Учет расходов на доставку сотрудников до места работы
08.02.2012 распечататьВ качестве «соцпакета» компании нередко предлагают доставку сотрудников до офиса служебным транспортом. Учет таких затрат вызвал немало вопросов у участников нашего форума. На форуме сайта www.buhgalteria.ru ведутся оживленные беседы об оформлении, учете и об организации доставки сотрудников до места работы.
Как правило, большинство производственных предприятий находится за чертой города. Корпоративной политикой, если это уважающее себя предприятие, в таком случае предусмотрена доставка до работы служебным транспортом. Это хорошо, когда руководство заботится о своих сотрудниках и лишает их «приятных» моментов, как: ожидания на остановках общественного транспорта, толкотни, давки в автобусах или ином другом транспорте. Ко всему прочему, добираться самостоятельно до работы накладно для самого сотрудника, и не только потому, что это толкотня и возможность опоздать из-за пробок, но и потому, что многим из них приходится задерживаться на рабочем месте допоздна. И как быть в таком случае? Добираться до дома из пригорода на такси – материально обременительно.
Таким образом, если ваша компания организовала бесплатную доставку своих подчиненных, нужно учитывать всю специфику отражения таких расходов. Разберемся, что по этому поводу думают участники форума.
С первым вопросом к участникам форума решила обратиться «Наталья Смирнова»:
«Наталья Смирнова» «Руководители нашей компании в связи с финансовыми трудностями решили "перевезти" офис за пределы города. Однако, чтобы не возникало проблем, как до него добираться, приняли решение, что наймут автобусы, которые и будут доставлять сотрудников до офиса. Скажите, нужно ли создавать какой-то документ, в котором прописывать такую обязанность организации?»
На помощь «Наталье Смирновой» пришел другой участник «Олег».
«Олег» «Руководителю компании необходимо издать приказ о доставке сотрудников. Также обусловленность перевозки нужно отразить в коллективных и трудовых договорах».
«Елена Николаевна» «Все верно».
«Оксанка» «Я молодой специалист и не совсем поняла толкование пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса. Там указано, что расходы на оплату проезда к месту работы и обратно не учитываются в базе по налогу на прибыль. Это так? Имеются ли другие нормы права, которые это позволяют делать?»
Первым на помощь опять пришел «Олег»:
«Олег» «В указанной норме права говорится не о том, что в расходы по налогу на прибыль не включаются оплата проезда к мест у работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. За исключением двух случаев, когда доставка обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена трудовыми договорами и контрактами. Поэтому если офис вашей компании находится за пределами населенного пункта и добраться до него общественным транспортом представляется сложным, то учесть в расходах суммы на доставку ваших сотрудников – целесообразно».
«Леночка» «Выходит, для того, чтобы учесть расходы на доставку сотрудников до офиса и обратно, необходимо соблюдение обоих условий, то есть технологическая обусловленность и указание на это в трудовом (коллективном) договоре?»
«Олег» «Не обязательно».
В письме Минфина России от 20 мая 2011 г. № 03-03-06/4/49 чиновники отмечают, что суммы на доставку сотрудников можно учесть в расходах по налогу на прибыль при обязательном соблюдении этих двух условий, то есть такая обязанность должна быть вызвана технологическими особенностями производства (к примеру, многосменным режимом работы) и предусмотрена в трудовом или коллективном договоре с сотрудника ми. На это указывают и более ранние письма финансового ведомства. Например, письмо Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21.
Однако из детального толкования пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса такой вывод сделать нельзя. В нем законодатель указывает «или-или». То есть можно учесть в базе по налогу на прибыль или при наличии технологических особенностей, или при наличии указания на это в трудовом (коллективном) договоре.
В противопоставление этой позиции имеются разъяснения Минфина, в которых чиновники указывают противоположную точку зрения. Например, письма Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809, от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/810. В них отмечается, что затраты, связанные с перевозкой рабочих к месту работы и обратно, можно учесть в базе по налогу на прибыль при соблюдении только одного из условий, к примеру, если доставка предусмотрена трудовыми договорами или коллективными контрактами.
«Наталья Смирнова» «Что следует понимать под технологическими особенностями производства?»
«Иванова Е.» «Все просто. Это если ваше предприятие удалено от населенного пункта или предусмотрен сменный режим работы».
«Олег» «Под технологическими особенностями производства стоит понимать не только удаленность от населенного пункта от места работы и сменный режим работы, но и невозможность добраться до офиса муниципальным транспортом, нерегулярность его движения или вообще отсутствие его движения по указанному адресу».
Понятие технологических особенностей довольно широкое. Налоговый кодекс, к сожалению, не содержит такого определения. Но Минфин России в выпускаемых письмах высказывают свою точку зрения и по этому вопросу. Так, в письме от 2 августа 2005 г. № 03-03-02/43 чиновники указывают, что под технологическими особенностями понимают случаи, когда другим транспортом, кроме служебного, доехать до предприятия невозможно. В арбитражной практике также часто встречается понятие технологических особенностей. Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 13 марта 2008 г. № А55-8279/07 к технологическим особенностям относят наличие непрерывного технологического цикла производства продукции, посменный график работы, удаленность производственных площадей от городской черты, отсутствие маршрутов автотранспорта общего пользования. В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 сентября 2010 г. № А33-18167/2008 судьи признали, что расходы на доставку сотрудников до места работы обоснованы, поскольку связаны с технологическими особенностями производства – отсутствием у организации собственного транспорта для перевозки работников, режимом работы торговых объектов, удаленностью от населенных пунктов и места проживания работников. А в постановлении ФАС Уральского округа от 2 февраля 2009 г. № Ф09-36/09-С2 к таким особенностям относят низкую пропускную способность общественного городского маршрута, значительные интервалы в движении.
Таким образом, анализируя судебную практику, к технологическим особенностям производства относят:
- непрерывный технологический процесс производства;
- многосменный режим работы;
- низкую пропускную способность транспорта;
- значительные интервалы в движении общественного транспорта;
- удаленность производства от места жительства сотрудников.
«Наталья Смирнова» «Спасибо большое».
Новым вопросом озадачила всех «Наталья»:
«Наталья» «Наша организация в соответствии с трудовым договором осуществляет доставку работников к месту работы и обратно. Доставка осуществляется в черте города. Вправе ли организация относить затраты по доставке работников к расходам в целях исчисления налога на прибыль?»
«Дарья» «Вряд ли в этом случае такие расходы можно учесть в базе по налогу на прибыль. Поскольку они не обоснованы и наверняка можно добраться общественным транспортом».
«Олег» «В письме Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/1 специалисты финансового ведомства отметили, что расходы по доставке работников на работу и оплату проезда от места работы и до дома в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль».
«Дарья» «Спасибо большое за ответы».
«Синицива Динара» «Я работаю в ресторане. Сотрудникам нашей компании часто приходится добираться домой после 23:00. Подскажите, пожалуйста, признается ли расходом оплата проезда работника до места работы и обратно на такси? В случае, если это предусмотрено трудовым договором».
«Олег» «Признается».
«Дмитриевич» «В пункте 26 статьи 270 Налогового кодекса в расходах, которые нельзя учесть по налогу на прибыль, затраты на проезд на такси не поименованы. Там говорится только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах, ведомственном транспорте. Такси не относится ко всему перечисленному. Значит, при условии соответствия принципам статьи 252 Налогового кодекса рас- ходы на проезд на такси можно учитывать в расходах по налог у на прибыль».
Действительно, если затраты на проезд сотрудников до места работы и обратно на такси обусловлены производственной необходимостью, то есть экономически обоснованы и подтверждены документально, их можно учесть в облагаемой базе по налогу на прибыль.
Расходы на оплату проезда в такси могут быть учтены как расходы на оплату труда, прочие или внереализационные расходы, перечни которых открыты.
«Иванова Е.» «Я бы не рекомендовала расходы на оплату такси для сотрудников включать в базу по налогу на прибыль. Есть письма, в которых чиновники запрещают это делать. К примеру, письма УФНС России по г. Москве от 27 января 2006 г. № 20-12/5434, от 27 июня 2008 г. № 20-12/ 060976. В них указывается, что оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не включается в состав расходов для целей налогообложения прибыли. Независимо от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре».
Напомним, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, ведомственным транспортом учитываются в целях налогообложения прибыли, если такая доставка вызвана технологическими особенностями производства. Также такие расходы учитываются в случае, если в трудовых или коллективных договорах предусмотрена оплата проезда сот рудников указанным транспортом.
При этом все произведенные расходы по оплате к месту работы и обратно учитываются в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета и документа льного подтверждения первичными учетными доку ментами в соответствии с законодательством России.
«ЖеНя» «Такие расходы можно учесть. Однако нужно быть готовым, что налоговики придерутся к таким затратам. В случае, если сотрудникам вашей компании приходится задерживаться на работе допоздна и систематически. Рекомендуем должным образом подготовить документы, если придется идти доказывать свою правоту в суд.
В таком случае, если сотрудникам компании в силу технологических особенностей приходится систематически ехать на работу или с работы в ночное время, рекомендуем прописать в трудовом или коллективном договоре оплату проезда на такси. Так же заключить договор с транспортной компаний, которая будет осуществлять перевозку. И издать приказ руководителя о том, что компания обязуется организовать перевозку для сотрудников в таких случаях».
«Синицива Динара» «Спасибо большое за ответы».
Обратите внимание: для того чтобы учесть подобные затраты в составе расходов, они должны быть документально подтверждены. Оформлять подобные документы нужно не только в случае доставки сот рудников на такси, но и иным служебным транспортом (к примеру, автобусом).
Приведем примерный перечень таких документов:
- приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно;
- график работы компании по сменам. Это необходимо в том случае, если в компании принят многосменный режим работы;
- расписание маршрутов общественного транспорта;
- договор с транспортной компанией, оказывающей услуги по перевозке;
- акты об оказанных работах с расшифровкой услуг, а именно: место отправления, пункт назначения, график движения такого транспортного средства (если это, к примеру, служебный автобус), ответственный за исполнение этих услуг.
С очередным вопросом к участникам форума обратилась «Настя»:
«Настя» «Следует ли уплачивать налог на доходы физических лиц со стоимости доставки работников транспортом организации до места работы и обратно, при условии, что она осуществляется в черте города?»
«Олег» «Нужно».
«ЖеНя» «Конечно, нужно. Поскольку доставка в таком случае признается доходом сотрудника. Поясню. Статья 41 Налогового кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в той мере, в которой ее можно оценить. Согласно пункту 1 статьи 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им в как в денежной, так и в натуральной формах. Таким образом, если сотрудник до места работы и обратно добирался на транспорте компании, при условии, что он мог доехать туда на общественном транспорте самостоятельно, то такая доставка признается его доходом, полученным в натуральной форме. Если сотрудники не имеют возможности добраться до места работы и обратно общественным транспортом, то доставка на транспорте компании не может быть признана экономической выгодой работника. Соответственно в этом случае транспортировка работников до места работы и обратно не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц. Эту позицию подтверждают чиновники финансового ведомства в выпускаемых письмах. К примеру, в письмах Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/434».
«Олег» «Дополню, что работодателю нужно вести персонифицированный учет работников, пользующихся услугой по доставке, включаемой в налоговую базу каждого сотрудника. На это указывают чиновники в письмах Минфина России от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/110, от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/128».
«Синицива Динара» «Облагается ли взносами от несчастных случаев и профессиональных заболеваний оплата проезда до работы и обратно, осуществляемая силами компании?»
«Олег» «Нет, не облагается. Поскольку Законом от 24 июля 1998 г. № 125- ФЗ установлено, что страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованных лиц, если они производятся в рамках трудовых отношений и по гражданско- правовым договорам, если условия договора обязывают страхователя уплачивать эти взносы. Однако в данном случае расходы не подлежат обложению, поскольку не являются выплатами в пользу конкретных сотрудников и связаны с производственной деятельностью».
Д.В. Сенаторова, ведущий специалист по кадрам
