Нужна ли книга учета движения трудовых книжек, если все работники выбрали ЭТК?

Когда ведут книгу движения трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации:

• трудовых книжек, которые работодатель получил от сотрудника при приеме на работу;
• трудовых книжек и вкладышей в них, которые фирма сама выдала работнику.

Работник, который выбрал ЭТК, получает свою бумажную трудовую книжку на руки. Фирма при этом освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Если все сотрудники организации перешли на ЭТК, и работодатель выдал им на руки бумажные трудовые книжки, то записи в книге движения трудовых книжек следует прекратить за их неимением.

Саму книгу учета движения трудовых книжек надо передать на архивное хранение.

Срок хранения книги учета и вкладышей в них составляет 50/75 лет (п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Каков порядок прекращения ведения книги учета движения трудовых книжек

Порядок оформления прекращения ведения книги учета движения трудовых книжек законодательно не установлен.

Однако, по мнению специалистов Роструда, чтобы корректно это оформить, потребуется:

• сделать отметку о прекращении ведения книги учета. Проставьте на обложке дату первой записи и дату последней записи, указав срок и места хранения книги;
• сделать итоговую надпись на последнем заполненном листе книги «всего записей на … листах». Заверьте ее штампом отдела кадров.

Эти действия придется предпринять лицу, которое отвечает на фирме за учет и хранение трудовых книжек.

При этом имейте в виду, что после передачи книги на архивное хранение в организацию могут трудоустроиться работники, которые не отказались от бумажной трудовой книжки.

В этом случае вести работодателю придется возобновить учет и хранение трудовых книжек.

Надо ли указывать в книге учета движения трудовых книжек выбор работником ЭТК

При выдаче трудовой книжки в связи с переходом сотрудника на ЭТК, в ее бумажную форму надо внести запись о том, что работник выбрал электронную трудовую.

А в графе 13 книги учета движения трудовых книжек эксперты Роструда советуют при этом сделать следующую запись: «выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О. работника) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статье 66.1 Трудового кодекса (ч. 2 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ)».