Убытки «двойной» бухгалтерии (примеры)

Если в России в европейскую компанию приходит новый сотрудник бухгалтерии, обычно его неподдельно удивляют безупречные и законные методы ведения учета и уплата всех налогов без попыток скрыть те или иные доходы. Именно в таком режиме работает большинство крупных компаний, так как, во-первых, благодаря строгому следованию законам гарантированно учитываются все операции и формируется реальная прибыль в интересах собственника; и во-вторых, практически отпадает необходимость контролировать сотрудников.

Недаром принципы учета, заложенные в европейских компаниях, были выработаны в результате многолетнего опыта работы в странах с развитыми рыночными отношениями. И повсеместно двойная запись остается гарантом того, что ничего не пропадет.

Приведем примеры, когда «двойная» бухгалтерия ставит хозяину «подножку». Для этого рассмотрим процесс ведения хозяйственной и предпринимательской деятельности компанией ООО «Спектр».

Роковая касса

Обычно «черная касса» ведется в журнале без соблюдения элементарных правил кассовой дисциплины. Записи производятся цифрами, а не прописью. Не всегда проставляются остатки на начало и конец дня, что приводит к нарушениям. Рассмотрим пару ситуаций, когда руководство компании вместо того чтобы сэкономить за счет сомнительного учета, теряет рубли и свое честное имя.

Кассир ООО «Спектр» 11 марта 2010 г. зафиксировал в кассовом журнале следующие операции:

 11.03.10 г.: 
 Получено от «ИП Коврова» 200 000 руб. (подпись кассира)
 Выдано «ИП Петров» 13 000 руб. (подпись Петров)
 Выдана Захарову з/плата 20 000 руб. (подпись Захаров)

Через несколько дней кассир приписал к цифре 13 000 единицу слева, и согласно «обновленному» журналу «ИП Петров» получил не 13 000 руб., а 113 000 руб.

Когда через два-три месяца производилась выверка с «ИП Петров», выяснилось, что по данным индивидуального предпринимателя, компания «Спектр» должна ему на 100 000 руб. больше. Пришлось выписывать все платежи и поставки. В итоге было выявлено, что 11 марта, согласно записям Петрова, он получил только 13 000 руб., а по записям ООО «Спектр» – 113 000 руб.

От кассира разъяснений получить не удалось. Единственное, чем можно было подтвердить факт выплаты 113 000 руб., – подписью Петрова в журнале.

Петров с расчетами «Спектра» не согласился. В конце концов дело решилось «миром». Каждая сторона по 50 000 руб. убытков взяла «на себя». В итоге у кассира, нечистого на руку, образовалась личная прибыль в размере 100 000 руб. А у хозяина ООО «Спектр» – убыток и испорченные отношения с партнером. Кассир «обиженно» увольняется, а на его место приходит новый комбинатор со своими схемами.

Как предотвратить подобное самовольное искажение отчетности? Как говорится, все гениальное придумано до нас. При выдаче из кассы денежных средств «ИП Петров» необходимо было составить расходный кассовый ордер. На нем проставляется сумма – как цифрами, так и прописью. В конце дня выводится остаток по кассовой книге, который оперативно сверяется с наличностью в кассе. При соблюдении всех формальностей нарушения возникнуть не может. Кроме того, в любое время можно автоматически сделать сверку по 62 счету субконто «ИП Петров» и увидеть состояние расчетов, которое можно сразу же сверить с данными самого Петрова.

А теперь предположим, что ООО «Спектр» начисляет своим сотрудникам «серую» заработную плату, чтобы сэкономить на обязательных страховых взносах. Официальная заработная плата работника Егорова составляет 4000 руб., неофициальная надбавка – 10 000 руб. При данном порядке выплат «экономия» на социальных платежах должна составлять 2600 руб. с одного сотрудника (10 000 руб. х 26%).

Вот фрагмент неофициального кассового журнала ООО «Спектр»:

 22.03.10 г.: 
Выдано Егорову 10 000 руб. (подпись Егоров)
Выдано Шмакову 15 000 руб. (подпись Шмаков)
 31.03.10 г.:
Принято от ИП «Лесс» 4000 руб. (подпись кассира)
Выдано Егорову 10 000 руб. (подпись Егоров)

Поскольку не все работники в один и тот же день приходят за зарплатой, то, как видно из данных журнала, кассир вписала выдачу заработной платы Егорову дважды (22 марта и 31 марта, после нескольких выдач другим сотрудникам). С подписью проблем не возникло.

При беглом просмотре журнала сдвоенную сумму можно не заметить. Но если бы учет выданных денежных средств велся по правилам, то по возникшему дебетовому сальдо 70-го счета факт нарушения был бы обнаружен сразу. Так, система счетов естественным образом позволяет контролировать действия работников, в противном же случае у кассира и сотрудника Егорова возникает соблазн неправомерно обогатиться, а предприятие теряет на этом 7400 руб. (10 000 руб. – 2600 руб. от экономии на страховых платежах).

Товар-призрак

Обычно в оптовых торговых фирмах с «двойным дном» менеджеры по продажам производят записи в самостоятельно написанной складской программе. Допустим, в товарном журнале бухгалтеры ООО «Спектр» отразили следующее:

 12.03.10 г.:
 Монитор «Самсунг TFT 19» – 2 шт. Сумма – 12 000 руб. Отпущено «ИП Ларина»

Через месяц директор ООО «Спектр» увидел запись и удивился, что данному предпринимателю отпускались мониторы по себестоимости.

Обратились к сотруднику, производившему запись. Тот объяснил, что товар отдавали в ремонт. Было принято решение провести сверку с предпринимателем Лариной. Та заявила, что никаких мониторов от ООО «Спектр» не получала.

Накладная при якобы осуществленной операции не оформлялась, а значит, и доказательства передачи товара тоже отсутствуют. В суд с такой проблемой идти было бессмысленно, так как подтвержденных документально аргументов не оказалось.

От «нарисованной» в отчетности сделки менеджер получает прибыль в размере 12 000 руб., что соответствует убытку хозяина фирмы «Спектр». А деловой партнер «ИП Ларина», возможно, не станет возобновлять сотрудничество с проблемной организацией.

Если бы ООО «Спектр» не пренебрегало ПБУ, бухгалтерские записи и первичные документы помогли бы четко определить виновного в спорной ситуации:

 12.03.10 г.:
 Дебет 62 субконто «ИП Ларина Е.К.» Кредит 41 субконто «Монитор»
 Ед. изм. – шт. 
 Кол-во – 2; 
 Цена – 6000 руб.
 Сумма – 12 000 руб.
 Содержание операции: отгружен товар покупателю «ИП Ларина» 
 Документ – накладная от 21.03.10 г. № 26 с подписью полномочных представителей ООО «Спектр» и «ИП Ларина»

В таком случае сразу виден характер операции, и возможно оперативно узнать сальдо расчетов с контрагентом.

Не секрет, что некоторые фирмы порой закупают контрафактный товар с целью сэкономить на таможенных пошлинах, лицензиях и т. д. Предположим, что многострадальный «Спектр» и здесь идет по пути наименьшего сопротивления и заключил договор с поставщиком, который отгрузил на адрес ООО «Спектр» 50 нерастаможенных «серых» процессоров на сумму 150 000 руб. Накладную контрагенты не оформляли. Все договоренности происходили на уровне телефонных переговоров.

Работники ООО «Спектр» разгрузили машину, после чего пять процессоров исчезли в неизвестном направлении (что составило 10% от поставки). Поставщик уверен, что товар в количестве 50 шт. однозначно был погружен в машину. Кладовщики, в свою очередь, утверждают, что товар в требуемом количестве был аккуратно перенесен в офис.

В итоге пришлось оприходовать вместо 50 процессоров – 45, на сумму 135 000 руб. Хозяин ООО «Спектр» получил убыток в сумме 15 000 руб. Та же сумма стала чьей-то прибылью.

В следующий раз инцидент можно будет предотвратить, если ООО «Спектр» начнет работать только с теми поставщиками, которые выдают необходимые документы. А претензию контрагенту можно будет правомерно предъявить на основании накладных и по данным комиссии по приемке товара. В этом случае, даже если партнер и откажется от своей вины, ООО «Спектр» сможет обратиться в суд с требованием возместить ООО «Спектр» сумму недостачи.

Подсчитали – прослезились

В приведенных примерах рассмотрены лишь единичные случаи прямых убытков собственника от ведения «двойной» бухгалтерии. А ведь в подобные «черные дыры» могут затягиваться более значительные денежные и товарно-материальные ресурсы. Подсчитаем убытки ООО «Спектр», вызванные отказом соблюдать ПБУ и ведением «двойной» бухгалтерии:

 – 57 400 руб. (50000 руб. + 7400 руб.) – убытки в результате несоблюдения кассовой дисциплины и уклонения от налогов, связанных с продажей товаров и начислением заработной платы; 
 – 27 000 руб. (12 000 руб. + 15 000 руб.) – убытки в результате неправильного оформления необходимых первичных документов, уклонения от налогов, связанных с продажей товаров.

Кроме того, в результате мелких махинаций со стороны сотрудников, ответственных за денежно-товарные ценности, необратимо страдает деловая репутация компании. В денежном измерении весьма затруднительно представить расчет убытков от потери ключевых партнеров предприятия. Не следует также забывать о том, что при ведении «двойной» бухгалтерии у предприятия возрастает риск налоговых санкций со стороны контролирующих органов.

Конечно, можно возразить, что не кто иной, как гендиректор обязан контролировать все проводимые операции. Но разве мыслимо проследить за действиями каждого работника? И потом, даже если поймать сотрудника за руку, то что, кроме увольнения, можно предпринять? Суды не помощники тем, кто изначально «подписался» под некорректным ведением хозяйственной деятельности. Некоторым руководителям приходит в голову идея внедрить громоздкую и дорогостоящую систему контроллинга или усовершенствовать «вторую» бухгалтерию. Вот только в результате длительного совершенствования она непременно вольется в «первую».

Вывод тут один: дешевле и эффективнее с точки зрения собственника вести правильный, законодательно регулируемый бухгалтерский учет, что избавит от необоснованных убытков и, соответственно, приведет к росту капитала и дивидендов. Задача главного бухгалтера – убедить в этом руководство и обезопасить себя от лишних трений с налоговыми органами.

Анна Кузнецова, эксперт журнала "Расчет"