Недостача при инвентаризации

Как выявить недостачи

Причинами недостачи могут быть:

• естественная убыль;
• ошибки при приеме и отпуске ценностей;
• злоупотребления материально ответственных лиц;
• чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).

Недостачи обычно выявляются:

• при инвентаризации:

– плановой;

– после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара);

• при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.

Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.

Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица.

Читайте также «Годовая инвентаризация - по новым правилам»

Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

Выявление недостач

Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94. Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 50, ...)
— выявлена недостача.

Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
— списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
— отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).

ПРИМЕР 1. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА
Перед составлением годового отчета АО «Актив» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:
— отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 42 000 рублей и с начисленной амортизацией в сумме 12 000 руб.;
— недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;
— недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.
Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.
В рабочем плане счетов «Актива» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств».
Бухгалтер «Актива» выявленные недостачи должен отразить так:
ДЕБЕТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»   КРЕДИТ 01

— 42 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;
ДЕБЕТ 02   КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»

— 12 000 руб. – списана сумма начисленной амортизации;
ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»

— 30 000 руб. – отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;
ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 41

— 12 360 руб. – отражена недостача товаров;
ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 50-1

— 73 руб. – отражена недостача наличных денег в кассе организации.

Читайте также «Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба»

Списание сумм недостач

Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость.

Списание недостач отражайте по кредиту счета 94:

ДЕБЕТ 20 (44, ...)   КРЕДИТ 94
— отражена недостача в пределах норм естественной убыли.

Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:

ДЕБЕТ 73-2   КРЕДИТ 94
— недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.

Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:

ДЕБЕТ 91-2   КРЕДИТ 94
– недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.

ПРИМЕР 2. СПИСАНИЕ НЕДОСТАЧИ
Вернемся к предыдущему примеру.
По итогам инвентаризации были приняты следующие решения:
— пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела);
— кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром АО «Актив» заключен договор о полной материальной ответственности).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 91-2   КРЕДИТ 94

— 30 000 руб. – отражен убыток от списания основного средства;
ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 94

— 12 360 руб. – недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 73-2   КРЕДИТ 94

— 73 руб. – сумма недостачи списана на виновное лицо;
ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 73-2

— 73 руб. – сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.