Бухучет для новичков: что нужно знать

Отчетность

Лучше сначала показаться некомпетентным перед старшими коллегами, чем потом – перед налоговиками и начальством. Молодое поколение бухгалтеров порой несколько переоценивают возможности современной техники и свои собственные силы. В результате может пострадать и работа, и репутация молодого специалиста.

Среди тех, кто недавно приобщился к бухгалтерии, есть немало так называемого «Поколения 1:С». Эти люди сдают в налоговые и статистические органы то, что им выдает программа. Они ничуть не беспокоятся, что остаток по расчетному счету может быть кредитовым, или то, что амортизация по основному средству уже троекратно превысила его первоначальную стоимость. Программные средства еще не наделены интеллектом и не представляют реального состояния дел в организации. Единственное, что они могут предусмотреть, – так это обязательное присутствие в компьютерной проводке алгоритма двойной записи. На 100 процентов можно быть уверенным – баланс сойдется обязательно! Вот и несутся к инспекторам формы отчетности, заполненные по принципу «медведь на ухо наступил». Опытный инспектор найдет ошибки уже при проверке простого соответствия при заполнении строк в разных формах отчетности. Инспектор непременно захочет получить объяснения. Чем закончится общение? Вот пример из практики. Проверка отчетности компании, занимающейся вывозом мусора, привела к многомиллионным штрафам. А началась она, когда бухгалтер, сдав годовую отчетность, не смог увязать показатели 1–5 форм бухгалтерской отчетности. Поэтому важно быть внимательными при отправке форм отчетности, подписанной собственноручно и генеральным директором. Последний, к сожалению, не всегда понимает, под какими абсурдными цифрами он ставит свою подпись.

Сроки

Это только кажется, что сроки сдачи отчетности еще терпят и подготовить документы к нужноой дате труда не составит. Придется запомнить своего рода аксиому: времени не хватает всегда. Если молодой да ранний бухгалтер планирует 28-го числа с Центрального телеграфа в 23.59 отправить декларацию по налогу на прибыль, то ему следует иметь в виду, что до 15.00 этот налог необходимо было перечислить в бюджет. Иначе – просрочка, штраф, пени.

Вот история из жизни, которая навсегда может отучить от привычки затягивать с отчетностью. В 2002 году предстояло сдавать отчетность за I квартал. Дело шло к 29 апреля – дате сдачи декларации по налогу на прибыль. Оставались последние штрихи. Но пятничным утром 26 апреля компьютер просто не включился. Оказалось, что он был заражен вирусом, который в 2002 году уничтожил труды тысяч московских бухгалтеров. Программист помочь ничем не смог. Выходные превратились в 48-часовой рабочий день, чтобы 29-го апреля к полудню можно было сдать достоверный отчет. Все удалось отправить вовремя по одной причине – на руках имелись все необходимые первичные документы.

«Первичка»

Не сомневайтесь – годы уйдут на освоение первичных документов. Это лишь на первый взгляд «приходники» и «расходники» можно заполнить с легкостью. Так же не надо полагаться на то, что достаточно повторять алгоритм работы за предшественником или за «одним знакомым бухгалтером». Необходимо читать первоисточники! Например, кассовые операции регламентируются специальным порядком их ведения и исправления в них недопустимы. Важно, кроме того, следить за тем, чтобы на всех документах были своевременно проставлены необходимые по законодательству визы. Люди имеют свойство увольняться в один день или уходить на больничный. Позже за эти недочеты руководитель или налоговый проверяющий спросит именно с бухгалтера.

Важный момент, связанный с «первичкой», касается накладных и актов выполненных работ, актов списания или документов, обеспечивающих учет основных средств. Иногда поток первичной документации настолько велик, что, кажется, некоторые операции можно отразить чуть позже. Завтра или послезавтра... ведь ничего страшного не случится, если часть документов день-два просто полежит под клавиатурой. Но представьте, что другой коллега не успел доделать кассовую книгу и заболел. В этом случае предстоит неделю или полторы его замещать. Обязанности неожиданно расширятся до «восстановления» кассы по чекам ККТ, которых нет. Предшественник же просто держал это все в голове, а Z-отчеты спрятал, например, под системный блок. Последствия нетрудно представить – нарушение кассового лимита, неопределенность с кассовым остатком... Именно поэтому каждый рабочий день бухгалтер должен заканчивать как последний, как бы фатально это ни звучало. Будьте внимательны – мелочей в бухгалтерской работе не бывает».

Дмитрий Васильев, финансовый директор компании