командированных работников в гостинице произведена одним из работников, получившим для этого денежные средства под отчет. Считаем, что данное обстоятельство не является препятствием для признания произведенного расхода экономически обоснованным и документально подтвержденным (при наличии надлежащим образом оформленных первичных документов).
Указанный расход признается на дату утверждения авансового отчета на основании пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Поделиться