Где безопасно хранить бухгалтерские документы

02.11.2011

Замки на дверях и пароли компьютеров не гарантируют полной безопасности бухгалтерских документов. Особенно если спрятать их нужно не только от сотрудников компании, но и от проверяющих органов.

Существует множество потайных мест для того чтобы незаконная отчетность компании не стала достоянием общественности. Одни убирают «серую» документацию на ноутбук, который бухгалтер носит с собой и может спрятать в сумку. Другие арендуют отдельное помещение на стороннее юридическое лицо, куда и уходит работать специалист по двойной бухгалтерии. В третьих организациях сотрудники работают в две смены. В офисе они занимаются «белыми» документами, а «серые» несут домой. Такие методы можно смело признать устаревшими, потому что обнаружить тайник не очень сложно, а риски от находки для компании огромны. Самые прогрессивные организации, которые ведут нечестную игру, все чаще обращают внимание на услугу фирм, занимающихся установкой удаленных серверов.

К данным, которые хранятся на таком информационном носителе, имеет доступ только бухгалтер или руководитель компании; остальным придется преодолеть километры, а возможно, государственные границы, моря и океаны, чтобы добраться до того места, где спрятаны документы. Увести из-под надзора бухгалтерию вполне реально в любое место земного шара, при этом владелец сервера или его пользователь сможет работать с документами на неограниченном количестве компьютеров, не оставляя следов. 

Выгоды для честных

На самом деле интерес к удаленным серверам проявляют не только компании с двойной бухгалтерией. Возможность хранения отчетности на информационном носителе вне организации может заинтересовать и владельцев добропорядочных фирм с развитой филиальной сетью, складами, отделами в разных зданиях или подразделениями в нескольких странах. Удаленные серверы жизненно необходимы организациям, в которых сразу несколько сотрудников должны работать с одной базой документов в безопасном и защищенном пространстве.

Добропорядочные фирмы, которые устанавливают серверы в дата-центре на территории России, подчиняются законодательству нашей страны и по первому требованию правоохранительных органов готовы выдать информацию о клиентах своей организации. Конфиденциальность информации не является приоритетной для этих компаний, привлечь клиента они пытаются другими «пряниками»: круглосуточной службой технической поддержки; услугами администраторов на аутсорсинге, призванных следить за оборудованием, лицензионным программным обеспечением; выездом в офис специалистов, которые научат бухгалтера пользоваться сервером, сохранять выход на него в секрете от сотрудников фирмы. В этом случае доступ к удаленному компьютеру происходит непосредственно через ярлыки «рабочего стола». А чтобы случайным пользователям не удалось воспользоваться преимуществами удаленного сервера, выход на бухгалтерскую документацию закрывают пароли.

Обнаружить невозможно

Компании, собирающиеся скрывать документы не только от коллег, но и от возможных рейдеров или налоговых инспекторов, работу с серверами изначально ставят на другой уровень. Обнаружить выход на удаленный носитель информации через стационарный компьютер практически невозможно. Ярлыки убирают в недра компьютера, где они вряд ли будут обнаружены. В случае проверки, если возникает подозрение в том, что компания работает нечестно, их опечатывают и вывозят из офиса. Но если даже желание обнаружить что-то интересное у проверяющих и возникнет, сразу выйти на сервер они так или иначе без паролей не смогут. Этого времени обычно хватает для того, чтобы работники организации успели предупредить компанию, которая предоставляет сервер в аренду, – позвонить, написать по электронной почте, подать сигнал тревоги другими возможными способами. Доступ к информационному носителю будет заблокирован, а данные с него – скопированы на другой жесткий диск.

Гораздо реже используют выход на удаленный сервер через страницу Интернета; добраться до документов в этом случае можно с любого компьютера, но гораздо больше рисков, что проделать эту операцию сможет не только сотрудник фирмы-клиента. Для того чтобы компьютер бухгалтера не вызывал подозрений, на него для отвода глаз устанавливают бесплатное программное обеспечение, в то время как все необходимые программы для ведения учета лежат на сервере. Это удобно сотрудникам, которые работают с документами не только в офисе. Так они могут быть уверены, что необходимый пакет программ у них всегда под рукой. Пользоваться удаленным сервером сможет даже человек, который не является компьютерным гением. Дополнительного обучения для этого не требуется. 

Всего лишь аутсорсинг

Обычно установка удаленного сервера происходит за один рабочий день. Сотрудники компании приезжают в офис и настраивают через компьютер бухгалтера все необходимые программы. Немного больше времени займет установка оборудования, если компания решила покупать его самостоятельно и устанавливать в дата-центре. Сотрудник одной из компаний-установщиков рассказывает, что оформить документы на аренду сервера можно через бухгалтерию любой компании без риска для нее и фирмы – установщика системы. Договор составляют на предоставление аутсорсинговых IT-услуг, поэтому ни в каких бумагах наличие удаленных серверов у фирмы не засвечивается. При этом в документах фигурирует одна организация, которая арендует программное обеспечение у другой... Найти место, в котором установлено оборудование, непросто даже при наличии всех документов.

Компании, которые предоставляют услуги по организации удаленного доступа к информации, предлагают несколько вариантов на выбор:

а) достаточно скромный по возможностям виртуальный сервер;

б) арендованный у фирмы;

в) собственный, под который организация бронирует место в дата-центре и сама следит за его техническим состоянием.

Для двух первых типов серверов компания-арендодатель в качестве дополнительной услуги предлагает лицензионные программы. Кроме прочего удаленные серверы дело довольно выигрышное и с экономической точки зрения. Они обходятся дешевле установки оборудования в офисе организации. В среднем разброс цен на услуги удаленного доступа к информационным носителям составляет от 3 до 10 тысяч рублей; в эту сумму обычно входит техническая поддержка и услуги администратора, минимальное программное обеспечение.

В случае покупки собственного оборудования времени компания потратит намного больше – вся техника обойдется ей в среднем в 45 тысяч рублей. Однако при любом выборе можно быть совершенно уверенным в сохранности информации. Большинство фирм, устанавливающих удаленный доступ к информации, программируют ежедневное резервное копирование данных. Поэтому сбои и поломки не страшны. 

Российская прописка

При простейшем изучении существующих на рынке предложений вы станете специалистом, уверенно разбирающимся в серверах Москвы и Санкт-Петербурга, – именно здесь установлена большая часть дата-центров. В других городах эта услуга менее распространена. Иметь удаленный сервер за границей престижнее и дороже примерно в два раза, но не всегда выгоднее с точки зрения безопасности.

Сотрудник столичной компании по установке серверов считает, что хранить документы в России надежнее, чем за границей: «При размещении данных в других странах могут возникать накладки по времени. За рубежом намного медленнее реагируют на обращения клиентов, поэтому ваш запрос на отключение доступа может быть не выполнен вовремя». Что происходит с данными, если в компанию, которая устанавливает сервера, нагрянула проверка с целью изъять оборудование. Для этих целей разработан «план отступления». Все данные быстро копируются на другой сервер. При этом с российских серверов вся информация удаляется, чтобы она не попала в руки правоохранительных органов. 

Большинство же компаний, предоставляющих подобного рода услуги, утверждает, что за многолетний опыт работы таких ситуаций не случалось. Запад нам поможет Но копнув те же IT-компании чуть глубже, без труда можно выяснить, что они могут организовать установку сервера также в СНГ, странах Европы, США и зонах оффшора. И тут самое время разобраться, а надо ли уводить свои бухгалтерские документы за границы государства? Сами сотрудники фирм, предоставляющих удаленный доступ к информации, признаются, что обнаружить местонахождение удаленного сервера не очень сложно. Их не прячут в бункерах и на секретных базах.

Сложнее установить тот факт, что незаконная бухгалтерия компании хранится на определенном жестком носителе. Если эта связь не установлена, не будет и оснований для изъятия документации, так как деятельность по предоставлению доступа к удаленным носителям информации по своей сути не является противозаконной. Если все же основания для изъятия сервера у правоохранительных органов имеются, то документы, фактически хранящиеся за рубежом, тем не менее все еще будут защищены в течение нескольких часов, а то и дней. Запрос одной страны достаточно долго рассматривается другой; за это время бухгалтерские документы можно перепрятать или уничтожить. Изъятие удаленных серверов на практике происходит в тех случаях, когда руководитель компании и бухгалтер уже находятся за решеткой и повлиять на дальнейшее развитие событий никак не могут. 

Ничья территория

Есть мнение, что безопаснее всего хранить бухгалтерские документы на серверах, расположенных в зоне оффшора. Так ли это? Спору нет – законодательство этих стран вполне лояльно относится к компаниям, которые приходят на их территорию. Однако следует понимать, что оффшоры – это не экономические зоны, в которых совсем нет контроля; это страны с мягким экономическим режимом, не более того. В большинстве из них налоговые ставки снижены.

Конфиденциальность информации о владельцах компаний в большинстве оффшорных стран гарантируется соответствующими законами. Но этими преимуществами могут воспользоваться только те фирмы, которые зарегистрированы на территории оффшора, но никак не те, что увели в эту зону свою документацию. Для получения полной секретности в оффшорной зоне компании нужно зарегистрироваться на ее территории и уже тогда размещать там сервер.

Можно оформить другое юридическое лицо, которое и будет распоряжаться документами, находящимися в удаленном доступе. Это самый безопасный способ из всех возможных, если задача – спрятать бухгалтерские документы таким образом, чтобы никто к ним не имел права доступа. При этом наличие сервера на территории оффшора никак не нарушает законодательство страны, где зарегистрирована компания, потому что организация не извлекает выгоды на этой территории и не ведет хозяйственной деятельности.

Как и любой тайник, удаленный сервер требует тщательного планирования сохранности его содержимого. А выбор технических средств и расходов напрямую зависит от рисков, с которыми связано для компании раскрытие секретных материалов. Но сколько ни прячь «серую» бухгалтерию, опасность ее обнаружения все равно остается. Единственный способ сохранить документы и компанию в сохранности – вести все дела не нарушая закон.

Мария Локтевич, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA