Коммерческая тайна: как сохранить секреты компании

Коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В любой организации есть свои сокровенные материалы и разработки, и отношение к ним, как к корове в Индии, – не тронь, а то беда будет. Оно и понятно: если эти конфиденциальные материалы попадут в руки конкурентов, да и просто недоброжелателей, то страшных последствий в виде убытков не миновать. Поэтому, развивая свой бизнес, руководству предприятия всегда следует заботиться о безопасности хранения материальных носителей, содержащих закрытую информацию.

Что отнести к тайне

Сегодня компании находятся под эгидой Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон № 98-ФЗ).

Для начала руководству предприятия необходимо определить, что составляет коммерческую тайну. Так, к ней можно причислить: личные данные сотрудников, эксклюзивные разработки, результаты интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, состояние расчетных счетов, сведения о контрагентах и других деловых партнерах. Также согласно Закону № 98-ФЗ сюда относятся сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам.

К бухгалтерской коммерческой тайне принадлежит содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В этих регистрах речь идет об информации управленческого учета, в частности о регистрах аналитического учета затрат. Поэтому лица, получившие доступ к этим регистрам, обязаны свято их хранить.

В то же время стоит помнить, что законодательством определен перечень сведений, которые нельзя отнести к коммерческой тайне (ст. 5 Закона № 98-ФЗ). К примеру, сюда причислены: данные о составе и численности работников, задолженности работодателей по выплате заработной платы, система оплаты труда, размер и структура доходов некоммерческих организаций и многое другое.

Шалтай не болтай

Итак, на весь конфиденциальный эксклюзив необходимо нанести штамп «Секретно» и, естественно, спрятать понадежнее либо в сейфе, либо в специально оборудованной комнате с кодовым замком.

Далее необходимо определить список лиц, которым будет разрешен доступ к указанным материалам. Если этого не будет прописано, то сотрудник не несет ответственности за ее разглашение. Отбор должен быть жестким: сами понимаете, даже если шпиона вы вычислите и накажете, то шанс, что он успеет передать важные данные, велик. Тем более что вор всегда знает, на что идет: он-то свое отсидит, а вот вы можете навсегда остаться у разбитого корыта.

Поэтому, принимая сотрудников на работу, всегда придерживайтесь элементарных правил безопасности. Во-первых, в трудовой договор с работником необходимо внести пункт, закрепляющий за ним ответственность за раскрытие секретных данных. В контракте может быть предусмотрено, что в случае увольнения работник обязан в течение определенного срока (2–3 года) не разглашать и не использовать для себя или других лиц сведения, составляющие коммерческую тайну.

Во-вторых, всегда заключайте соглашения о неразглашении тайны с контрагентами.

И в-третьих, разработайте документ, утверждающий список служебных бумаг, за разглашение содержания которых предусмотрено наказание, в том числе и уголовная ответственность.

Работник, допущенный к конфиденциальной информации, обязан знать следующее:

1) от успешного сохранения сведений, составляющих коммерческую тайну, зависит благополучие и благосостояние предприятия;

2) разглашение им коммерческой тайны может повлечь расторжение контракта и предусматривает как гражданско-правовую, административную, так и уголовную ответственность;

3) при прекращении или расторжении трудового договора работник обязан передать работодателю имеющиеся в его пользовании материальные носители информации, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, либо уничтожить их самостоятельно или удалить с этих материальных носителей под контролем работодателя.

Молчание – золото

И все же многие работодатели не относятся к засекречиванию информации с должным вниманием и скрупулезностью. В результате сотрудник получает доступ к тайным сведениям и, не всегда понимая, с какого рода материалами он работает, выносит святая святых фирмы на всеобщее обозрение. Естественно, все шишки летят на работника, его обвиняют халатности, шпионаже, да в чем угодно.

Согласно пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ («Грубое нарушение работником трудовых обязанностей») работодатель вправе уволить сотрудника по причине разглашения охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), в том числе и персональных данных другого сотрудника.

Разглашение коммерческой тайны приравнивается Трудовым кодексом к хищению и прогулам. Так как увольнение в этой ситуации является видом дисциплинарной ответственности, применение к работнику дисциплинарного взыскания оформляется соответствующим приказом. Унифицированной формы такого приказа нет.

Расторжение трудового договора оформляется приказом по унифицированной форме № Т-8 (ст. 84.1 ТК РФ). По рекомендации, изложенной в письме Федеральной службы по труду и занятости от 01.06.2011 № 1493-6-1, в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника. Издания дополнительно приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не требуется. Вместе с тем некоторые организации составляют два приказа: о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения и о прекращении трудового договора по унифицированной форме № Т-8. Издание двух приказов также не является нарушением трудового законодательства.

Помимо приказа составляется записка-расчет (применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора, постановление Госкомстата от 05.01.2004). Соответствующая формулировка увольнения заносится в трудовую книжку работника.

Что касается вопроса о возмещении работодателю убытков в связи с разглашением коммерческой тайны, то эти споры обычно рассматриваются в рамках гражданско-правовых и трудовых отношений. Максимум, что ждет болтуна, – штраф в размере от 80 до 200 тыс. рублей или лишение права занимать определенные должности на срок до 3 лет. Крайне редко провинившихся наказывают принудительными работами и уж тем более лишением свободы на срок от 3 до 7 лет.

По секрету всему свету

Допустим, вы прочно, как вам кажется, защитили себя и свою организацию от утечки тайных данных и держите их под семью замками. Работники предупреждены обо всех последствиях и даже близко боятся подойти к комнате с конфиденциальной документацией. Вы уже было вздохнули спокойно и наконец занялись более важными делами.

Вот только, как выяснилось, расслабляться не стоит. Тот факт, что сведения являются вашей коммерческой тайной, отнюдь не означает, что у вас ее не сможет затребовать налоговая или другие должностные лица (перечень этих лиц согласно ст. 6, 15 Закона № 98-ФЗ устанавливает ФНС, МВД, ФТС).

Таким образом, по требованию органа государственной власти, которое должно быть мотивировано, владелец коммерческой тайны обязан предоставить ее на безвозмездной основе. При этом требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом с указанием цели и правовым основанием.

На документах такой категории должна стоять пометка «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полного наименования и места нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилии, имени, отчества гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и места жительства) Это также является обязательным условием при выдаче секретных документов госорганам.

Если же владелец конфиденциальных данных отказался добровольно предоставить их, то должностные лица вправе затребовать эту информацию через суд.