Что учитывать бухгалтеру при расчете отпускных в 2018 году?

Из письма в редакцию

Скоро начнется сезон отпусков – горячая пора для бухгалтерии. Зависит ли порядок начисления отпускных от того, по какому договору работает сотрудник? Какие изменения трудового законодательства нужно учитывать в 2018 году?

Мнение эксперта

На ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней имеют право все работники, отношения с которыми оформлены в виде трудового договора. Это и штатные работники, и совместители, и сезонные работники, и те, кто работают по срочному договору, и сотрудники-надомники.

Есть несколько нюансов, которые нужно учесть при расчете отпускных выплат в 2018 году:

• при расчете среднедневного заработка нужно учесть коэффициент, на который был индексирован оклад сотрудника в прошлом году;
• платить НДФЛ с отпускных нужно в последний день месяца, в котором они были начислены;
• отпускник должен получить положенные ему деньги за три дня до того, как он уйдет в отпуск.

Теперь вспомним главные правила расчета сумм отпускных.

Порядок расчета отпускных выплат

Сумму отпускных рассчитывают исходя из среднего заработка работника. Общий порядок исчисления среднего заработка при оплате отпуска установлен статьей 139 Трудового кодекса, а его особенности утверждены Положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее – Положение № 922)).

Вы легко рассчитаете отпускные для сотрудника, который отработал весь год без больничных и отгулов и получал оклад без вычетов или дополнительных начислений.

Прежде всего, выплаты, положенные работнику, зависят от величины его среднего дневного заработка в расчетном периоде. Обычно этот период составляет 12 месяцев. Формула, которой пользуется бухгалтер, выглядит так:

СДЗ = ЗП : (12 × 29,3),

где:

— СДЗ – сумма среднего дневного заработка;

— ЗП – сумма зарплаты, полученной отпускником в расчетном периоде;

— 12 – количество месяцев в году;

— 29,3 – среднее число дней, приходящихся на один рабочий месяц, принимаемое при расчете отпускных.

Чтобы получить сумму отпускных, полученное значение среднего дневного заработка нужно умножить на число дней, которое работник проведет в отпуске.

Читайте также «Отпускные в бухгалтерском и налоговом учете»

Расчет отпускных с учетом больничных и пропусков

Каждый работник мог в расчетном периоде быть на больничном или в отпуске за свой счет, или съездить в командировку. Эти периоды следует вычесть, то есть немного преобразовать указанную выше формулу.

Например, ваш сотрудник со 2 по 12 апреля 2018 года болел. Всего в апреле 30 дней, а значит, в апреле он отработал 19 дней. Таким образом, среднее количество дней в апреле для данного работника составит 18,55 (29,3 дн. : 30 дн. × 19 дн.). Во всех остальных одиннадцати месяцах среднее количество дней – стандартное (29,3).

Подставляем полученный результат по апрелю в вышеприведенную формулу, чтобы получить значение среднедневного заработка работника:

СДЗ = ЗП : (11 × 29,3 + 18,55).

Аналогично нужно рассчитать СДЗ при командировках и других случаях, когда за работником сохранялся средний заработок, а также он находился в отпусках за свой счет.

Читайте также «Больничный в отпуске с последующим увольнением»

Индексация оклада

В расчетном периоде оклад работника мог быть проиндексирован. Этого требует трудовое законодательство. В расчетах среднего дневного заработка следует учесть и коэффициент индексации. Его определяют путем деления суммы оклада после повышения на сумму оклада до индексации.

Например, января по октябрь (десять месяцев) работник имел ежемесячный оклад в 20 000 рублей. Потом оклады были повышены, и работник в ноябре и декабре (два месяца) стал получать 25 000 рублей. Коэффициент индексации равен 1,25 (25 000 руб. : 20 000 руб.). Расчет среднедневного заработка будет такой:

(10 мес. × 20 000 руб. × 1,25 + 2 мес. × 25 000 руб.) : 12 мес. × 29,3 = 853,24 руб.

Если отпуск работника составляет 28 дней, ему нужно выплатить 23 890, 78 руб. (853,24 руб. × 28 дн.).

Отпускные при дополнительных начислениях

Если в расчетном периоде работнику начисляли премии или надбавки за производственные результаты (за класс, особую сложность работ и др.), эти выплаты нужно учесть в расчете суммы отпускных выплат. Если работник премируется ежемесячно, то сумму премии нужно прибавить к зарплате.

Таким образом, премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, учитываются при расчете отпускных.

Однако премии берутся в расчет, только если они относятся к текущему календарному периоду. Например, если работнику в 2018 году была выплачена премия за работу в 2017 году, то в расчете отпускных эта сумма не учитывается.

В расчет отпускных не включают выплаты, начисленные работникам к праздничным и юбилейным датам, поощрения за активную общественную работу.

Выплаты, которые не учитываются

Кроме того, в расчет отпускных не включают выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие) (п. 3 Положения № 922).

Также нужно исключить начисления (и периоды времени), связанные с командировками. Это оплата среднего заработка, выплачиваемая командированному работнику, и суммы, выплаченные ему за работу в выходные или праздничные дни, приходящиеся на период командировки (или если он в такие дни выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно). За эти дни ему положен двойной оклад или одинарная оплата отработанного дня с предоставлением другого дня отдыха.

Читайте также «Переходящие отпускные в налоговом учете»

Подпишись на рассылку