Аренда нежилых помещений

Вопросы, связанные с арендой нежилых помещений, всегда вызывают много споров и разногласий у арендодателей, арендаторов и представителей контролирующих органов. Правовое регулирование сделок с недвижимостью имеет свои трудности и особенности.

Договор аренды

Законодательством установлены жесткие требования к порядку заключения договора аренды помещений: он должен быть оформлен письменно и подписан арендодателем и арендатором. Сдать в наем имущество может собственник или уполномоченное им лицо. Имущество должно быть точно определено, иначе соглашение будет считаться недействительным. Поэтому в контракте необходимо указать общую площадь арендуемого помещения, его местонахождение, приложить поэтажную экспликацию, а также копию свидетельства, подтверждающего право арендодателя на это помещение. Договор аренды считается возмездным, поэтому в обязательном порядке по нему должна осуществляться плата за пользование квадратными метрами.

Что касается периода съема помещения, то он также должен быть обозначен в договоре. Если срок не указан, то считается, что данный документ заключен на неопределенное время. От срока действия контракта зависит, нужно ли его регистрировать. Так, государственная регистрация не нужна, если договор составлен на срок менее года. Такой контракт аренды считается заключенным с момента его подписания. А вот если период аренды составляет один год и более, то документ необходимо зарегистрировать. В последнем случае договор будет считаться заключенным с момента его регистрации.

Если контракт оформлен на срок менее года, а потом продлен на аналогичный период, то регистрация не нужна. И наоборот, в случае продления аренды на срок более года регистрировать документ обязательно.

С момента заключения соглашения у сторон возникают права и обязанности. Одной из самых важных обязанностей считается документальное оформление передачи имущества: стороны должны составить и подписать акт передачи сдаваемого арендодателем и принимаемого арендатором помещения или здания. В договоре следует прописать, что его условия применяются к отношениям сторон, возникшим с момента передачи имущества по акту приема-передачи. Почему это так важно? Об этом мы поговорим чуть позже. А пока напомню, что при прекращении договора аренды и возврате имущества арендодателю составление передаточного акта также обязательно.

Расходы на аренду

Как только стороны подпишут акт приема-передачи имущества, у съемщика сразу возникнет обязанность по перечислению арендной платы. И вот здесь неоценимо то условие, которое упоминалось выше. По мнению большинства экспертов и судей, именно момент подписания акта влияет на включение арендных платежей в расходы, уменьшающие расчетную базу по налогу на прибыль, а не факт государственной регистрации. Арбитражные суды не ставят учет расходов по аренде в зависимость от госрегистрации. Это относится к долгосрочному договору. Что касается краткосрочного контракта, заключенного на срок менее одного года, то там такой зависимости нет, а это существенно упрощает процедуру отнесения расходов на затраты.

Поговорим о возможных вариантах платы за арендованное имущество. Кстати, если цена в договоре не прописана, то соглашение считается незаключенным, а правила определения цены, закрепленные в Гражданском кодексе, к сожалению, в данном случае не применяются.

Арендная плата может быть в виде фиксированной суммы в месяц, а может рассчитываться как произведение площади и цены за квадратный метр.

Кроме арендной платы съемщик обязан рассчитываться за коммунальные услуги, без которых невозможна жизнедеятельность любого офиса или склада. Здесь возможны варианты. 

Варианты оплаты аренды

Во-первых, арендная плата может включать в себя коммунальные платежи. Такой вид оплаты благоприятен с точки зрения налоговых проверок. Владелец помещения выставляет арендатору счет-фактуру на всю сумму арендной платы и НДС. Съемщик принимает к вычету всю сумму НДС, включая и коммунальные услуги. Трудности этого варианта расчета заключаются в том, что невозможно заранее знать количество потребления, например, воды или электроэнергии. Значит, потребуются постоянные перерасчеты.

Во-вторых, арендная плата может состоять из постоянной и переменной частей. Здесь споров больше. Рассмотрим сначала варианты учета у арендодателя. По мнению одних экспертов, хозяин площади принимает к вычету НДС на потребленные им самим услуги, а НДС на услуги, потребленные арендатором, он включает в общую стоимость. Следовательно, арендодатель предъявляет съемщику цену коммунальных услуг с учетом НДС, который был в свою очередь предъявлен коммунальными службами. По мнению других экспертов, владелец недвижимости принимает к вычету всю сумму НДС, предъявленную поставщиками коммунальных услуг, а арендатору выставляет счет на коммунальные услуги без учета НДС.

Что касается арендатора, то, соответственно, здесь также два мнения. Первые эксперты полагают, что арендодатель не имеет права выставить съемщику счет-фактуру, значит, последний не сможет применить вычет, но учтет его в составе расходов. Согласно второму мнению, владелец площади перевыставляет арендатору счета-фактуры, на основании которых и при соблюдении требований, установленных налоговым законодательством, съемщик вправе принять к вычету сумму НДС. В любом случае следует помнить, что обеспечение коммунальными услугами непосредственно связано с предоставлением арендованного помещения. На это обстоятельство указывают арбитражные суды.

В-третьих, арендная плата может быть без учета стоимости коммунальных услуг. Самый простой способ и самый, на мой взгляд, малоиспользуемый. Арендатор сам заключает контракты на коммунальные услуги с соответствующими службами, счета-фактуры оформляются уже на него, значит и он вправе принять НДС к вычету. От арендодателя требуется только одобрение.

В-четвертых, можно заключить агентский договор между арендодателем и арендатором, согласно которому хозяин будет агентом, т.е. посредником между коммунальными службами и съемщиком, а арендатор – принципалом. При таком раскладе арендодатель перевыставляет съемщику полученный от коммунальных служб счет-фактуру, а арендатор принимает к вычету НДС. Но имейте в виду, при таком раскладе решения арбитражных судов неоднозначны. Кроме того, арендатор должен платить владельцу площади вознаграждение, с которого последний будет платить НДС.

Как можно было заметить - нет ни одного идеального варианта, который бы устраивал арендодателя, арендатора и контролирующие органы. Но можно дать совет: нужно запросить у арендодателя или у коммунальных организаций первичные документы, подтверждающие коммунальные расходы, чтобы в случае необходимости эти документы можно было предъявить в суде в качестве доказательств.

Амортизированное имущество

На протяжении всего срока найма площади арендатор имеет право производить ремонт или улучшения взятого на прокат помещения при условии, конечно, если это прописано в договоре. Улучшения бывают отделимые, которые можно обособить от арендованного имущества без причинения вреда и в дальнейшем использовать отдельно от помещения, и неотделимые, соответственно, которые нельзя забрать с собой после окончания срока действия договора.

Отделимые улучшения после прекращения арендных отношений могут быть как собственностью арендатора, так и арендодателя, в зависимости от условий контракта.

Неотделимые в любом случае по окончании срока аренды остаются собственностью владельца имущества. Если такие улучшения производятся без согласия арендодателя, то их стоимость не возмещается. Если же улучшения арендатор выполнит за счет собственных средств и с согласия арендодателя, то после прекращения договора он имеет право на возмещение их стоимости, а объект улучшения становится объектом основных средств. При соответствии определенным законодательством условиям объекты отделимых и неотделимых улучшений признаются амортизируемым имуществом.

Отделимые и неотделимые улучшения

Что касается отделимых улучшений, то траты, связанные с их производством, формируют в учете арендатора стоимость объекта основных средств. Такие расходы признаются затратами на приобретение амортизированного имущества и зависят от стоимости и срока их использования. Амортизацию по отделимым улучшениям арендатор будет начислять с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором это улучшение было введено в эксплуатацию.

С неотделимыми улучшениями немного сложнее. Так, модернизация, произведенная съемщиком за счет собственных средств и с согласия хозяина, признается объектом основных средств. Произведенные без согласия арендодателя неотделимые улучшения не подлежат амортизации. Если арендодатель возмещает арендатору стоимость таких капитальных вложений, то они амортизируются владельцем площади. Если цена неотделимых улучшений не возмещается арендодателем, то они амортизируются съемщиком в течение срока действия договора. Сумма амортизации рассчитывается в данном случае с учетом периода полезного использования, установленного для той амортизационной группы, в которую попадает арендуемое здание. Амортизация в этом случае также будет начисляться хозяином со следующего месяца после месяца, в котором эти улучшения были введены в эксплуатацию. Напомню, что если срок договора меньше, чем срок полезного использования неотделимых улучшений, то такие объекты не будут самортизированы, то есть арендатор не сможет признать оставшуюся часть расходов по этим капитальным вложениям. Важным для арендатора, который выполнил неотделимые улучшения, является правильное оформление дальнейших отношений по договору. Если контракт пролонгируется, то арендатор продолжает начислять амортизацию. Если же стороны перезаключают договор, то арендатор теряет право на амортизацию улучшений, поскольку они были произведены в рамках старого договора, а он свое действие прекратил. 

Марина Яковлева, эксперт журнала "Расчет"