Как правильно заполнить трудовую книжку

Обстоятельства изменились

Сотрудница вашей организации вышла замуж и сменила фамилию? Бухгалтеру придется внести исправления в различные документы, в том числе и в титульный лист трудовой книжки.

Чтобы исправить анкетные данные (например, при изменении фамилии, имени, отчества, образования, профессии, специальности), работник обязательно должен представить документы, подтверждающие эти изменения: паспорт, свидетельство о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и проч. (п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Вносить изменения в трудовую книжку только со слов сотрудника нельзя.

Если в книжку вносят изменения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то прежнюю запись нужно аккуратно зачеркнуть, а рядом указать новые сведения.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте ссылки на соответствующий документ и заверьте подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (или кадровой службы).

Если в титульный лист нужно внести изменения (дополнения) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности, то зачеркивать старые записи не нужно. Просто дополните уже имеющиеся записи или заполните соответствующие пустые строки.

Такие правила установлены п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Если изменяется наименование организации, то об этом делают запись отдельной строкой – зачеркивать прежние записи в трудовой книжке (за исключением титульного листа) запрещено (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывают: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 – документ, на основании которого переименована организация, его дату и номер (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Ошибочка вышла

Помимо изменения анкетных данных сотрудника, в трудовой книжке могут обнаружиться ошибки и неточности. Если неправильная запись выявлена в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», ее исправляют:

• либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись;
  
• либо у нового работодателя на основании официального документа прежнего работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление может внести ее правопреемник, а при ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. Об этом сказано п. 27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Чтобы исправить неверную запись, ее нужно аннулировать (признать недействительной).

Порядок внесения исправлений в эти разделы установлен в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Делают это так:

1. После последней в данном разделе записи в графе 1 указывается следующий порядковый номер, а в графе 2 – дата внесения записи.

2. В графе 3 делают запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого вносят правильную запись: «Принят по такой-то профессии (на должность)». Например: «Запись за № 4 недействительна. Принят на должность старшего экономиста».

3. В графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносят правильную запись (либо повторяют реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку).

Незапятнанная репутация

Если увольнение было признано незаконным и сотрудник был восстановлен на работе (или если изменяется формулировка увольнения), прежние записи признаются недействительными в аналогичном порядке.

Неприкасаемое правило

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели – организации и индивидуальные предприниматели, за исключением работодателей – физических лиц, которые не являются предпринимателями. Порядок оформления и ведения трудовых книжек регламентирован:

1) статьей 66 Трудового кодекса РФ;

2) Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;

3) Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Однако сотрудник имеет право потребовать, чтобы ему выдали дубликат трудовой книжки, в который не будут внесены «некрасивые» (и признанные недействительными) записи, например, об увольнении в связи с утратой доверия.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делают надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат» и указывают его серию и номер. ( п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Затерянная во времени

Если же «неудобная» запись внесена в трудовую книжку справедливо, то есть работник уволен по «нехорошей» статье (например, за прогул, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, повреждение имущества работодателя, невыполнение трудовых обязанностей и т. д.), то зачастую такую книжку он предпочтет «потерять». Конечно, не стоит всех трудоустраивающихся специалистов, которые заявляют об утере трудовой книжки, подозревать во всех смертных грехах, вполне может быть, что работник действительно потерял этот важный документ.

Тогда необходимо обратиться к работодателю по последнему месту работы. А тот должен выдать обратившемуся дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им соответствующего заявления (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако если это затруднительно или невозможно (сотрудник переехал в другой город или организация ликвидирована), то трудовую книжку будет оформлять новый работодатель. Такая обязанность установлена ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ.

Гори оно огнем

Минздравсоцразвития России выпустило письмо от 6.08.2010 № 12-3/10/2-6752 «О восстановлении трудовых книжек граждан, утраченных в результате стихийных природных пожаров». Чиновники разъяснили, что в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате пожаров трудовой стаж этих работников и их профессия устанавливается специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти, на основании документов, имеющихся у работника, или показаний двух и более свидетелей, знающих его по совместной деятельности. Если человек раньше трудился в другом месте, но у него никакие документы, подтверждающие этот факт, не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Аналогичный порядок установлен п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В дубликат трудовой книжки, в частности, вносят сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю. Стаж должен быть подтвержден соответствующими документами. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Перечень документов, подтверждающих трудовой стаж, приведен в Положении о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий в РСФСР, утвержденном приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 № 190, и в пункте 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555. А для подтверждения страхового стажа после 2002 года можно обратиться в Пенсионный фонд.

Если же никаких документов сотрудник представить не может и никаких данных о нем Пенсионный фонд не имеет, то новый работодатель выдает не дубликат, а новую трудовую книжку, в которую не войдут сведения о трудовой деятельности и стаже за прошлые периоды.

Бывает, что работодатель оформил новую трудовую книжку (или ее дубликат), а позже сотрудник нашел свою пропажу. Как тогда быть, ведь получается, что на него оформлены две трудовые книжки? В действующем законодательстве нет норм, регулирующих действия в этой ситуации. Однако в частных разъяснениях чиновники предлагают принять от сотрудника старую трудовую книжку (на основании абз. 3 ст. 65 Трудового кодекса РФ), запросить с работника пояснительную о том, почему книжка была предоставлена с опозданием, внести в нее все записи, сделанные по новому месту работы, а выданный дубликат (или новую трудовую книжку) уничтожить, составив соответствующий акт (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Черный квадрат не-Малевича

Если трудовая книжка испорчена, например, юный художник в лице малолетнего отпрыска сотрудника нарисовал на ней какую-нибудь абстракцию (или порвал, испачкал, подпалил), то работодатель также должен выдать дубликат в порядке, установленном п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

При этом если из-за обгорания, обрыва листков или разрисовывания страниц «черным квадратом Малевича» какие-либо записи оказались уничтоженными, то восстанавливать утраченные сведения нужно в таком же порядке, как и при утере трудовой книжки.

Васильева Елена