командировки

21.07.2010

Вопрос

как правильно оформить оплату фактически произведенных расходов сотрудника в командировке, не выдавая ему суточных, а оплатив ему все расходы постфактум?.

Ответ

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.  Т.е. первое, что у вас должно быть – это приказ о направлении в командировку с указанием срока.
Далее. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируют сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 Трудового кодекса РФ)
Т.е. за все дни нахождения в командировке вы должны начислить сотруднику заработную плату в виде среднего заработка. Помимо среднего заработка, вы также начисляете суточные.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
     - расходы по проезду;      
   - расходы по найму жилого помещения;      
    - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);    
     - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом).
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам. При этом они должны быть подтверждены первичными документами (статья 252 НК РФ).  Первичным документом в данном случае является авансовый отчет. Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Чтобы руководитель утвердил авансовый отчет, к нему обязательно должен быть составлен и приложен письменный отчет о выполненной работе в командировке. Иначе расходы по авансовому отчету не могут быть учтены в  налоговом учете. (Письмо ФНС России от 25ноября 2009 г. №МН-22-3/890, письмо Минфина России от 14 сентября2009 г. №03-03-05/169).
Если командировка по России, то к авансовому отчету обязательно нужно приложить командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны.

Поделиться