Использование автотранспорта сотрудника

26.08.2013

Вопрос

ООО на УСН доходы минус расходы использует для своих целей автотранспорт сотрудника. Компенсационные выплаты за использование автотранспорта сотрудник не получает (так как он является директором). Расходы по содержанию и заправке авто осуществляет организация. Договора аренды автотранспорта между сотрудником и организацией нет соответственно и нет арендных платежей за пользование авто. Какое должно быть документальное оформление, бух и налоговый учет использования личного транспорта сотрудника в производственных целях организации. Какие виды договоров могут быть заключены в данной ситуации?

Ответ

Если сотрудник организации, в том числе директор, часто использует личный автомобиль в служебных целях, то имеет экономический смысл заключить с ним договор аренды транспортного средства. Поступить так целесообразней с точки зрения учета расходов организации на компенсацию за использование личного авто в служебных целях. В отличие от компенсации понесенных работником расходов, цену договора аренды можно учесть в расходах при расчете единого налога полностью (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Главное чтобы цена договора аренды не превышала рыночную цену в вашем регионе. Такие рекомендации дает Минфин России в письме от 19 августа 2005 г. N 03-11-04/2/52.
Вместе с тем не следует забывать, что арендная плата в пользу сотрудника облагается НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Организация как налоговый агент и источник выплат обязана рассчитать и заплатить в бюджет налог с дохода работника.
В бухгалтерском учете арендованные основные средства относят в дебет забалансового счета 001 по цене договора аренды. Когда срок договора аренды закончится, возврат основного средства отражают по кредиту этого счета (приказ Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Арендная плата и расходы на эксплуатацию относят к расходам по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 5, 7, 18 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком структурном подразделении используется автомобиль арендную плату отражают проводкой:
Дебет 20 (23,25,26,44)   Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
-- начислена арендная плата за пользование автомобилем сотрудника.

Поделиться