Ошибки при расчете отпускных

11По закону

Согласно части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выплатить отпускные сотруднику не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха.

Ошибка № 1: расчет по рабочим дням

Некоторые компании выплачивают отпускные своим сотрудникам за 3 рабочих дня до начала отпуска. И хотя это не является ошибкой, влекущей какое-либо наказание, все же это не верная трактовка Трудового кодекса РФ. Дело в том, в статье 136 ТК нет указания, в каких именно днях вести отсчет при выплате отпускных: в рабочих или календарных.

Именно поэтому необходимо руководствоваться положениями статьи 14 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что если в законодательстве не оговорен характер дней, то расчет нужно вести именно в календарных днях. Так что не спешите перечислять деньги отдыхающим раньше времени, ведь установленный законодательством срок вполне достаточен для подготовки трудящихся к очередным запланированным каникулам.

Ошибка № 2: выплата отпускных после отпуска

Многие компании выплачивают отпускные уже после того, как работник отгулял отпуск. Делают они это в основном не по своей инициативе, а по просьбе самого же сотрудника. Отдыхающего понять можно: деньги целее будут, ведь их после каникул, как правило, так не хватает. Вот только такой жест со стороны работодателя может обернуться для компании большими проблемами.

Дело в том, что Трудовой кодекс РФ не содержит таких норм, которые позволяли бы работодателю выплачивать отпускные позже, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ). И если компания все-таки пойдет на такое нарушение, то трудовая инспекция может наложить существенный штраф.

Согласно статье 5.27 кодекса РФ об административных правонарушениях, руководитель организации может заплатить от 1 000 до 5 000 рублей за подобное деяние. А если такое нарушение будет повторным, тогда должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от 1 до 3 лет. Для юридических лиц размер штрафа установлен в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Отзыв сотрудника из отпуска

Еще одна ситуация, когда работодатели допускают ошибки – это возвращение сотрудника из отпуска по инициативе работодателя. Такая возможность зафиксирована в части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ.

Ошибка № 3: безосновательный отзыв

Помните, что работодатель не может беспричинно лишать работников отдыха. Вызвать специалистов он может лишь в некоторых исключительных ситуациях.

Например, такое право у организации появится, если на предприятии возникнет чрезвычайная ситуация, из-за которой понадобится присутствие всех трудящихся. Еще одно основание для отзыва – это выездная налоговая проверка, при которой обязательно должен присутствовать главный бухгалтер предприятия. Лишить отпуска могут и работников IT-служб, если возникнут проблемы с компьютерными сетями фирмы.

Но даже в этих критических случаях работодатель должен получить согласие работника на его возвращение. Ведь согласно части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ, при отсутствии согласия сотрудника компания не имеет права отрывать его от отдыха.

Помните, что не всех граждан можно отзывать из отпуска. Так, нельзя беспокоить работников моложе 18 лет, беременных женщин, а также сотрудников, которые заняты на вредных и опасных производствах. Такие правила зафиксированы в части 3 статьи 125 Трудового кодекса РФ.

Для отзыва должно быть оформлено соответствующее заявление. Оно может быть создано самим сотрудником в произвольном виде. Или же, работодатель может издать соответствующий приказ, в котором несостоявшийся отдыхающий напишет, что согласен с отзывом из отпуска. Кстати форма приказа также может быть произвольной, т.к. в законодательстве нет конкретных требований к данному документу.

Ошибка №4: возврат отпускных по инициативе работодателя

Еще одна проблема, с которой может столкнуться бухгалтер – оформление возврата ранее выплаченных отпускных. Дело в том, что компания не имеет права забирать деньги у сотрудника по своей инициативе. Именно такую ошибку допускают некоторые работодатели, удерживая излишне выплаченные отпускные из заработной платы следующего месяца. Таким образом, организация нарушает положения статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Для правильного оформления возврата необходимо получить согласие работника. Например, он может по собственному желанию вернуть деньги в кассу предприятия. Еще один вариант – это оформление излишка отпускных как аванса под будущую зарплату. Но наиболее подходящим считается третий вариант – удержать лишние отпускные из зарплаты сотрудника на основании оформленного им заявления.

И не забудьте отразить в приказе на отзыв сотрудника из отпуска выбранный порядок возврата излишней выплаты.

Когда учебный отпуск

Иногда благоприятной почвой для ошибок является предоставление учебных отпусков. Ведь с такими видами операций на практике сталкиваются не все бухгалтера, а значит, не всегда знают все нюансы оформления отпусков своих работающих студентов.

Ошибка №5: отказ в учебном отпуске

Работники, получающие образование – не редкость. Но не все работодатели идут навстречу таким студентам во время сессий и сдачи экзаменов. Помните, что предприятие не имеет право отказывать сотрудникам в предоставлении учебного отпуска, т.к. их права зафиксированы в статье 173-174 Трудового кодекса РФ. Главное, чтобы сотрудник оформил соответствующее заявление.

Так, учебный отпуск без сохранения заработной платы предоставляется:

• на 15 календарных дней – поступающим в ВУЗ;
• на 15 календарных дней – работникам, которые сдают выпускные экзамены на подготовительном отделении ВУЗа;
• на 15 календарных дней в учебном году – студентам, учащимся на очном отделении в ВУЗе, и проходящим промежуточную аттестацию (сессию);
• на 4 месяца – сотрудникам, которые учатся по очной форме в ВУЗе, сдают госэкзамены и защищают диплом;
• на 1 месяц – работникам, которые учатся на очном отделении в ВУЗе и сдают госэкзамены;
• на 10 календарных дней – тем, кто поступает в среднее профессиональное учебное заведение и сдает вступительные экзамены;
• на 10 календарных дней в учебном году – сотрудникам, учащимся по очной форме в среднем профессиональном учебном заведении и проходящим промежуточную аттестацию;
• на 2 месяца – трудящимся, которые учатся на очном отделении в среднем профессиональном учебном заведении, сдают госэкзамены и защищают диплом;
• на 1 месяц – работникам, которые учатся по очной форме в среднем профессиональном учебном заведении и сдают госэкзамены.

Согласно приказу Минобразования России № 2057 от 13 мая 2003 года и № 4426 от 17 декабря 2002 года, учебное заведение должно оформить работающему студенту справку вызов, на основании которой работодатель оформляет отпуск без сохранения оплаты труда.

Ошибка №6: учет расходов на выплату учебных отпускных

Некоторые предприятия выплачивают отпускные сотрудникам, уходящим в учебный отпуск. Налогообложение таких расходов зависит от того, предусмотрен ли отпуск законодательством, или предприятие делает выплаты работнику по собственной инициативе.

В обоих случаях на выплаченные отпускные должны быть начислены взносы на обязательное пенсионное страхование, а также на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Кроме того, согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 208 и пункту 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ, с данных выплат необходимо удержать НДФЛ.

Если учебный отпуск предусмотрен законодательством, то отпускные относятся к расходам на оплату труда и включаются в налогооблагаемую базу по прибыли. Это следует из пункта 13 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

В случае если в коллективном или трудовом договоре предусмотрены соответствующие условия, то работодатель может предоставить учащимся отпуск и по своей инициативе. Такое освобождение от работы фирма может дать сотрудникам, получающим второе высшее образование или же просто увеличить количество дней отпуска, предусмотренных статьями 173–174 Трудового кодекса РФ. Но тогда выплаченные отпускные нельзя будет учесть при налогообложении прибыли (п. 24 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Ситуация: резерв на оплату отпусков

Создание фондов на оплату отпусков регулируется положениями статьи 324.1 Налогового кодекса РФ. При этом бухгалтерский учет резервов ведется на основании пунктов 5 и 8 ПБУ 8/2010. Различия между бухгалтерским и налоговым учетом добавляют путаницы в работе с такими накоплениями и нередко становятся причиной ошибок.

Ошибка №7: не создан резерв на оплату отпускных

В налоговом учете цель создания резерва на оплату отпусков состоит в том, чтобы равномерно распределить затраты в течение года. Для бухучета резерв служит способом контроля обязательств компании.

Главная ошибка, которую может допустить бухгалтер – это не создать резерв. А все потому, что в налоговом учете такая обязанность за предприятием не закреплена, то есть это всего лишь право работодателя. Что касается бухгалтерского учета, то тут создание резерва является обязательным. Это следует из ПБУ 8/2010.

Создание резерва отражается проводками:

Дт 20 (25, 26, 44…) Кт 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» 
– создан резерв на оплату отпускных. 

Ошибка №8: использование резерва на оплату отпускных

Помните, что если настал момент потратить начисленный резерв, то в налоговом и бухгалтерском учете также существуют различия.

Так, использование созданного резерва на выплату отпускных в бухучете отражается следующим способом:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков», Кредит 70 
– начислены отпускные за счет резерва; 
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков», Кредит 69 
– начислены взносы в ПФР, ФСС и ФОМС за счет резерва; 
Дебет 20 (25, 26, 44…), Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» 
– суммы отпускных, превышающие сумму резерва, списаны на затраты; 
Или Дебет 20 (25, 26, 44...), Кредит 96 
– сторнирована избыточная сумма резерва на оплату отпусков. 

Что касается налогового учета, то согласно пункту 3 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ, суммы начисленных отпускных не нужно включать в состав расходов. А вот ежемесячные отчисления в резерв компания имеет право включать в налоговую базу по прибыли, согласно пункту 24 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Помните, что нужно быть предельно внимательными не только при расчете заработной платы, но и при оформлении отпусков и перечислении соответствующих выплат, с учетом требований Налогового и Трудового кодексов, ведь к этим бухгалтерским данным инспекторы проявляют особое внимание.

Юлия Ягудина, эксперт журнала "Расчет"