Штрафы за отсутствие путевого листа

При проверке документов на дорогах общего пользования у водителей, едущих на служебном транспорте, сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявить путевой лист.

Кто обязан оформлять путевые листы

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» (далее – Закон № 259-ФЗ) обязанность оформления путевых листов вменяется:

• компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
• транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
• компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
• транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи, троллейбусы, автобусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Но это неверно.

Согласно Уставу автомобильного транспорта путевой лист - это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Штраф за езду без путевого листа

Штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за такую езду в размере 500 рублей или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Но штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления.

За отсутствие на документе отметки медработника о предрейсовом медосмотре водителя организацию могут оштрафовать на 30 000 рублей, ее должностных лиц - на 5 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Такие же штрафы предусмотрены за нарушение требований технического осмотра транспортного средства (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Как оформлять путевой лист

Путевой лист - это не просто документ, дающий право водителю управлять транспортным средством. Он содержит информацию:

• об организации, выдавшей путевой лист (название, адрес, телефон, ОГРН);
• о водителе, управляющем транспортным средством (включая отметки о медосмотре);
• о транспортном средстве (включая дату и время предрейсового (предсменного) техосмотра);
• о маршруте следования.

Фирма может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, установленные:

• статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете»;
• приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152.

Использовать унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением Росстата от 28 ноября 1997 г. № 78, не запрещено. Но она должна соответствовать всем требованиям.

Путевой лист можно оформить на несколько дней, если водитель едет в многодневный рейс. В этом случае нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован.

Если же на одном автомобиле в течение смены работают несколько водителей, разрешено на всех выдать один путевой лист. Но в этом случае его нужно дополнить полями для проставления отметок медработника о каждом водителе (см. письмо Минтранса от 4 апреля 2019 г. № Д3-514-ПГ).

Путевые листы в учете

О важности оформления путевых листов свидетельствует практика, которая показывает, что они нужны, чтобы:

• иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
• обеспечить правильный учет топлива;
• иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.

Так, отсутствие путевых листов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. При несоставлении путевых листов налоговый инспектор признает экономически не оправданными и документально неподтвержденными затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией транспортного средства, в том числе в части стоимости израсходованных ГСМ. Именно правильно оформленный путевой лист рассматривается в качестве оправдательного документа для признания расходов, связанных с работой автотранспорта (см. Определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13).

Кроме того, за отсутствие первичных документов фирма может быть привлечена к ответственности по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения).