Как правильно учесть расходы на презентацию?

Развитие компании сопряжено с тратами, многие из которых выбиваются из рамок определений НК. Руководителю фирмы совершенно очевидно, что, например, проведение презентации принесет организации гораздо большую отдачу, чем реклама в СМИ. Но налоговые инспекторы считают иначе. Ведь презентация – это не реклама. По определению ФЗ от 13 марта 2006 № 38-ФЗ «О рекламе», реклама – это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке. А на презентацию рассылаются приглашения, круг лиц известен, следовательно такое мероприятие нельзя считать рекламой. Еще одна сложность признания таких затрат заключается в том, что презентация косвенно связана с получением дохода, а значит и доказать обоснованность расходов на нее очень сложно.

Уловки в НК

Чтобы понять, почему фискальные органы не хотят признать расходы на презентацию обоснованными, нужно почитать НК. В статье 264 «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией» сказано, что фирме можно учесть рекламные и представительские затраты. По формальному признаку презентация под понятие рекламы не попадает, так как круг лиц, участвующих в ней ограничен. Но в остальном все условия признания затрат совпадают: презентация это продвижение услуг и продуктов компании.

Согласно пункту 2 статьи 264 НК к расходам относятся потраченные суммы на мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети.

Таким образом, если пригласить на презентацию журналистов, которые опубликуют статьи в СМИ, то мероприятие можно считать предназначенным для неограниченного числа потенциальных покупателей. Значит, у налогового инспектора не будет повода придраться к расходам на презентацию. Но помимо ознакомления потенциальных покупателей с продукцией компании, в смете мероприятия есть и другие расходы.

Угощайтесь, гости дорогие

Вместе с презентацией организуется и фуршет. Если на столе товары, произведенные самой фирмой, то расходы на еду можно считать рекламными и без проблем учесть их в прибыли. А когда продукты нужно закупать, то потраченные суммы приходится учитывать в особом порядке, как представительские расходы.

Согласно пункту 3 статьи 264, затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа фирмы, независимо от места проведения мероприятий можно признать представительскими. Также учитываются суммы, потраченные на проведение официального приема – завтрака, обеда, доставки участников мероприятия и буфетное обслуживание.

И так как презентация проходит с участием официальных лиц компании, и они будут вести переговоры с партнерами, то расходы на фуршет можно учесть, как буфетное обслуживание.

Оформить документально

Чтобы учесть такое сложное мероприятие, как презентация, нужно разложить ее на составляющие и каждую часть документально оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете по отдельности. Сначала составляется приказ на проведение мероприятия.

Если для приема арендуется отдельное помещение, то в договоре не нужно называть мероприятие «презентацией», так как это привлечет внимание проверяющих. В соглашении лучше отдельно указывать стоимость конкретных затрат: аренда, оборудование зала и буфетное обслуживание. По каждой оплаченной сумме оформляется отчет о представительских расходах. Копию всех бумаг, а также список приглашенных лиц лучше хранить вместе с договором об аренде.

В бухгалтерском и налоговом учете расходы учитываются по отдельным счетам. 

Пример
ООО «Мир» заключило договор аренды зала с ООО «Звезда» для проведения мероприятия. В соглашении указано, что стоимость помещения с необходимым оборудованием составила 74 000 рублей. Буфетное обслуживание – 80 000 рублей. Бухгалтер на основании приказа руководителя, списка приглашенных лиц, объявления на сайте, отчетах о представительских расходах определил, что стоимость договора будет распределена на две статьи: 
1. Рекламные расходы - 74 000 рублей; 
2. Представительские затраты – 80 000 рублей. 
В налоговом учете первые затраты списываются полностью, а вот представительские расходы учитываются в размере, не превышающем 4 процента от сумм, потраченных на оплату труда за отчетный период. В бухгалтерии открываются соответствующие аналитические счета (субконто). 
Дт 26/реклама Кт 60 – 74000 руб. 
- отражены в учете расходы на рекламу; 
Дт 26/представительские Кт 60 – 65000 руб. 
– отражены в учете представительские затраты в пределах норматива; 
Дт 26/представительские Кт 60 – 15000 руб. 
– отражены в учете представительские расходы сверх норматива. 

При таком документальном оформлении налоговому инспектору будет сложно оспорить расходы на проведение презентации.

Мнение Минфина

Есть и другой способ учесть расходы на презентацию. Согласно письму Минфина от 13 июля 2011 года № 03-03-06/1/420, суммы потраченные на продвижение товаров можно отнести к прочим затратам, связанным с производством и продажей. В соответствии с НК рекламными расходами признаются:

• затраты на рекламные мероприятия через СМИ и телекоммуникационные сети;
• расходы на световую и другую наружную рекламу, а так же изготовление рекламных стендов и щитов;
• затраты на экспозиции, ярмарки, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
• расходы на изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания;
• затраты организации на покупку или изготовление призов, вручаемых победителям розыгрышей во время проведения рекламных кампаний.

Так как презентация не соответствует ни одному из перечисленных пунктов, ее нужно отнести к иным видам рекламы и расходы на нее признавать в размере, не превышающем одного процента выручки предприятия за год.

Бухгалтер организации может выбрать любой способ учета затрат на проведение презентаций. Главное понять, что выгодно для фирмы: посчитать расходы в размере четырех процентов от общей зарплаты или одного – от совокупных продаж. 

Ирина Голова, эксперт журнала "Расчет"