Учет командировочных расходов для целей налога на прибыль

Ответ

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

 При такой ситуации затраты на проживание командированного сотрудника в гостинице могут быть отнесены в расходы при исчислении налога на прибыль в размере фактических затрат, подтвержденных справкой из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, при условии наличия иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Таким образом, расходы в виде суточных могут быть учтены в целях налогообложения прибыли исходя из их размера, определенного в коллективном договоре (локальном нормативном акте), и количества дней фактического нахождения в командировке в соответствии с командировочным удостоверением.

Также к прочим расходам, учитываемым при налогообложении прибыли как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, относится оплата проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налоговый кодекс не содержит ограничений в размере возмещения стоимости билетов. Организация вправе отнести на расходы в целях налогообложения прибыли стоимость билетов в бизнес-классе для состоящих в штате командированных сотрудников при наличии соответствующих подтверждающих документов. Однако, на наш взгляд, возможность отправлять сотрудников в командировку билетами бизнес-класса следует прописать в коллективном договоре или нормативном акте.

Дополнительно, чтобы избежать вопросов со стороны проверяющих, в положении о командировках необходимо зафиксировать перечень сотрудников, которым положены билеты бизнес-класса, указав при этом преимущества такого перелета. Например, в вашем случае это может быть возможность пользоваться интернетом во время полета для координации работы отдела продаж. И в случае подтверждения расходов на проезд и на проживание должны быть оправдательные документы, служащие основанием для признания расходов на служебные командировки.

Это могут быть: приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе, служебные записки, командировочное удостоверение, справка из гостиницы с подтверждением того, что работник проживал в ней, а также с подтверждением периода проживания и стоимости и др.

О. Молчанова, эксперт электронного издания «Бератор», специальный корреспондент Бухгалтерия.ру www.berator.ru