Резерв на оплату отпусков

Обычные расходы

С 2011 года все организации (за исключением малых предприятий, не являющихся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг), обязаны создавать резерв на предстоящую оплату отпусков, поскольку такие обязательства являются оценочными (п. 4, 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы») они отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Согласно пункту 8 ПБУ 8/2010 величина такого обязательства по отпускам персонала будет относиться на расходы по обычным видам деятельности (счета 20, 26 и другие).

Отпускные выплачиваются за счет созданного резерва. Следовательно, необходимости в повторном равномерном их распределении у организации нет, и их уже не отнести к расходам будущих периодов. В статье 324.1 НК РФ предусмотрена возможность формирования резерва на предстоящую оплату отпусков, значит принятие организацией решения о его создании – ее право, а не обязанность. Но метод учета расходов на отпускные должен быть закреплен в учетной политике организации.

Методика формирования

Конкретная методика формирования оценочных резервов, к сожалению, не установлена, поэтому предприятию надо разработать ее самостоятельно. Идеальным вариантом было бы формирование резерва по итогам каждого месяца по всем работникам исходя из количества заработанных ими за этот месяц дней отдыха и среднего заработка. Но это очень трудоемко. Поэтому организация вправе сформировать оценочные обязательства иначе. Главное – обосновать и закрепить конкретный порядок в учетной политике.

Учитывать оценочные обязательства следует на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». При создании обязательств их величина относится на расходы по обычным видам деятельности (в дебет счетов 20, 25, 26 …).

Бухгалтер это можно оформить следующими проводками:

Дебет 20 Кредит 96-1

– Создан резерв на оплату отпусков работников основного производства;

Дебет 26 Кредит 96-1

– Создан резерв на оплату отпусков работников административно-управленческого и обслуживающего персонала.

Есть два варианта создания резерва, во-первых его можно создать в начале года сразу на всю сумму отпускных за весь будущий отпуск.

Пример
Начислено за отчетный период заработной платы, без отпускных и пособий по временной нетрудоспособности – 5 745 104 руб. 
Фактически отработано за отчетный период персоналом – 4560 человеко-дней. 
Средняя заработная плата за 1 рабочий день (стр. 1 / стр. 2) – 1259,89 руб. 
Неиспользованного отпуска в отчетном году всеми работниками организации – 422 человеко-дней. 
Резерв на оплату неиспользованных отпусков (стр. 3 х стр. 4) – 531 673,58 руб. 
Страховые взносы (например, 30,2%) на сумму неиспользованного отпуска (стр. 5 х 30,2%) – 160 565,42 руб. 
Сумма резерва на оплату отпусков, переходящая на следующий год (стр.5 + стр.6) – 692 239,00 руб. 

Но можно пойти и другим способом, создать «живой» резерв, исходя из количества неотгулянных каждым сотрудником дней отпуска на конец каждого месяца. В этом случае сумма резерва для одного работника рассчитывается нарастающим итогом на конец каждого месяца по формуле:

Резерв на оплату годового отпуска одного человека = (СДЗ+СВ) х N дней, где:

СДЗ – среднедневная зарплата работника;

СВ – страховые взносы, исчисленные по формуле СДЗ х Тариф страховых взносов;

N – количество «уже заработанных» дней отпуска.

Для всей организации суммируем резервы по всем работникам.

Ежемесячно резерв уменьшается по мере списания использованных отпускных и увеличивается за счет возникновения права на отдых для каждого сотрудника за прошедший месяц на 2,33 календарных дня. При любом варианте учета может получиться так, что средств начисленного резерва в каком-либо месяце окажется недостаточно для покрытия расходов (отпускных и начисленных на них страховых взносов). В этом случае нужно отнести остаток, не покрытый резервом, сразу на счета затрат (Пункт 21 ПБУ 8/2010).

Инвентаризация

В конце года нужно провести инвентаризацию резерва. Если отпуск в текущем году не полностью использован работником, то сумма резерва на оставшиеся дни переносится на следующий год. А при выявлении недостатка резерва надо сделать доначисления, включив их в расходы.

Резерв может быть уточнен исходя из количества дней всех отпусков, не использованных в предыдущие годы (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 г. № А65-6806/2011). Обратите внимание: о необходимости резервирования суммы страховых взносов с отпускных мнения специалистов расходятся. Дело в том, что обязанность выплаты этих денег возникает только в результате прошлых событий – за каждый отработанный месяц сотрудники зарабатывают право на определенное количество дней отдыха либо на компенсацию или отпуск с последующим увольнением. А вот обязанность уплачивать страховые взносы возникает только по факту начисления выплаты в пользу работников.