Как правильно отправить документы в налоговую по Интернету

В апреле этого года вступили в силу приказы ФНС от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@, от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/169@ и от 9 декабря 2010 г. № ММВ-7-8/700@, благодаря которым упростится взаимодействие компаний с инспекциями. Если раньше необходимые проверяющим бумаги приходилось копировать и высылать с курьером, то теперь их можно будет отправить в электронном виде. Несмотря на то, что порядок подобного «общения» одобрен еще весной, воспользоваться им можно будет только с осени этого года. Связано это было с необходимостью провести доработку программного обеспечения, используемого спецоператорами и налоговыми инспекциями. Посмотрим, все ли готово к запуску новой технологии.

Форматный недочет

Бухгалтеры должны с удовлетворением воспринимать появившуюся возможность. Передача данных через ТКС ускорит процесс сбора и обмена информацией. При этом сроки представления документов для налогоплательщиков останутся прежними, следовательно, вполне вероятно, что у специалистов учета появится больше свободного времени. Однако наряду с преимуществами новый механизм отправки документов таит в себе и сложности.

Так, согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ, налогоплательщик вправе отправить по телекоммуникационным каналам связи документы только в установленных форматах. Но Налоговый кодекс предусматривает таковые только для счетов-фактур, книг продаж и покупок. Причем для представления этих файлов по ТКС необходимо дождаться, когда заработает порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде.

Налоговики в ходе проверки часто запрашивают кроме уже перечисленных бумаг накладные, акты выполненных работ и договоры, которые не имеют одобренного формата, и до настоящего времени ни одному ведомству не поручено его разработать.

Получается, что на сегодня переслать полный пакет документов в ИФНС не получится. Остается только надеяться, что до введения нового порядка представления запрашиваемых инспекцией документов формулировка «по установленным форматам» исчезнет из приказов, и налоговая будет допускать возможность отправки ей в электронном виде ряда первичных документов, подписанных ЭЦП.

Запретный документ

В отличие от форм бухгалтерской и налоговой отчетности, с которой бухгалтеры уже научились работать в электронном формате, первичная отчетность для специалистов учета в новинку. Для того чтобы не наделать ошибок, следует знать, что нельзя будет отправить в инспекцию отсканированный бумажный документ, сформированный в текстовом редакторе или не заверенный ЭЦП. Файлы будут создаваться и подписываться специализированным программным обеспечением.

При этом надо помнить, что чисто юридически представление файлов в электронном виде приравнено к документам на бумажном носителе. А раз так, то ограничение на повторное истребование бумаг, которое установлено пунктом 5 статьи 93 НК РФ, распространяется и на электронные бумаги.

Привилегия или обязанность?

В отличие от отчетности, которую некоторые компании должны сдавать через Интернет, представление документов в электронном виде не является обязанностью. Поэтому, если нет возможности переслать бумаги по ТКС, можно отправить их почтой или принести в инспекцию лично.

Больше всего в новом механизме представления документов для проверки в электронном виде бухгалтеров смущают новые и весьма неоднозначные обязанности. Так, в приказе № ММВ-7-2/168 @ говорится, что компании должны не реже одного раза в сутки проверять поступление требований о представлении документов. А что делать, если компьютер сломался или бухгалтер в отпуске? Многие пользователи неделями не заглядывают в свои программы по сдаче отчетности. ФНС вышла за рамки НК и вписала в приказ пункт, обязывающий ежедневно проверять наличие сообщений от чиновников. Но наказать за неисполнение этой нормы налоговики не смогут, так как норм, предписывающих санкции за это нарушение, попросту не существует.

Как это работает?

Предположим, все бюрократические препоны устранены, и инспекции начали активно осваивать новую технологию. Как же бухгалтеру правильнее организовать этот процесс? Для начала необходимо учесть следующее: для того чтобы направить документы в инспекцию, сначала надлежит получить требование от налоговиков в электронном виде с перечнем документов, которые они хотят получить от организации. При этом такие письма придут лишь тем, кто уже сегодня практикует отправку отчетности по ТКС и пользуется услугами спецоператоров, так как связь осуществляется только с использованием этого обязательного звена. Весь процесс отправки документов идентичен передаче электронной отчетности, файлы необходимо заверить ЭЦП, подлинность которой предстоит проверить спецоператору.

Именно в этой идентичности с уже существующим методом передачи бумаг и кроется скепсис некоторых бухгалтеров. За подключение к системе, включая абонентскую плату за первый год обслуживания, придется выложить от 3 до 10 тысяч рублей. Для многих компаний даже такие суммы существенны. Нередко директора считают, что посещение ИФНС – одна из основных обязанностей бухгалтера, или не видят смысла платить за программное обеспечение, когда есть курьер.

Кроме того, система сдачи документов по ТКС не защищает от недобросовестных поступков налоговиков. Достаточно часто происходят сбои в программах самих инспекций, это связано в основном с недоработками специалистов, отвечающих за техническое оснащение ФНС. А страдают от этого компании, у которых файлы не дошли до налоговых инспекторов.

Очевидные преимущества

Несмотря на сложности, с которыми сегодня связана отправка документов в электронном виде, рекомендуем все же компаниям опробовать этот метод. Недочеты, с которыми связан первоначальный этап, в скором времени уйдут в прошлое, а на первый план выйдут неоспоримые преимущества. В первую очередь это экономия времени. Отпадает необходимость посещения налоговых инспекций. Вся информация практически в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика. Также привлекательным является то, что отправка файлов в электронном виде не предполагает их дублирование на бумажных носителях.

И, пожалуй, самое важное преимущество представления документов по ТКС – это конфиденциальность информации и ее защита от корректировки. Файлы закрыты для просмотра во время их передачи, а получатель не может внести в них какие-либо изменения. То есть вы можете быть уверены, что ни в одном файле не появятся неизвестные для вас самих данные. В то же время бухгалтер при использовании новой технологии избавлен от необходимости проверять, все ли требования инспекции он выполнил. Отправив информацию в налоговый орган в электронном виде, налогоплательщик имеет возможность получить информационную выписку о выполнении обязательств перед бюджетом разных уровней (распечатки по налогам), которая также передается по каналам связи в зашифрованном виде от налоговой инспекции через оператора связи.

Возможно, не стоит торопиться с использованием предоставленной возможности, а подождать, пока будут устранены первые выявленные недоработки и технология станет приносить ощутимую пользу бухгалтеру в виде дополнительного свободного времени.

Юлия Мешкова, управляющий партнер юридического бюро