Как оформить и учесть съемную квартиру сотрудника

11.01.2012

Компания может снять квартиру для иногороднего сотрудника или специалиста на время командировки. Рекомендации бухгалтеру по учету жилья.

Миграция кадров с каждым годом только растет: компании приглашают на работу иногородних сотрудников с условием предоставления жилья, или, наоборот, работниками берутся в аренду квадратные метры во время длительных командировок. Тем временем бухгалтеру нужно решить всего один вопрос – а как, собственно, оформить и учесть апартаменты напрокат?

Итак, в соответствии с трудовым или коллективным договором организация при приеме на работу нового сотрудника предоставляет иногородним гражданам жилье. Это могут быть комнаты в общежитии, в гостинице, отдельная квартира или комнаты в квартире. В любом случае мы имеем дело с договором найма жилого помещения. Как его оформить?

Договор напрямую

Первый вариант – заключить договор найма жилья с физическим лицом напрямую от организации. Арендную плату по такому контракту в этом случае можно производить либо перечислением на личный банковский счет арендодателя, либо выдавать проживающему в квартире сотруднику наличные деньги под отчет для оплаты жилья.

При этом в договоре необязательно указывать фамилии вселившихся в квартиру работников, достаточно наличия записи – «для проживания сотрудников нанимателя». Кроме того, в контракте лучше сразу оговорить, будет ли компания-наниматель удерживать из суммы арендной платы налог на доходы физических лиц в качестве налогового агента. Если это условие не прописать, то собственник квартиры не позднее 30 апреля следующего года обязан будет самостоятельно подать декларацию о доходах за истекший год и затем уплатить НДФЛ.

Самообслуживание

Второй вариант. Сотрудник сам заключает контракт о найме жилья непосредственно с собственником квартиры или комнаты, где он будет проживать, а копию договора предоставляет в организацию. Оплату за жилье работник производит из собственных средств. Для подтверждения своих расходов и получения компенсации ежемесячно составляет авансовые отчеты по оплате жилья.

Обратите внимание, что акты по оказанным услугам аренды составлять не нужно, достаточно наличия договора.

Поднайм

На практике также возможен вариант предоставления жилья сотруднику по договору поднайма (субаренды) жилого помещения. Такой вид договора предусмотрен статьей 685 Гражданского кодекса РФ. В этом случае компания сначала заключает договор найма жилья непосредственно с собственником квартиры, но с условиями возможности поднайма. Параллельно заключается контракт поднайма жилого помещения со своими работниками. Нанимателем будет являться работодатель, а поднанимателем сотрудник организации. При этом поднаниматель не приобретает самостоятельного права пользования жилым помещением. Срок договора поднайма должен совпадать со сроком договора найма.

Расходные на гастарбайтеров

Сейчас многие компании привлекают на работу иностранных граждан. Этим работникам компания предоставляет общежитие. В этом случае налоговики не разрешают учитывать в расходах затраты на оплату найма жилья для иностранных работников. И вот почему. Согласно пункту 4 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности, стоимость жилья, бесплатно предоставляемого работникам в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ. Обязанность работодателя предоставлять бесплатное жилье иностранным гражданам трудовым законодательством не предусмотрена. Следовательно, при расчете налога на прибыль организации нельзя учесть и расходы по найму жилья для иностранцев. Такие разъяснения даны в письме УФНС по г. Москве от 24марта 2009 года №16-15/026382.

Налоговые обременения

Теперь что касается расходов по аренде жилья. Здесь нужно учесть один очень важный момент: если аренда жилья за счет работодателя предусмотрена в трудовом договоре, то сумму стоимости квартиры вы можете учесть в составе расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Однако, по мнению налоговых инспекторов, эта сумма не должна превышать 20 процентов от начисленной зарплаты сотрудников. Объясняют контролеры это тем, что согласно статье 131 ТК РФ, заработная плата, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20 процентов.

Например. Сотруднику начислена зарплата в размере 10 тыс. рублей и при этом ему предоставлена комната в общежитии за 5 тыс. рублей в месяц. Организация оплачивает за работника стоимость проживания. В расходах компании бухгалтер вправе учесть только 20 процентов от 10 тыс. рублей – то есть 2 тыс. рублей. Если же сотрудник оплачивает жилье сам, а затем эти затраты ему компенсируют, то сумму компенсации вообще нельзя учитывать в расходах. Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 17 января 2011 года №03-04-06/6-1,17 марта 2009 года № 03-03-06/1/155, ФНС России от 12 января 2009 года №ВЕ-22-3/6.

Что касается НДФЛ, то оплата организацией жилья является доходом, полученным сотрудниками в натуральной форме (пп. 1 пункта 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, этот налог необходимо удерживать со стоимости проживания.

Если оплата аренды жилья работником предусмотрена в трудовом договоре, то в этом случае на сумму арендной платы нужно начислять взносы в государственные внебюджетные фонды. Это прописано в статье 7 Федерального закона от 24 июля 2009 года №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Но тут обратите внимание на следующий момент: взносы нужно начислять только на те 20 процентов арендной платы, которые учитываются в расходах при расчете налога на прибыль. Начисленные взносы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, в составе расходов на оплату труда.

Если же найм жилья за счет работодателя трудовым договором не предусмотрен, то учесть в расходах сумму арендной платы нельзя. Следовательно, и взносы во внебюджетные фонды в таком случае начислять не надо. Посмотрите письмо Минфина России от 3 июня 2008 года №03-04-06-01/149. Оно касается ЕСН, но действительно и для взносов во внебюджетные фонды, поскольку порядок начисления и уплаты не менялся.

Если компания оплачивает жилье для сотрудников и вместе с актом оказанных услуг получает счет-фактуру, то тут могут возникнуть споры с налоговиками по поводу принятия к вычету суммы входного НДС. По мнению чиновников, если затраты в налоговом учете не признаются или признаются не в полном объеме, то и НДС по этим затратам нельзя принимать в полном объеме.

Например. На основании трудового договора организация предоставляет сотрудникам комнаты в общежитии. Получен счет от ТСЖ за проживание работников на сумму 20 тыс. рублей (в том числе НДС – 3,05 тыс. рублей). Начисленная зарплата составила за месяц 40 тыс. рублей – в налоговом учете организация может учесть только 3,39 тыс. рублей (20 000-3 050))х20%), остальные расходы компания списывает за свой счет. НДС к вычету в данном случае составит 610 рублей.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное