Сдаем отчетность в ПФР

Итак, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций, достаточно лишь соблюсти срок подачи (регистрации в системе ПФР) пакета РСВ-АДВ-СЗВ (расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам и индивидуальные сведения) по месту регистрации вашей организации, т. е. в территориальном органе ПФР в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее – ФЗ № 212).

Помните: в этом деле главное – представить и зарегистрировать пакет. Причем совершенно неважно, получен или не получен вами от сотрудников ПФР протокол проверки. Он вторичен. Пусть ваш пакет не идеален и вообще не соответствует действительности с точки зрения начислений, перечислений, арифметики и проч. Ошибки вы можете исправлять позднее, не торопясь и сколько угодно раз, подавая корректирующие версии РСВ-1 с номером корректировки 001, 002 и т. д., количество которых не ограничено. Важно лишь добиться того, чтобы ваш первичный пакет под номером 000 зарегистрировали в системе в определенный законом период сдачи квартальной отчетности. Это все.

Приключения «электроников»

Способов подачи отчетности пакета РСВ-АДВ-СЗВ несколько. В соответствии со ст. 61 ФЗ № 212 компании с численностью застрахованных лиц более 50 человек обязаны сдавать отчетность в электронном виде, заверяя ЭЦП. Для подключения вашей организации к системе электронного документооборота (ЭДО ПФР) с целью представления расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС и ОМС (РСВ-1) в электронной форме необходимо:

• заключить договор с удостоверяющим центром на поставку и установку программного обеспечения и средств криптографической защиты информации;
• заполнить заявление по установленной форме и передать его в Управление ПФР по месту регистрации вашей организации;
• заключить с Управлением ПФР по месту регистрации соглашение о представлении отчетных данных в электронной форме.

Чтобы подать индивидуальные сведения (формы АДВ и СЗВ) на сотрудников в электронной форме с ЭЦП, необходимо заключить дополнительное соглашение к соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. Исчерпывающую информацию об операторах, предоставляющих услуги передачи данных по телекоммуникационным каналам связи, и формы заявок вам обязан предоставить сотрудник территориального органа ПФР, ответственный за прием электронной отчетности. Если качество этой информации вас не удовлетворило, вы можете подать письменный запрос или обратиться в вышестоящее главное управление по вашему округу с жалобой на бездействие должностных лиц территориального управления (гл. 7 ФЗ № 212), так как за несоблюдение порядка передачи РСВ-1 по электронным каналам связи с вас взыщут штраф в размере 200 руб. на основании п. 2 ст. 46 ФЗ № 212.

Нажми на кнопку – получишь результат

Как происходит передача документов? Достаточно просто. Файл с пачкой РСВ и файлы с пачками ИС по отдельности заверяются электронной цифровой подписью, архивируются, шифруются и отправляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

Для того чтобы ваш пакет РСВ-АДВ-СЗВ оказался зарегистрированным без штрафных санкций, вам следует отправить его по электронному каналу связи до окончания отчетной кампании и получить от оператора связи (!) подтверждение об успешном прохождении ваших документов в ПФР.

При этом отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата ее доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации. Информацию о доставке вы получаете от оператора связи в течение 2 рабочих дней. Сохраните этот протокол. Иначе, если орган ПФР потеряет или нечаянно уничтожит вашу посылку, доказать своевременность отправления пакета документов будет невозможно. А в случае возникновения технических сбоев на стороне органа ПФР страхователь получит сообщение об ошибке через своего оператора связи.

Далее, в течение 4 рабочих дней ПФР обязан выслать вам электронное извещение о приеме отчетности, подтверждающее получение вашей посылки. Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР с ЭЦП уполномоченного лица территориального органа ПФР. Словом, оно свидетельствует о том, что информация страхователя доставлена в орган ПФР.

Но на практике разархивация и обработка сотрудниками ПФР посылок, полученных от операторов связи, происходит с задержкой во времени от 7 дней и до... Не паникуйте, это нормально, и к взысканию штрафов указанные сроки отношения не имеют. Если извещение не получено, вы можете обратиться в Управление ПФР для выяснения ситуации, если сочтете это необходимым.

Если после проверки вашей посылки от территориального органа ПФР вы получите извещение об отказе в приеме, это означает лишь то, что ваш отчет был принят к проверке, но не принят в работу. Следует устранить ошибки, указанные в протоколе контроля сведений (протоколе ошибок), подписанном ЭЦП территориального органа ПФР, а затем направить пакет повторно, в третий раз и т. д. Однако ваш пакет будет считаться зарегистрированным тем числом, каким вы его направили в первый раз, т. е. своевременно, без штрафов.

А протокол ошибок – это лишь руководство к исправлению неточностей.

Лично в руки

Способ представления отчетности № 2 подразумевает личный поход в отделение ПФР. Для его воплощения требуется бумажный носитель в двух экземплярах (обязательно), гибкий диск (дискета) и/или флеш-карта (желательно). Все это вы приносите в службу приема отчетности территориального Управления ПФР во время проведения отчетной кампании. В некоторых управлениях установлены электронные системы, через которые нужно загружать отчеты. Вся информация с них на следующие сутки подгружается в систему ПФР. Так, если вы загрузили ваши отчеты 15 мая, то в системе ПФР он появится 16 мая, но с датой регистрации 15 мая, т. е. без штрафов.

Самое главное: добивайтесь того, чтобы на вашем экземпляре бумажного носителя РСВ-АДВ-СЗВ сотрудник, принимающий у вас пакет, проставил штамп «Принято к проверке», дату регистрации и подпись с расшифровкой, если Ф. И. О. сотрудника не указаны на штампе. Это нужно на случай утери вашего файла или бумажного носителя. После этого можете при необходимости получить протокол проверки и спокойно заняться исправлениями. Штрафы вам уже не грозят.

Помните Отказ в приеме у вас отчетности по причине отсутствия у вас информации на магнитном носителе незаконен.

Мы пишем вам, чего же боле...

Лень (недосуг) идти – отправляем сведения заказным письмом с описанием вложения. Требуется бумажный носитель (обязательно) и гибкий диск (желательно). Дата приема письма на почте, отраженная в квитанции, будет являться датой представления пакета в ПФР (укладывайтесь в сроки отчетной кампании!) независимо от того, когда сотрудники ПФР распакуют ваше письмо. Сроки обработки почты в ПФР обычно исчисляются месяцами. Если вы не успеваете к сроку окончания отчетной кампании довести ваши документы, что называется, до ума, можете направить в конверте «сырую» версию. Затем вы спокойно дорабатываете ее и позже, даже после окончания отчетной кампании, приносите в ПФР корректировочную версию под номером 001 и квитанцию о своевременной отправке исходной версии под номером 000. Даже если ваше письмо еще не дошло и не распаковано, его искать совершенно не обязательно. Ваш скорректированный отчет будет принят без штрафных санкций.

Помните Дата регистрация РСВ и статус «введен / не введен» в системе ПТК АСВ ПФР – это не одно и то же.

Зарегистрировать ваш пакет обязаны именно той датой, когда вы представили пакет в территориальный орган ПФР.

Если у вас ошибки, то ваш РСВ просто «не введут», т.е. не завершат ввод. И будут ждать, когда вы ошибки исправите. Но штраф за несвоевременную сдачу вам уже не грозит ни по страховым взносам, ни по линии индивидуальных сведений.

Внимание! Именно от даты подачи (регистрации) РСВ в дальнейшем исчисляются все контрольные даты камеральных проверок и взыскания задолженностей.

Что делать, если...

1. Бухгалтер компании «А» со среднесписочной численностью застрахованных лиц 70 человек не успел вовремя заключить договор с оператором связи. До окончания отчетной кампании оставался один день.

Чтобы застраховать себя от штрафных санкций, бухгалтер в тот же день срочно отправил документы на бумажном носителе заказным письмом с описью вложения и продолжал спокойно заниматься оформлением договора с оператором. Это законно.

2. Главный бухгалтер компании «Б» получил акт камеральной проверки с уведомлением о выплате штрафа за несвоевременную (с опозданием на 3 дня) сдачу РСВ-1. Общая сумма начислений компании за отчетный период составила 200 000 руб. Компании грозит взыскание штрафа в размере 5% от суммы начислений за отчетный период (за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи отчета, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 рублей), т. е. 10 000 руб.

Бухгалтер, ответственный за сдачу отчетности в ПФР, утверждает, что своевременно направлял заказное письмо, а затем повторно, уже после окончания отчетной кампании (на всякий случай) сдал отчет в ПФР лично. Однако найти оригинал квитанции с почтовым штемпелем не смог и нашел лишь черно-белую ксерокопию квитанции плохого качества, но с нужной датой, совпадающей с периодом проведения отчетной кампании. Главный бухгалтер приехал в территориальное управление ПФР, пообщался с сотрудником, ответственным за выставление акта камеральной проверки, Ф. И. О. которого отражены на бланке акта, объяснил ситуацию и предъявил ксерокопию почтовой квитанции. Этого оказалось достаточно, и штраф был аннулирован.

Помните Сотрудник территориального управления ПФР в качестве доказательства своевременности предоставления вами отчетности не обязан забирать и прикреплять к документам оригинал почтовой квитанции (он может лишь потребовать предъявить его), но может ограничиться ксерокопией, сделанной либо вами, либо им самим.

Читаем протокол ошибок

После того как квартальный отчет РСВ-1 сдан, сотрудник ПФР заводит его в систему ПТК АСВ, которая проверяет арифметические ошибки, допущенные в РСВ, недочёты, неверные факты по титульному листу, содержащему данные о компании, а также по строкам и разделам расчетов страховых взносов. Если имеются неточности или отсутствует необходимая информация, то система выдает документ – протокол проверки РСВ-1.

Это своеобразная и достаточно подробная подсказка бухгалтеру, где и как именно нужно внести исправления в отчет.

В протоколе ошибок имеется наименование показателя, код строки, в которых введены некорректные данные, а также наименование ошибки.

На самом деле один или несколько ваших платежей на КБК НЧ на общую сумму 20 000 руб. не видит система. Вам следует обратиться в банковскую группу для их розыска. Соответственно в разделе 2.1. будет указание на ошибку при проверке нарастающего итога.

Округления до 1 рубля допустимы, их исправлять не надо.

Помните: В связи с внесением поправок Федеральным законом от 03.12.2011 № 379-ФЗ в законодательные акты РФ по вопросам установления тарифов страховых взносов в государственные внебюджетные фонды введена более жесткая дифференциация тарифов по видам деятельности (ст. 58 гл. 8 ФЗ № 212), поэтому на титульной странице РСВ-1 указывать ОКВЭД обязательно.

Маленькие хитрости

Предположим, что ваш РСВ-1 содержит ошибки. Узнать об этом вы можете следующим образом:

• вам звонит сотрудник отдела администрирования страховых взносов и просит явиться для получения протокола и исправления ошибок;
• вы получаете по почте уведомление о явке для исправления ошибок. Это также просьба;
• вы получаете по почте уведомление об истребовании документов (на самом деле это метод заставить вас явиться для исправления ошибок, т. к. за отказ или непредставление в установленный срок документов вам грозит взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ).

Независимо от того, каким способом сдавалась первичная отчетность, вы должны прийти в отдел администрирования, имея при себе электронный носитель с вашей версией текущего отчета. А еще лучше – за все периоды с начала года и последний квартал предыдущего. Вам это может очень пригодится.

У вас должна быть при себе на бумажном и электронном носителе корректировочная версия за текущий период по индивидуальным сведениям, даже если она ничем не отличается от первичной – ее могут потребовать. Если вы будете говорить о том, что уже сдали АДВ-СЗВ и ничего в них не меняется, вам формально могут отказать в приеме корректировочного РСВ-1, так как принимать должны пакет. При этом сотрудник отдела администрирования проверять на корректность АДВ-СЗВ не будет.

Сотрудник ПФР подгружает ваш корректировочный вариант в систему и выдает вам протокол ошибок. Если ошибки не связаны с розыском платежей и легко исправимы, вы можете попросить сотрудника ПФР их сразу же исправить, распечатать исправленный вариант РСВ-1 с номером корректировки 001 и поставить штамп. Или даже просите подсказать вам, как разобраться с платежами. В большинстве случаев ошибки можно исправить в течение одного посещения.

Возможен и другой сценарий: сотрудник ПФР выдает вам протокол ошибок и отправляет самостоятельно дорабатывать отчет. Формально это по закону.

Помните Отделу администрирования выгодно как можно быстрее завершить камеральные проверки, поэтому разобраться с вашими ошибками сразу и до конца в интересах сотрудника.

Если вы сдавали отчетность по ЭДО и хотите внести исправления в корректировочный вариант, то, в принципе, вариант для корректировки можно скачать из архива, но для этого потребуется, чтобы сотрудник отдела администрирования попросил группу приема выгрузить РСВ-1 в систему еще раз. Он имеет право этого не делать. Тогда придется забрать протокол и уйти исправлять ошибки самостоятельно. Потому наличие отчета на дискете всегда упростит взаимодействие с сотрудниками отдела администрирования.

Консультант по налогообложению и бухучету Алла Ягунова