Ваш главбух в отпуске? А кто у вас «главный по первичке»?

Главбух, уходя в отпуск, обязан предупредить «главного по первичке» о том, что к учету запрещено принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни. Попросту говоря – мнимые и притворные сделки.

Опасно использовать и заведомо подложные документы – это деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказывается штрафами, обязательными и исправительными работами, и даже арестом.

Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, будут проверять с особым пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:

• орфографические ошибки;
• дописки текста;
• дорисовывание подписи или печати;
• подтирки и травления текста химическими растворителями;
• следы посторонних чернил;
• смазывание текста или оттиска печати;
• разная бумага в одном многостраничном документе;
• использование факсимиле.

Кроме того, при проверке первички инспектор обязательно сверит подписи.

Что делать со счетами-фактурами

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. За главбуха, как и за директора, счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Может ли за обоих подписать счет-фактуру одно лицо?

А кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Это может быть сотрудник, которому это поручено на время этого отпуска. Одного приказа будет недостаточно. Сотруднику, который в период отпуска главбуха будет подписывать счета-фактуры, а также сдавать или получать документы из госорганов, понадобится отдельная доверенность.

Как ее оформить

Банковские документы

Очень существенный вопрос – это подписание банковских документов. Если замещающему главбуха работнику дается право подписи банковских документов надолго, то нужно заново оформить банковские карточки. В них, кроме образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть и образцы подписей замещающих их лиц. Только в этом случае они смогут подписывать платежные поручения и чеки. Если право подписи предоставлено кратковременно, к имеющейся карточке нужно просто оформить в банке временные карточки.

Как заполнить банковскую карточку

Если у вас стоит система «Банк-клиент», то оформлять банковские карточки для оформления платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Но об этом нужно выпустить отдельный приказ о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.

Если придет проверка

Если во время отпуска главного бухгалтера придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет. А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете из-за отпуска главбуха попросить продлить срок для их представления (п. 3 ст. 93 НК РФ). Как правило, инспекция идет навстречу.

Вспомним, какие документы могут запросить

Первичный документ составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если это невозможно – непосредственно после его окончания. Вот стандартный перечень первичных документов, которые применяют большинство компаний.

К первичным документам, которые принимаются для подтверждения расходов в налоговых целях, выставляются особые требования. Какие это требования.

Практика показывает, что наиболее пристальное внимание налоговики уделяют некоторым первичным документам

Подпишись на рассылку