За границу с банковской картой

Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить командированному сотруднику суточные, расходы по проезду и по найму жилого помещения. С разрешения или ведома работодателя могут быть возмещены и другие расходы. Порядок и размеры возмещения каждая компания определяет самостоятельно и «закрепляет» в локальном нормативном акте.

Для покрытия предстоящих командировочных расходов работнику выдается денежный аванс. В дальнейшем в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки работник обязан отчитаться о расходовании подотчетных сумм: заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы по имевшим место затратам. (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 10, 23, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Для целей бухгалтерского и налогового учета ключевым моментом является утверждение авансового отчета, поскольку именно на эту дату признаются командировочные расходы. Следовательно, до момента утверждения авансового отчета авансом являются:

• денежные средства, перечисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника;

• наличные суммы, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за услуги, произведенные с использованием корпоративной карты.

Руководствуясь этим выводом, рассмотрим особенности учета затрат, произведенных в иностранной валюте и оплаченных банковской картой.

Используем личную карту работника

Денежный аванс под отчет зачастую перечисляется на рублевую личную или «зарплатную» карту работника, направленного в деловую поездку. Представители Минфина и Федерального казначейства одобряют такой подход, считая возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. (Письма Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 г., Минфина РФ от 05.10.2012 г. № 14-03-03/728, Федерального Казначейства РФ от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).

Чтобы свести к минимуму риски налоговых споров, целесообразно:

• в учетной политике организации предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• получить от работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288); указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288);
• получить от работника оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты, в частности, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина РФ от 06.04.2015 г. № 03-03-06/2/19106). Эти документы прилагаются к авансовому отчету.

В данном случае работнику в качестве аванса перечисляются на банковскую карту рубли, а «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Значит, организация не осуществляет операции в иностранной валюте. Как следствие, не подлежат применению нормы ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). В целях налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета; затраты не пересчитываются по курсу на дату перечисления аванса (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, в бухгалтерском и налоговом учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. На практике курс конвертации банка, как правило, выше курса ЦБ РФ. Поэтому с рублевой карты работника сумма списывается в большем размере.

В создавшихся условиях работодателю необходимо принять решение: как поступить с расходом в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью (компенсировать эти затраты работнику или нет). Принятое решение целесообразно закрепить в соответствующем локальном акте по предприятию.

     ПРИМЕР 1 
Сотрудник направлен в командировку в Италию с 8 по 11 июня 2015 г.
Положением о командировках, действующем в торговой организации, предусмотрены следующе условия:
при использовании личной банковской карты в служебных командировках расходы на конвертацию валюты при оплате товаров (работ, услуг) картой возмещаются работнику в случае представления банковской выписки; 
выплата суточных в размере 60 Евро при направлении в Италию.
Совершены следующие операции:
05.06.2015 г. – выданы под отчет авиабилеты, приобретенные работодателем – 24 000 руб.;
05.06.2015 г. – аванс зачислен на личную карту работника – 35 000 руб;
11.06.2015 г. – оплачен счет гостиницы за проживание 430 Евро (согласно выписке банка со счета списано 26 500 руб.);
15.06.2015 г. – утвержден авансовый отчет (работник представил в бухгалтерию банковскую выписку по личной карте).
В учете бухгалтер отразил следующие проводки:
05.06.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 «Денежные документы»

     – 24000 руб. – выданы под отчет авиабилеты;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

     – 35000 руб. – перечислен аванс на личную карту работника;
15.06.2015 г.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

     – 14 754,10 руб. (60 Евро × 4 дня × 61,4754* руб.) – признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ

     – 26 434,42 руб. (430 Евро × 61,4754* руб.) – признаны расходы на проживание в гостинице;
ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71

     – 65,58 руб. (26500 – 26434,42) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

     – 24 000 руб. – признаны расходы на авиаперелет;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

     – 6254,10 руб. (14754,10 + 26434,42 + 65,58 – 35000) – сумма перерасхода зачислена на личную карту работника.

Отдельного внимания заслуживает расчет НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Напомним: суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Суточные, превышающие 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, облагаются НДФЛ (п. 5 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем датой получения такого дохода является дата утверждения авансового отчета.

Следовательно, при определении части суточных, облагаемых НДФЛ, пересчет производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату утверждения авансового отчета – утверждают чиновники (Письма Минфина РФ от 27.03.2015 г. № 03-04-07/17023, от 29.12.2014 г. № 03-04-06/68074, ФНС РФ от 07.04.2015 г. № БС-4-11/5737).

     ПРИМЕР 2
Воспользуемся условиями Примера 1. Определим сумму НДФЛ, которую бухгалтер должен удержать со сверхнормативных суточных.
Налоговая база составит 4754,10 руб. (60 Евро × 4 дня × 61,4754** руб. – 2500 руб. × 4 дня)
НДФЛ к уплате 618 руб. (4754,10 руб. × 13%).
На дату очередной выплаты заработной платы бухгалтер отразил в учете запись:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 «НДФЛ»

     – 618 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Используем корпоративную карту

Корпоративные банковские карты представляют собой форму безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет денежные средства принадлежат организации – работодателю. Находясь в деловой поездке, сотрудник имеет возможность не только расплатиться картой за те или иные услуги, но и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка. (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации 24 декабря 2004 г. № 266-П). Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным.

Рублевая корпоративная карта

При использовании рублевой корпоративной карты за пределами РФ, банк конвертирует необходимую сумму платежа. При этом применяется курс, установленный в договоре, заключенном с банком. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ. Так же, как и в ситуации, когда в поездке используется «зарплатная» или личная карта работника, при расчетах корпоративной картой компания не совершает операций в иностранной валюте. Значит, в бухучете ПБУ 3/2006 не применяется, а для целей налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, в налоговом и бухгалтерском учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных картой (величина затрат определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета). Кроме того, на основании бухгалтерской справки признаются расходы на конвертацию (то есть, разница между суммой, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью).

     ПРИМЕР 3
Сотрудник направлен в командировку в Португалию с 3 по 5 июня 2015 г.
Положением о командировках, действующем в торговой организации, установлены суточные в размере 40 Евро при направлении в Португалию.
Совершены следующие операции:
29.05.2015 г. – выданы под отчет авиабилеты, приобретенные работодателем – 22 000 руб.;
29.05.2015 г. – на рублевую корпоративную карту зачислено 40 000 руб.;
03.06.2015 г. – сотрудник обналичил суточные в банкомате за рубежом (согласно выписке банка со счета списано 7580 руб.);
05.06.2015 г. – оплачен счет гостиницы за проживание 280 Евро (согласно выписке банка со счета списано 17 550 руб.);
09.06.2015 г. – утвержден авансовый отчет. 
        
В учете бухгалтер отразил следующие проводки:
29.05.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 «Денежные документы»

     – 22 000 руб. – выданы под отчет авиабилеты;
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 51

     – 40 000 руб. – денежные средства, списанные с расчетного счета, зачислены на банковскую карту;
03.06.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»

     – 7580 руб. – сняты средства с корпоративной карты;
05.06.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»

     – 17 550 руб. – оплачен счет за проживание;
09.06.2015 г.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – 7500,64 руб. (40 Евро × 3 дня × 62,5053*** руб.) – признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71

     – 79,36 руб. (7580 – 7500,64) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

     – 17 501,48 руб. (280 Евро × 62,5053 руб.) – признаны расходы на проживание в гостинице;
ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71

     – 48,52 руб. (17550 – 17501,48) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

     – 22 000 руб. – признаны расходы на авиаперелет.

Валютная корпоративная карта

Если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать.

В налоговом учете положительные (отрицательные) курсовые разницы, образовавшиеся при переоценке имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов (расходов). Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п. 11 ст. 250, п. 5 п. 1 ст. 265, подп. 7 п. 4, п. 8 ст. 271, подп. 6 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). В бухучете положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникающие при пересчете, включаются в состав прочих доходов (расходов) (п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По общему требованию п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. При выплате аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

     ПРИМЕР 4
Воспользуемся условиями Примера 3.
Внесем некоторые коррективы в перечень совершенных операций. Предположим:
29.05.2015 г. – на валютную корпоративную карту зачислено 380 Евро;
03.06.2015 г. – сотрудник обналичил суточные (120 Евро) в банкомате за рубежом;
05.06.2015 г. – оплачен счет гостиницы за проживание 280 Евро (в т. ч. 260 Евро списаны с карты, 20 Евро доплачены наличными);
09.06.2015 г. – утвержден авансовый отчет.
Официальный курс ЦБ РФ:
29.05.2015 г. – 57,1433 руб./евро;
31.05.2015 г. – 58,0145 руб./евро;
03.06.2015 г. – 58,6038 руб./евро;
05.06.2015 г. – 61,9471 руб./евро;
09.06.2015 г. – 62,5053 руб./евро.
В учете бухгалтер отразил следующие проводки:
29.05.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 «Денежные документы» – 22 000 руб. – выданы под отчет авиабилеты;
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 52

     – 21 714,45 руб. (380 Евро × 57,1433 руб.) – перечислены средства на корпоративную карту;
31.05.2015 г.
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы» – 331,06 руб. (380 Евро × (58,0145 руб. – 57,1433 руб.)) – отражается положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
03.06.2015 г.
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы» – 223,94 руб. (380 Евро × (58,6038 руб. – 58,0145 руб.)) – отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет» – 7032,46 руб. (120 Евро × 58,6038 руб.) – сняты средства с корпоративной карты (суточные);
05.06.2015 г.
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы» – 869,26 руб. ((380 Евро – 120 Евро) × (61,9471 руб. – 58,6038 руб.)) – отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет» – 16 106,25 руб. (260 Евро × 61,9471 руб.) – оплачен счет за проживание;
09.06.2015 г.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – 7032,46 руб. – признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – 17 356,36 руб. (16106,25 руб. + 20 Евро × 62,5053 руб.) – признаны расходы на проживание в гостинице;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – 22 000 руб. – признаны расходы на авиаперелет.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 1250,11 руб. (20 Евро × 62,5053 руб.) – сумма перерасхода зачислена на «зарплатную» карту работника.

* 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

** 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

*** 1 Евро = 62,5053 руб. – курс ЦБ РФ на 09.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

Яна Лазарева, для журнала «Практическая Бухгалтерия»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Как рассчитать «суточные» работникам, командированным в Крым и Севастополь

О начислении взносов на суммы суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы

Как подтвердить зачисление подотчетных средств на личную банковскую карту работника