Использование автотранспорта сотрудника
26.08.2013Ответ
Если сотрудник организации, в том числе директор, часто использует личный автомобиль в служебных целях, то имеет экономический смысл заключить с ним договор аренды транспортного средства. Поступить так целесообразней с точки зрения учета расходов организации на компенсацию за использование личного авто в служебных целях. В отличие от компенсации понесенных работником расходов, цену договора аренды можно учесть в расходах при расчете единого налога полностью (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Главное чтобы цена договора аренды не превышала рыночную цену в вашем регионе. Такие рекомендации дает Минфин России в письме от 19 августа 2005 г. N 03-11-04/2/52.
Вместе с тем не следует забывать, что арендная плата в пользу сотрудника облагается НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Организация как налоговый агент и источник выплат обязана рассчитать и заплатить в бюджет налог с дохода работника.
В бухгалтерском учете арендованные основные средства относят в дебет забалансового счета 001 по цене договора аренды. Когда срок договора аренды закончится, возврат основного средства отражают по кредиту этого счета (приказ Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Арендная плата и расходы на эксплуатацию относят к расходам по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 5, 7, 18 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком структурном подразделении используется автомобиль арендную плату отражают проводкой:
Дебет 20 (23,25,26,44) Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
-- начислена арендная плата за пользование автомобилем сотрудника.