Как рассчитать среднесписочную численность работников за 2011 год

Не позднее 20 января 2012 года налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) должны подать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников за 2011 год. В случае создания или реорганизации организации такие данные подаются не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором эта организация была создана либо реорганизована соответственно (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Данная обязанность предусмотрена абзацем 3 пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса.

Информация о количестве работников необходима налоговикам, например, для:

• контроля налогоплательщиков, которые должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде;
• определения среднемесячной зарплаты на одного работника налогоплательщика с целью его отбора для проведения выездной налоговой проверки.

Напомним, что налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) фирмы, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговую отчетность в налоговую инспекцию по установленным форматам в электронном виде (абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Среднемесячную зарплату по каждому работнику налогоплательщика налоговые органы используют для сравнения со среднестатистическими данными по зарплатам в соответствующем регионе. Если она окажется меньше, то существует риск, что налогоплательщика включат в план выездных проверок. Это следует из пункта 5 Общедоступных критериев оценки рисков, утвержденных приказом ФНС России от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333@. Ведь низкий уровень зарплат может свидетельствовать об уклонении от уплаты НДФЛ.

Место и форма подачи

Организация указанные сведения должна представить в налоговую инспекцию по месту своего нахождения, индивидуальный предприниматель — по месту своего жительства.

Сведения необходимо представить по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@. Рекомендации по порядку заполнения данной формы приведены в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353@.

Формат представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в электронном виде утвержден приказом ФНС России от 10 июля 2007 г. № ММ-3-13/421@.

Работники списочной численности

Среднесписочная численность работников по состоянию на установленную дату определяется налогоплательщиком в соответствии с Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденными приказом Росстата от 13 октября 2008 г. № 258 (далее — Указания). Согласно им, рассматриваемый показатель определяют по тем лицам, которые входят в списочную численность организации (индивидуального предпринимателя), это работники:

• нанятые по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более;
• работавшие собственники организации, получавшие в ней заработную плату.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Входят как целые единицы

В списочной численности за каждый календарный день учитываются работники как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Поэтому в нее целыми единицами включаются, в частности, те, кто (п. 9.1 - 9.25 Указаний):

• фактически явился на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
• был в служебных командировках;
• отсутствовал на работе по болезни;
• не явился на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
• принят на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), а также на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором;
• находится на испытательном сроке;
• выполняет работу на дому;
• имеет специальные звания;
• направлен с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ним сохраняется заработная плата;
• временно направлен на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
• работающие, будучи студентом или учащимся образовательного учреждения, в период производственной практики, если зачислен на рабочие места (должности);
• обучается в образовательных учреждениях, аспирантурах, находясь в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
• обучается в образовательных учреждениях, находясь в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
• поступает в образовательные учреждения, находясь в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов;
• находится в ежегодных и дополнительных отпусках, в отпуске с последующим увольнением;
• имел выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
• получил день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
• находился в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• принят для замещения отсутствующего работника (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
• находился с разрешения администрации в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам;
• был в отпусках по инициативе администрации;
• принимал участие в забастовках;
• работал вахтовым методом;
• является иностранным гражданином, выполняющим трудовые обязанности в организации, расположенной на территории России;
• совершил прогулы;
• находился под следствием до решения суда.

Не включаются

В списочную численность не включаются работники (п. 10.1 - 10.10 Указаний):

• принятые на работу по совместительству из других организаций;
• выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
• привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы);
• переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
• направленные на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств работодателя;
• с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации.

Также в списочную численность не входят:

• собственники организации, не получающие в ней заработную плату;
• члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
• адвокаты;
• военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Нюансы определения средней численности

Некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность, это:

• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Как целые единицы в среднесписочной численности учитываются:

• работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов;
• лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без их письменного согласия);
• военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Расчет ССЧ за год

Среднесписочная численность работников за год определяется по формуле:

ССЧ год = (ССЧ1 + ССЧ2 + ССЧ3 + … + ССЧ12) : 12, где

ССЧ1, ССЧ2, ССЧ3 и т. д. - среднесписочная численность работников за соответствующие месяцы отчетного года (например, ССЧ1 — за январь, ССЧ2 — за февраль, ССЧ3 — за март);

12 — количество месяцев в году.

Пример 1 
ООО «Пассив» имеет следующие данные о среднесписочной численности работников за 2011 год: 
Месяцы
Среднесписочная численность работников
Январь
200
Февраль
396
Март
200
Апрель
215
Май
230
Июнь
218
Июль
260
Август
270
Сентябрь
265
Октябрь
270
Ноябрь
304
Декабрь
280
Итого за год
3108
Исходя из этих данных среднесписочная численность работников за год по фирме составила 259 человек (3108 чел. : 12 мес.). 
Бланк сведений о среднесписочной численности работников, которые ООО «Пассив» обязано подать в налоговую инспекцию не позднее 20 января 2011 года, можно скачать здесь . 

Если организация работала неполный год (например, из-за сезонного характера работы, ликвидации или создания после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы также на 12.

Расчет ССЧ за месяц

Для расчета среднесписочной численности работников за какой-либо месяц необходимо сложить их списочное количество за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни. Затем поделить полученную сумму на число календарных дней месяца.

Пример 2 
ООО «Пассив» работает по графику пятидневной рабочей недели. Данные о численности ее работников за декабрь 2011 года представлены в табл. 1. Исходя из этих сведений среднесписочная численность работников за указанный месяц по организации составила 280 человек (8675 : 31). 
Таблица. Сведения о численности работников ООО «Пассив» за декабрь 2011 года 
Числа месяца
Списочная численность
Работники, которые не подлежат включению в среднесписочную численность
Работники, которые подлежат включению в среднесписочную численность (гр. 2 минус гр. 3)
1
2
3
4
1
253
3
250
2
257
3
254
3 (суббота)
257
3
254
4 (воскресенье)
257
3
254
5
260
3
257
6
268
3
265
7
268
3
265
8
272
3
269
9
270
3
267
10 (суббота)
270
3
267
11 (воскресенье)
270
3
267
12
274
3
271
13
279
3
269
14
278
3
275
15
279
-
279
16
282
-
282
17 (суббота)
282
-
282
18 (воскресенье)
282
-
282
19
284
-
284
20
286
-
286
21
291
-
291
22
295
2
293
23
298
2
296
24 (суббота)
298
2
296
25 (воскресенье)
298
2
296
26
298
2
296
27
292
2
290
28
305
2
303
29
306
2
304
30
314
2
312
31 (суббота)
314
2
312
Итого:
8675

Следует обратить внимание, что лица, работавшие неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени. То есть необходимо применить формулу:

ССЧ работников, отработавших неполное рабочее время за месяц = (Часы, отработанные не полностью занятыми работниками за все рабочие дни месяца : Нормальная продолжительность рабочего дня в часах) : Число рабочих дней в месяце.

При использовании данной формулы за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов следует условно включать часы по предыдущему рабочему дню.

Пример 3 
В ООО «Актив» пять работников в сентябре были заняты на работе неполное рабочее время: 
- два работника отработали по 4 часа в день, каждый из них по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4,0 ч. : 8 ч.); 
- три работника отработали по 3,2 часа в день 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 ч. : 8 ч.). 
Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,7 человека (0,5 x 22 + 0,5 x 22 + 0,4 x 22 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5) : 22 раб. дн. в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников. 

Ответственность

Непредставление налоговому органу сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа с организации (индивидуального предпринимателя) в размере, который предусмотрен пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса, а именно 200 рублей.

За непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, предусмотрена и административная ответственность — это штраф в размере от 300 до 500 рублей, взимаемый с бухгалтера или руководителя организации (индивидуального предпринимателя) (ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-02-07/1-179, от 5 мая 2010 г. № 03-02-08/28.

А.В. Лазарева, профессиональный бухгалтер

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Расчет среднесписочной численности работников при ЕНВД

Годовой отчет 2014: состав, основные требования и сроки подачи

Налоговая служба об электронной отчетности