Возврат подотчетных средств

13.07.2010

Вопрос

Если сотруднику были перечислены деньги под отчет на хоз нужды на пластиковую карту и он их потратил не полностью, как оформить возврат средств?

Ответ

Уважаемая Наталья, здесь можно поступить несколькими способами. Во-первых, поскольку пластиковая карточка находится в пользовании сотрудника и является его личной собственностью, то организация не может самостоятельно удержать с нее денежные средства. Поэтому вы должны попросить сотрудника снять деньги с его личной пластиковой карточки и вернуть их в кассу предприятия на основании предоставленного авансового отчета. Возврат денег в данном случае вы оформляете по дебету счета 50 и кредиту счета 71. Деньги сдаете в банк. В противном случае остаток неиспользованных подотчетных сумм налоговики могут начислить в доход сотруднику и удержать с них НДФЛ в размере 13%.
Второй вариант. Вы можете составить внутренний приказ по организации выдачи подотчетных сумм на пластиковые карточки.  В связи с тем, что организация не может самостоятельно изыскивать с карточки сотрудников остаток неизрасходованных подотчетных сумм, их остаток по авансовому отчету, считать выданным на хозяйственные нужды. Срок использования подотчетных сумм - один месяц. По окончании месяца сотрудник обязан предоставить авансовый отчет, либо сдать наличные деньги в кассу. С приказом вы должны ознакомить сотрудника, получающего деньги под отчет.
Если не возврат подотчетных сумм с карточки сотрудников будет носить системный характер, то здесь у налоговиков может возникнуть подозрение, что данные суммы являются дополнительным заработком сотрудника. Поэтому с них надо будет удерживать не только НДФЛ, но и страховые взносы в  пенсионный фонд.

Поделиться