Ошибки в отчетности по персонифицированному учету - 2012

Пенсионный фонд интригует

Придя в отделение пенсионного фонда, вы обычно должны занять очередь сразу в два места: для проверки документов на бумажных носителях (она обычно движется медленнее) и ревизию электронных данных по средствам ЭВМ. Разумеется гарантии того, что бумаги будут приняты, никто не дает. Фонд создает интригу и выдерживает недельную паузу. В назначенный срок плательщик взносов, с полученной распиской, возвращается в ПФР и узнает, приняты документы или нет. И если не повезло, то можно занять очередь к специалисту, который, возможно, подскажет, что именно привело к штампу «не принято». Вам дадут некоторое время для исправления имеющейся ошибки:

• по сведениям персонифицированного учета – две недели;
• по расчетам по начисленным и уплаченным страховым взносам – пять дней со дня получения требования.

Если же вы пропустите эти сроки, то пойдут все предусмотренные законодательством последствия – взыскание в размере 10 процентов. При этом организации, заключившие соглашение с пенсионным фондом о подключении к электронному документообороту, не застрахованы от получения отрицательного протокола, причем со всеми указанными выше последствиями. Тем, кто пользуется электронным документооборотом и не получил протокол о принятии отчетности, предлагается подождать четыре рабочих дня, а если протокол не дойдет до вас, то сообщить о данном факте в ПФР. И в случае необходимости повторить отправку.

Подготовить нужные документы

Конечно, хочется по максимуму сократить время пребывания в отделении пенсионного фонда. Для этого нужно совместно с кадровой службой произвести ряд профилактических мероприятий по сбору достоверной информации о сотруднике. При приеме на работу, в соответствии со статьей 65 ТК РФ, работник обязан предоставить список документов, наличие которых поможет не допустить ошибки при вводе в базу его личных данных. Если сотрудник не принес в компанию страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, то необходимо получить от него заявление о выдаче ему этого документа впервые или о выдаче нового взамен утраченного, поскольку обязанность по обеспечению СНИЛСом так же лежит и на работодателе. Позаботьтесь о своевременности получения свидетельства или его дубликата. Так же обменять страховое свидетельство необходимо в случае смены фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола сотрудником.

Еще одна причина, по которой отчет может быть не принят – ошибка в адресе. Напомним, что в соответствии со статьей 16 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», ПФР производит информирование застрахованных лиц о состоянии их лицевых счетов, направляя заказное письмо. Поэтому фонд и отслеживает корректность отображения места регистрации. Хотя вопрос с адресом не однозначен. Поскольку, получив от работника копию паспорта или иного документа с данными о месте проживания, мы открываем ящик Пандоры. Ведь в этих документах не всегда своевременно отражаются все изменения, например, что делать в случае, если улица, на которой проживает новый работник, была переименована, а в документах она все еще значится под старым названием? Если сотруднику ПФР известно об изменениях, то вероятнее всего, он примет отчет. Если же нет, то он может отправить вас искать указанные координаты и узнавать их точное нынешнее наименование.

Также может быть, что ошибка будет допущена из-за версии КЛАДРа. Здесь можно посоветовать отслеживать обновления программы и обязать сотрудников сообщать об административных реформах, связанных с их адресом регистрации.

Напоминаем, что более подробную информацию об отчетности, предоставляемой в ПФР, можно найти в бераторе-онлайн.

Дополнительные материалы:

Как правильно заполнить РСВ-1 и сведения персучета за II квартал 2012 года