Как организовать электронный документооборот

02.09.2011

Сани, как известно, лучше готовить летом. Эта народная мудрость как никогда применима в работе бухгалтерии и особенно для тех специалистов, чье руководство жаждет перейти на использование электронных счетов-фактур. Ведь прежде чем внедрять цифровые технологии в работу, нужно понять, а стоит ли вообще связываться с электронными счетами-фактурами и что нужно учесть при переходе с бумажного документооборота.

Преимуществ у использования «цифровых» счетов-фактур довольно много. Это и удобство поиска нужного документа в электронном архиве, и оперативный сбор информацию, которую затребовал налоговый орган. Мало того, переход на электронные счета-фактуры должен значительно ускорить проведение налоговых проверок и сулит сокращением расходов на сбор и представление контролерам необходимых документов и затрат на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, распечатывание документов, аренду площадей для архива и т. д.).

Несмотря на, казалось бы, целую бочку меда, традиционно не обходится и без ложки дегтя. А она здесь довольная увесистая. Ведь для использования «цифрового» оборота счетов-фактур придется потратиться на оплату услуг операторов электронного документооборота.

Условия организации документооборота

Обмен электронными счетами-фактурами стороны сделки могут осуществить, если у них есть на то взаимное согласие, а также совместимые технические средства и возможности для приема и обработки указанных документов в соответствии с установленными форматами и Порядком, который утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н (далее - Порядок). Так при организации документооборота счетов-фактур в электронном виде по ТКС его участникам предстоит использовать программно-технические средства, аналогичные тем, которые применяют в системе представления налоговых деклараций в электронном виде по названным каналам связи.

Оператор электронного документооборота

Посредником в обмене между сторонами сделки электронными счетами-фактурами является оператор электронного документооборота. Он обеспечивает обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (п. 1.3 Порядка). Требованиям, предъявляемым к оператору электронного документооборота счетами-фактурами на сегодняшний день, соответствуют фирмы, которые предоставляют услуги электронной отчетности в контролирующие органы: в ФНС России, ПФР, ФСС России, Росстат.

Таким образом, те плательщики НДС, которые уже сдают в контролирующие органы отчетность в электронном виде по ТКС, для перехода проще обратиться к тем же операторам, которые предоставляют им услуги по сдаче отчетности.

Что касается тех, кто сдает отчетность на бумаге, но желает перейти на документооборот счетов-фактур в электронном виде, следует учесть, что выбрать оператора электронного документооборота можно лишь из числа прошедших аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра ФНС России, заключить с ним соответствующий договор.

Отметим, что в выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС могут участвовать несколько операторов: у продавца — свой, у покупателя - свой. Для этого таким операторам необходимо иметь совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.

Сертификат ключа ЭЦП

Счет-фактуру, составленную в электронном виде, подписывают электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому для выставления электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи участникам электронного документооборота, кроме оператора, необходимо иметь электронную цифровую подпись.

Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Ее получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Она позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Подлинность электронной цифровой подписи на электронных документах подтверждает сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра. Они включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи.

Сертификаты ключей подписи участники электронного документооборота счетов-фактур получают в организации, входящей в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка). Список удостоверяющих центров, аккредитованных в Сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы можно найти на сайте www.nalog.ru в подразделе «Общая информация» раздела «Представление в электронном виде» рубрики «Налоговая отчетность»: новость от 22 июня 2011 года.

Средства криптографической защиты информации

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации. Они должны позволять идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, устанавливать отсутствие искажения информации, быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России (п. 1.6 Порядка).

Средства криптографической защиты информации — это специальные программные продукты (программы или программные комплексы), осуществляющие шифрование данных с целью скрыть их смысл. До тех пор, пока пользователь не идентифицирован по ключу, смысл данных ему не доступен. Указанные средства можно получить в организации, прошедшей аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра ФНС России.

Как наладить документооборот

Для участия в электронном документообороте необходимо оформить и представить оператору соответствующее заявление (подп. «б» п. 2.1 Порядка). В нем должны быть указаны такие учетные данные, как:

  • полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
  • место нахождения организации (место жительства индивидуального предпринимателя);
  • ИНН организации (индивидуального предпринимателя);
  • сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и их реквизиты;
  • контактные данные организации (индивидуального предпринимателя);
  • сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (индивидуальный предприниматель).

Такое заявление следует довести до оператора в электронном виде по ТКС.

В свою очередь оператор предоставит заявителю сведения, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи: идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные (подп. «в» п. 2.1. Порядка).

В свою очередь оператор сам уведомить налоговые инстанции сведения об учетных данных налогоплательщика, ставшего участником электронного оборота счетов-фактур. На то мероприятие оператору отводится три дня (п. 2.3 Порядка).

Если учетные данные, указанные в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур, были изменены (например, когда организация сменила наименование), об том необходимо уведомить оператора. Для этого ему потребуется представить заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения (п. 2.2 Порядка).

Ж. В. Кузьмина, редактор-эксперт

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное