Электронный документооборот с контрагентами - удобно для бухгалтера

Электронный документооборот прочно вошел в жизнь большинства организаций при общении с банками и сдаче налоговой отчетности в электронном виде. Вместе с тем бухгалтерский учет до сих пор ведется по старинке, на бумажных носителях. Новые поправки к Налоговому кодексу окончательно узаконили работу с документами в электронном виде. Теперь можно подписывать отчетность, счета-фактуры, накладные, доверенности и т. д. электронной цифровой подписью (ЭЦП) и заверять их в защищенных системах обмена документами. Такой метод работы позволяет решить множество проблем, с которыми бухгалтерам приходилось сталкиваться до сегодняшнего дня.

Электронное удобство

Документы заверяются вручную уже несколько столетий, и до сих пор достоверность подписи должностных лиц в отдельных случаях ставится под сомнение. Ведь крайне редко подписание документов происходит в присутствии полномочных представителей обеих сторон – нормальным явлением в деловой практике является обмен подписанными экземплярами документов. В этом случае невозможно быть уверенным в том, что подпись на документе принадлежит именно тому лицу, чьи данные значатся в реквизитах. При работе с ЭЦП проверка ее подлинности происходит автоматически. Удостоверяющий центр на основе документов организации формирует подпись, содержащую информацию о сотруднике, на которого она оформлена. ЭЦП позволяет проверить, имеет ли этот сотрудник право на подписание тех или иных документов от лица организации.

Немало сложностей для правильного ведения бухгалтерского учета создает и территориальная удаленность контрагентов. Немалое количество документов поступает в любую организацию с опозданием, а то и вовсе теряется при пересылке. При работе с электронными системами обмена данными такие проблемы исключены: размещение документов, их просмотр и подписание происходят в режиме реального времени, а «оригиналы» подписанных документов доступны сразу же после их утверждения сторонами. Бухгалтер тратит всего несколько минут на получение всех необходимых ему в работе «бумаг».

Еще одна проблема, общая для всех организаций, состоит в том, что архивы бумажных документов занимают очень много места. Даже в небольших компаниях однажды встает вопрос о выделении помещения, в котором будут пылиться папки с историей деятельности организации. При работе с электронными документами таких сложностей не возникает. Небольшого информационного носителя достаточно для хранения огромного объема документов.

Работа в два «клика»

Для налаживания электронного документооборота понадобится закрытый для посторонних сервер, через который пользователи смогут вести пересылку, согласование и подписание первичных и других юридически значимых бумаг, который позволяет размещать, заверять и сохранять документы. Наличие собственного удостоверяющего центра системы дает возможность автоматически проверять подлинность и правомочность подписи.

Сотрудники организаций, которые собираются обмениваться информацией, должны быть зарегистрированными пользователями системы. У жителей Москвы есть возможность прийти в офис, создать ЭЦП, получить все необходимые бумаги и электронные ключи. Существует возможность зарегистрироваться в системе удаленно: прислать пакет документов с информацией о компании и сотрудниках, на которых оформляется подпись, а затем получить подтверждение регистрации по почте; правда, при этом придется посетить нотариуса.

Для работы в системе бухгалтеру не потребуется дополнительного обучения. Интерфейс сервера, на который выходят пользователи, выглядит очень просто, а заверение документа и его отправка происходят в два «клика» мышки. На сегодняшний день для работы в системах подобного рода необходима установка «автоматизированного рабочего места (АРМ)»: оно настраивается на компьютере, с которого будет вестись пересылка информации. В настоящее время идет финальное тестирование специальных устройств (не больше обычной флэш-карты), позволяющих вести электронный документооборот с любого компьютера, подключенного к Интернету.

Зарегистрированные пользователи имеют возможность размещать файлы в системе, хранить и редактировать документы, заявлять их к подписанию и подписывать, Уведомление о появлении новых файлов приходит адресатам автоматически. Получатель файла открывает его, подписывает или отказывает в подписи, с указанием причин отказа. Подписанный двумя сторонами документ отправляется обоим участникам сделки, после чего бухгалтеры имеют возможность разместить файл в электронном архиве или использовать его в работе. Если же документ не подписан, стороны получают уведомление об отказе в подписании с указанием причины отказа. Файл помещается в раздел аннулированных и хранится в течение установленного системой срока.

Дополнительным достоинством применения таких систем является автоматическое проставление так называемой «метки времени» на каждом подписанном файле. Это позволяет упростить решение в суде споров хозяйствующих субъектов о точном времени и дате подписания документа и наступления предполагаемых этим документов обязательств.

Преимуществом Системы является то, что она не нарушает сложившихся в организации принципов работы. В ней могут быть использованы (и заверены ЭЦП) любые форматы файлов с информацией о документах – вплоть до сканированных изображений. Бухгалтер создает документы в удобной для себя форме, использует привычные программы и форматы сохранения. У сотрудников не возникает необходимости переучиваться для того, чтобы организовать электронный документооборот.

Гарантия безопасности

Условия регистрации, коды и ключи – являются ли они серьезными барьерами на пути злоумышленников, которые хотели бы получить документы компании? Войти в систему может только зарегистрированный пользователь. Теоретически перехватить зашифрованный файл хотя и сложно, но можно, а вот воспользоваться им во вред – нет. Для этого его потребуется раскодировать. Специалисты ФСБ утверждают, что сделать это способен только человек, обладающий ключом.

Случаи утери ключа или попадания его в чужие руки хотя и редки, но не исключены. Схема действий в этом случае схожа с той, которая рекомендована людям, потерявшим банковскую карту. Обладатель электронной подписи обращается любым удобным способом в службу технической поддержки и блокирует свою ЭЦП. После этого подписание документов данной ЭЦП становится невозможным.

Новые технологии хотя и кажутся вначале непривычными и сложными в применении, а все же использовать их в работе порой не только удобно, но и выгодно. Скажем, при работе с системой можно сэкономить не только на рабочем времени сотрудников, но и на командировках, которые теперь не понадобятся для подписания документов, и на телефонных переговорах, поскольку редактировать документы можно будет значительно быстрее. А время ожидания первичной документации вообще сводится к минутам. При этом общая стоимость владения доступом к системе невелика.

Однозначно можно утверждать одно: за подобными системами будущее, и чем раньше вы начинаете пользоваться современными технологиями, тем больше у компании окажется преимуществ на рынке.

Ирина Голова, эксперт журнала "Расчет"